MarkView Financial Suite
Datasheet:
MarkView for Asset Management Review
Gerenciar os ativos fixos é uma das funções do Financeiro mais intensamente baseadas em documentos. A documentação de back-up como faturas, pedidos de compra, contratos e RFPs, é necessária para muitas tarefas de contabilidade relacionadas aos ativos fixos:
Para otimizar essas atividades, as grandes empresas implantaram um módulo de Ativos do ERP que registra informações estruturadas como tipo, número, custo, capitalização, localização, designação e programação de manutenção dos ativos. O desafio para as atividades diárias do departamento de Ativos Fixos é que a documentação de back-up é frequentemente necessária, mas é armazenada separadamente dos dados do ERP, normalmente em arquivos. É dispendioso arquivar, recuperar, copiar, enviar por e-mail ou fax e, em geral, manipular esses documentos em papel como parte do gerenciamento do ciclo de vida de um Ativo Fixo.
O MarkView for Asset Management Review administra todos os documentos relacionados a ativos ao integrá-los de forma contínua com o registro de ativos. Documentos como fatura original, garantia, contrato de manutenção, registro de manutenção, contrato de seguro, arrendamento, requisitos de energia, imagem do ativo e outros documentos associados, estão imediatamente disponíveis a partir do registro de ativos no sistema ERP.
As faturas de ativos são manuseadas automaticamente para garantr a correta associação dos documentos da fatura aos registros do ativo, conforme as transações das faturas enviadas são transferidas para o módulo de Ativos do ERP. O MarkView for Asset Management Review gerencia os documentos de fatura de forma transparente, uma vez que as transações da fatura, que são normalmente excluídas dos códigos de conta de distribuição do Livro Razão, são consolidadas/divididas durante o processo de transferência. Todas as faturas eletrônicas associadas aos respectivos registros da fatura são anexadas ao registro do ativo. Caso vários registros de fatura sejam mesclados no processo, mais de uma imagem da fatura pode ser anexada a um registro de ativo. Além disso, no caso de divisão da fatura, as faturas são gerenciadas de forma a serem associadas a todos os registros de ativo fixo corretos. Essa integração contínua dos documentos da fatura elimina a necessidade de copiar e/ou empacotar as faturas para referência futura ou de ter que voltar ao AP para procurar os documentos de AP originais.
O MarkView for Asset Management Review também oferece um processo de indexação em uma única etapa, para estabelecer novos registros de ativos a partir de documentos que não são faturas. Por meio do ERP Assets Workbench, o documento seguinte é recuperado de uma fila de inclusão de ativos. Com o documento visiível em um navegador, o registro do ativo pode ser indexado. Quando o registro é salvo, o documento fica permanentemente associado ao registro do ativo.
Para documentos e registros existentes, o MarkView for Asset Management Review cria uma capa com código de barras; o documento é enviado por fax ao sistema MarkView e fica permanentemente associado ao registro do ativo. Caso a documentação de back-up já tenha sido associada a um registro do Livro Razão, o MarkView for Asset Management Review fornece uma ferramenta para anexar esse mesmo back-up a um registro de ativos existente. Como alternativa, a solução pode ser configurada para garantir que um registro do Livro Razão com um anexo envie o anexo para uma fila de inclusão com base em critérios de código de conta do Livro Razão.
O MarkView for Asset Management Review fornece uma trilha de auditoria completa para o ciclo de vida do ativo. Esse histórico, combinado a um acesso auto-serviço baseado na web a todas as informações de ativos fixos, tanto dados de registros estruturados como documentos não estruturados, permite auditorias internas e externas mais eficientes.
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