MarkView Financial Suite
Datasheet:
MarkView for General Ledger Management
O núcleo do fechamento contábil mensal, trimestral ou anual gira em torno do Livro Razão (GL), onde todas as transações financeiras são relacionadas. Para que o processo de fechamento seja mais fácil, é importante que a informação contida em um registro do GL seja precisa e possa ser rapidamente verificada. Essa verificação das inclusões do GL enviadas normalmente necessita de acesso aos documentos de back-up relacionados aos pagamentos, recibos e memorandos de crédito/débito. Para as grandes empresas públicas, a lei Sarbanes-Oxley aumentou a pressão sobre o processo de fechamento, uma vez que os arquivamentos de 10 Ks e 10 Qs foram acelerados. A lei Sarbanes- Oxley exige que as declarações financeiras sejam não apenas mais precisas e certificadas, mas que também sejam apresentadas mais rapidamente. O MarkView for General Ledger Management dinamiza o processo de fechamento ao tornar a documentação associada às transações do GL facilmente disponíveis a partir do módulo GL do ERP.
O MarkView for General Ledger Management fornece a capacidade de processar suas transações de lançamentos diários incluidos manualmente, por meio de uma imagem eletrônica da sua documentação de Inclusão dos Lançamentos Diários. O fluxo de trabalho do MarkView pode permitir que os documentos para Inclusão dos Lançamentos Diários sejam encaminhados para aprovações adicionais, uma vez que o documento é anexado ao registro do ERP. Um aprovador selecionado pode então acessar esses documentos através de uma interface da web, para aprovar o documento. Além disso, o fluxo de trabalho pode ser configurado para solicitar aprovações além dessa do usuário da Inclusão dos Lançamentos Diários, mesmo que o usuário da Inclusão dos Lançamentos Diários tenha a devida autoridade para conceder a aprovação.
O MarkView for General Ledger Management fornece a capacidade de navegar pela visualização do Contas a Pagar e Contas a Receber a partir de um módulo de Livro Razão do ERP, e de visualizar os registros de faturas e recibos enviados e os respectivos documentos associados. Com o sistema MarkView, depois que um documento é associado a um registro do ERP, essa associação é permanente – mesmo que o registro migre de um módulo para outro.
Por exemplo, quando um usuário de GL está consultando registros no módulo de GL, é possível fazer um drill down em um lançamento diário para a interface de Inclusão de Fatura do ERP. A interface de Inclusão de Lançamentos Diários será iniciada e o registro de fatura relacionado será automaticamente consultado. Depois que esse registro é consultado, o usuário pode acessar e visualizar quaisquer anexos associados ao registro da fatura.
Algumas vezes as inclusões dos lançamentos diários de crédito e débito necessitam ser feitas manualmente. No mundo atual, de intensa governança corporrativa, esses ajustes manuais devem ser meticulosamente documentados. Durante auditorias internas e externas, rastrear esses documentos pode ser um trabalho bastante intenso. O MarkView for General Ledger Management permite que toda documentação seja rapidamente anexada às inclusões manuais.
Utilizando um formulário da web, cria-se uma página de rosto com código de barras para identificar uma determinada inclusão de lançamento diário, por meio do gerador de código de barras do MarkView. Os documentos de back-up podem em seguida ser escaneados ou enviados por fax para o sistema MarkView, que analisa o código de barras na página de rosto para determinar o nome do lançamento diário. Os documentos de back-up são então automaticamente anexados ao registro do lançamento diário.
Esse processo também funciona para inclusões de lançamentos diários enviados automaticamente por meio do AP ou do AR. Documentos de acompanhamento podem ser associados aos registros de lançamentos diários, mesmo depois de terem sido enviados.
Muitas organizações exigem documentação de back-up para todas as inclusões de lançamentos diários criadas em seus sistemas ERP. O sistema MarkView fornece acesso na web a relatórios como “Documentação de Lançamentos Diários Ausentes” durante um determinado período de tempo.
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