MarkView Financial Suite
White Paper:
The Top 10 Reasons to Automate Your AP Processes (em Inglês)
A automação de processos de negócios para otimizar transações financeiras é uma iniciativa estratégica para gerentes financeiros. Os departamentos financeiros estão sob pressão para reduzir custos operacionais, melhorar os serviços e manter, ainda assim, controles eficazes. Os escândalos financeiros e as mudanças regulatórias trouxeram como consequência um escrutínio intenso de todos os processos financeiros corporativos pelos investidores, analistas financeiros, pela imprensa e pelos órgãos reguladores. A otimização requer uma automação completa, de ponta a ponta, dos processos financeiros.
O MarkView Financial Suite proporciona aos executivos financeiros visibilidade e controle sobre a totalidade das funções financeiras principais: contas a pagar, compras, contas a receber, despesas, ativo fixo, livro-razão, recursos humanos, e para organizações de serviços, renegociação de projetos. Totalmente integrado com o Kofax Capture, o Kofax Transformation Modules e os sistemas ERP, incluindo o Oracle E-Business Suite, o SAP ERP e o PeopleSoft Enterprise, o Markview Financial Suite é a solução completa líder que oferece as melhores práticas, reduzindo custos ao mesmo tempo em que melhora os níveis de serviço e a visibilidade para clientes internos e externos.
O poderoso conjunto MarkView Financial Suite cria um processo de negócios único, consistente, para todas as transações, intependentemente da tecnologia, fonte, suporte e tipo de usuário. A suíte integra todas as informações associadas aos dados financeiros de ERP, excluindo o papel do processo e assegurando que toda informação esteja disponível on-line, gerando os seguintes benefícios:
O MarkView for Accounts Payable Automation otimiza o processo de contas a pagar (AP) ao capturar informações originais das transações, automatizar o processo de inclusão através da captura, classificação, extração e validação, aplicar melhores práticas e fluxos de trabalho e criar automaticamente uma trilha de histórico de auditoria. Isso resulta em custos operacionais menores, maior visibilidade do processamento, controles reforçados e fluxo de caixa máximo. O MarkView for Accounts Payable Automation aumenta o serviço para gerentes de ramos de negócio com tempos de ciclo reduzidos e acesso auto-serviço a informações de pagamento, baseado em um servidor.
A redução do trabalho e dos custos associados ao recebimento, captura e inclusão de dados de faturas são normalmente o foco e a base dos investimentos em automação. O Kofax suporta a matriz completa de tecnologias de captura, classificação, extração, validação e comunicação, permitindo que as empresas determinem qual é o mix correto para suas operações: escaneamento, OCR, fax, auto-serviço de faturas, e-mail, EDI, rede de fornecedores de faturas eletrônicas, terceirização e muitos outros. Com Kofax Capture e Kofax Transformation Modules, as empresas financeiras podem confiar em uma plataforma para todos os locais, tecnologias, fontes, suportes e tipos de usuários, podendo utilizar as tecnologias de aprendizagem autodidata para garantir que os dados sejam extraídos com a maior precisão.
O MarkView for Accounts Receivable Exception Processing permite o download automático de dados de imagens não estruturados e dados de cofre estruturado para manipular o processamento de exceção de cofre. Os gerentes de contas a receber podem lidar com problemas tais como recebimentos não aplicados, gerando aplicações em dinheiro de forma oportuna, e os gerentes de cobrança podem resolver as disputas mais rapidamente. O processo otimizado fornece melhor visibilidade e permite melhor controle das transações de contas a receber. Os resultados são maior produtividade da equipe, custos operacionais menores, melhores decisões de crédito, cobrança mais rápida e serviço aperfeiçoado tanto para fornecedores como para gerentes de ramos de negócio.
