MarkView Financial Suite
Datasheet:
MarkView for Project Re-billing
Case Study:
Suffolk Construction (em Inglês)
Nucleus Research ROI Study:
Suffolk Construction (em Inglês)
O MarkView for Project Re-billing permite que as organizações de consultoria e relacionadas a serviços otimizem seu rendimento e sua lucratividade. Ao explorar a capacidade do Markview Financial Suite, e dos módulos totalmente integrados ao ERP para Gerenciamento de Projetos, Contas a Pagar, Contas a Receber e Despesas, o MarkView for Project Re-billing coloca todas as informações de despesas do projeto ao alcance de todos os envolvidos no projeto e automatiza o processo de renegociação. O processo de reunir e processar informações de backup de contas, como recibos e faturas de fornecedores, de faturar ou “cobrar novamente” os clientes, não mais requer despesas operacionais administrativas significativas.
Além de gerenciar as tarefas, designações e prazos finais do projeto, os gerentes de projeto têm que lidar com o volume e a grande variedade de documentos em papel, gerados por cada projeto – faturas de fornecedores, recibos de despesas de viagem, etc. Compilar todas as informações relativas às despesas, procurando informações que faltam, e reproduzir documentos perdidos, são atividades administrativas que desviam a equipe de projetos de seu objetivo principal, que é cumprir as etapas do projeto pontualmente e dentro do orçamento. Automatizar o processo de gerenciamento da informação de forma que este esteja totalmente integrado ao módulo de gerenciamento de projeto do ERP, elimina esses desvios e faz com que a equipe de projetos se concentre em seus objetivos primários.
Otimizar o processo de gerenciamento do projeto oferece um benefício considerável quando os projetos são auditados. Ter as informações de back-up imediatamente disponíveis a partir do sistema ERP, permite que os auditores internos e externos concluam as auditorias mais rápido, com menos entradas dos gerentes de projeto.
As empresas de serviços profissionais como empresas de consultoria, de serviços de gerenciamento de engenharia e construções, têm seu maior desafio na renegociação das despesas e gastos gerados por seus projetos. Mesmo com o uso dos conjuntos ERP que incluem aplicativos de relatórios de despesas e horas, de contas a pagar, de gerenciamento de projetos e de contas a receber on-line, o desafio de gerenciar papel como parte do processo de renegociação ainda existe. Recibos de despesa em papel, faturas de fornecedores e folha de horas geram problemas como perda de documentos, despesas ignoradas e recuperação ou encaminhamento ineficiente. Conferir todo o material de back-up para uma fatura de cliente pode ser um processo complicado, caro e entediante, que exige recursos de trabalho de escritório significativos. Isso retarda e complica o processo de renegociação, afetando negativamente tanto os ciclos de rendimento como o relacionamento com os clientes.
O MarkView for Project Re-billing assegura a totalização e a apresentação precisa das despesas, dos gastos e do trabalho. Todos os documentos relacionados ao projeto são escaneados ou enviados por fax para o sistema, no começo do processo. Os recibos de despesas e o back-up de horas são submetidos on-line utilizando-se o MarkView for Expense Receipt Management, enquanto que as faturas do fornecedor são capturadas on-line usando o MarkView for Accounts Payable Automation. O backup de todas as outras despesas relacionadas ao projeto, como cobranças de uso relacionadas à milhagem do carro da empresa e serviços internos de cópia, são anexados automaticamente ao registro de despesas de projeto correspodente.
Em um conjunto de aplicativos ERP integrado, as despesas, o trabalho e as cobranças do fornecedor migram diretamente para o módulo de Projetos do ERP. O módulo de Cobrança e Contas a Receber do ERP gera faturas de cliente utilizando essa informação. Com o acréscimo do MarkView for Project Re-billing, toda informação de apoio da fatura do cliente é comparada on-line e associada ao registro de gastos de projeto correspondente. Isso dá aos gerentes de projeto acesso aos dados de gastos relacionados a seus projetos, bem como às imagens associadas da documentação de back-up para todos os gastos do projeto. Ainda mais poderoso, cada back-up de cobrança dos gastos é automaticamente agrupado on-line, quando a fatura do cliente é gerada. Essa informação de back-up pode, em seguida, ser anexada às faturas enviadas ou apresentada diretamente ao cliente, através da web.
O fluxo de trabalho do MarkView for Project Re-billing define como e para onde o back-up da renegociação deve ser encaminhado para revisão e aprovação. A produtividade dos gerentes de projeto e da equipe de escritório aumenta, e a eficência dos processos de gerenciamento de projeto e da renegociação com o cliente melhora, reduzindo os custos operacionais.
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