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Análise de necessidades

Nossos consultores experientes do Grupo de Serviços Profissionais estão disponíveis para realizar uma investigação no local e analisar suas necessidades de captura. Esta geralmente é a primeira etapa em oferecer uma Declaração de Trabalho detalhada aos clientes e cria uma estrutura de trabalho comum para o desenvolvimento e a instalação de um sistema feito sob medida para as necessidades específicas de um usuário.

Durante a análise no local, um consultor da Kofax se reúne com as equipes operacional e da gerência adequadas para observar as operações atuais e discutir a implementação desejada pelo cliente usando o software Kofax. Essa é uma revisão detalhada, na qual o Grupo de Serviços Profissionais irá:

• Confirmar novamente a natureza geral do aplicativo de processamento de imagens proposto e estabelecer os limites para este estudo.
• Entrevistar os principais usuários finais envolvidos no processamento de documentos relevantes para este projeto.
• Identificar, confirmar e definir os objetivos de negócio para este projeto.
• Identificar o ambiente de negócios atual e como ele afeta este projeto.
• Identificar o ambiente de sistemas atual e como ele afeta este projeto.
• Acompanhar o “rastro de documentos” desde sua criação até o processamento e o arquivamento de documentos relevantes a este projeto.
• Revisar volumes, as limitações de rendimento e a qualidade dos documentos.
• Determinar os requisitos de processamento de formulários. O Grupo de Serviços Profissionais revisará documentos e formulários característicos do que será processado usando o sistema Ascent Capture.
• Revisar e determinar o melhor método de separação de documentos e identificação de formulários para a configuração da classe de lote do Ascent Capture.
• Revisar e determinar os requisitos de processamento do usuário final, incluindo a velocidade de operação e o fluxo de trabalho desejados.
• Revisar e determinar o tipo e a quantidade de campos de índice que precisam ser implementados para atingir as metas de captura de dados do usuário final.
• Revisar e determinar as regras de validação que precisam ser aplicadas a cada campo de índice da configuração de classe de lote.
• Revisar e determinar os requisitos para a liberação dos dados a um sistema ou banco de dados de gerenciamento de conteúdo.

Após a conclusão da análise de necessidades no local, o Grupo de Serviços Profissionais fará uma Declaração de Trabalho (SOW, Statement of Work) que detalhará nossas descobertas, incluindo todas as recomendações sobre classes de lote do Ascent Capture e um plano de implementação completo. A SOW deverá recomendar os seguintes componentes:

• Método de separação de documentos e identificação de formulários.
• Tipos de documentos.
• Tipos de formulários.
• Campos de índice.
• Regras de validação para os campos de índice necessários.
• Número e tipos de estações Ascent Capture para abranger adequadamente os volumes de digitalização atuais e futuros.
• Procedimento para a liberação de dados e imagens do índice para o sistema e/ou banco de dados de gerenciamento de conteúdo desejado.

Este documento também identificará todos os principais contatos e fornecerá um bloqueio de assinatura para aprovação pelo revendedor e pelo usuário final. Após a aprovação da SOW, a implementação completa poderá começar.

O Grupo de Serviços Profissionais acredita que a maioria dos projetos requer um comprometimento de 40 horas para compreender extensivamente os requisitos do usuário e, em seguida, traduzi-los em um documento de qualidade para discussão e aprovação. No entanto, há casos em que pode ser necessário mais tempo. Geralmente esses casos envolvem o uso de uma grande quantidade de formulários diferentes, regras de validação complexas, muitas alterações a um script de liberação existente ou a criação de um novo script de liberação, ou o desenvolvimento de um módulo personalizado. Consulte os gerentes de projeto de nosso Grupo de Serviços Profissionais para obter uma avaliação exata de sua situação.