O MarkView for Asset Management Review otimiza o processo de ativos, integrando todos os documentos relacionados a ativos, de forma contínua, com os registros de ativos do ERP. O processo de gerenciamento de ativos, que envolve o uso intensivo de papel, inclui pedidos de compra, contratos, RFPs, registros de manutenção, contratos de manutenção, garantias, contratos de seguro, de arrendamento, etc. Disponibilizar toda essa informação on-line é significativamente mais barato do que arquivar, recuperar, copiar, enviar por e-mail, enviar por fax e armazenar documentos em papel. Uma interface de auto-serviço fornece informações dos ativos para auditoria e impostos. O MarkView for Asset Management Review gera auditorias mais fáceis, custos menores de administração, maior produtividade da contabilidade e melhoria do controle dos ativos fixos.
O MarkView Document Library oferece capacidades de indexação e extração independentes tanto para documentos do MarkView como para aqueles que não são do MarkView. O MarkView Document Library está integrado ao Kofax Capture, a solução líder para captura de grandes volumes. Um conjunto completo de funções de gerenciamento, incluindo designação de propriedades, classificação, privilégios de acesso e busca de texto completo, entre outras.
O MarkView for Expense Receipt Management otimiza o processo de gerenciamento das despesas, reduzindo a carga do contas a pagar, dos gerentes de aprovação e dos usuários de relatórios de despesas. Totalmente integrado às despesas do ERP, o MarkView for Expense Receipt Management elimina a necessidade de encaminhar os recibos para a organização. Os recibos são armazenados eletronicamente com o relatório de despesas do ERP, garantindo a conformidade com as políticas de despesas da empresa e facilitando as auditorias. Isso resulta em maior produtividade para todos os envolvidos no processo, um reembolso de relatório de despesas mais preciso, tempos de ciclo de reembolso reduzidos e maior conformidade com as políticas de despesas da empresa. Para organizações como empresas de serviços profissionais que renegociam suas despesas, o MarkView for Expense Receipt Management proporciona uma captura mais completa das despesas para renegociação de projetos.
O MarkView for General Ledger Management acelera os processos de fechamento mensais, trimestrais e anuais ao tornar a documentação das transações do livro razão contidas noo livro razão do ERP, facilmente disponíveis As informações de back-up necessárias para a Contabilidade estão disponíveis por dentro do ERP – recibos, memorandos de crédito/débito, planilhas, etc. Fluxos de trabalho de aprovação para lançamentos diários asseguram a conformidade com as políticas e procedimentos da empresa. Durante as auditorias, a carga sobre a Contabilidade é fortemente reduzida quando os auditores tem acesso imediato às informações de back-up dos lançamentos diários, através de um auto-serviço baseado em um navegador. O MarkView for General Ledger Management torna as auditorias mais fáceis, diminui os custos de administração, aumenta a produtividade da contabilidade, melhora os controles e oferece relatórios financeiros mais precisos.
O MarkView for Human Resources Records Processing disponibiliza on-line os registros pessoais dos empregados, e centraliza as informações para que possam ser acessadas pelos gerentes de RH, gerentes de linha e empregados. O acesso às informações dos empregados restringe-se apenas àqueles autorizados a consultar os registros dos empregados, em conformidade com as políticas de privacidade da empresa e regulamentos do governo, como HIPAA e EEOC. Suprir os gerentes de linha com informações completas relacionadas aos empregados permite que eles tomem decisões melhores com relação a eles. A produtividade da equipe de RH e dos gerentes de linha aumenta devido às capacidades de auto-serviço do MarkView for Human Resources Records Processing.
O MarkView for Project Re-Billing otimiza o processo despesaspara- dinheiro em caixa para melhoria do rendimento dos Serviços Profissionais. Ao explorar a capacidade do Markview Financial Suite, e dos módulos totalmente integrados ao ERP para Gerenciamento de Projetos, Contas a Pagar, Contas a Receber e Despesas, o MarkView para Renegociação de Projetos coloca todas as informações de despesas do projeto ao alcance de todos os envolvidos no projeto e automatiza o processo de renegociação. O processo de reunir e processar informações de backup de contas, como recibos e faturas de fornecedores, faturar ou “cobrar novamente” os clientes, não mais requer despesas operacionais administrativas significativas.
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