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MarkView for Expense Receipt Management

Processamento de Recibos de Despesa Preciso e Rápido

O MarkView for Expense Receipt Management otimiza o processo de reembolso de despesas, reduzindo a carga do departamento de Contas a Pagar (AP), dos gerentes de aprovação e dos empregados. O departamento de AP é capaz de aperfeiçoar os níveis de serviço para processamento dos relatórios de despesas de empregados, ao mesmo tempo em que assegura a conformidade com as políticas de despesas da empresa.

Com 16 anos de experiência em sistemas de despesas baseados no ERP, a Kofax criou uma solução eficaz em termos de custos, rica em recursos, com implantação rápida e fácil de usar. A solução elimina a necessidade de enviar recibos de papel por toda a organização, por meio de correio interno ou externo. Os recibos são disponibilizados on-line e associados ao respectivo relatório de despesas, gerando uma solução de despesas dinamizada que elimina os atrasos interentes a um processo baseado em papel.

O Processo de Gerenciamento de Despesas do MarkView

O reembolso de despesas com o MarkView for Expense Receipt Management é um processo eficaz em termos de custos e fácil de usar, uma vez que a demorada tarefa de submeter os recibos de despesa em papel para revisão é eliminada.

Na primeira etapa, os empregados incluem um relatório de despesas utilizando o aplicativo de despesas do ERP. Depois que o empregado submete o relatório, uma página de confirmação é gerada pelo sistema MarkView e integrada completamente ao aplicativo de despesas do ERP. Essa página de confirmação inclui um código de barras que associa o recibo ao relatório de despesas submetido on-line. Em seguida, o empregado envia o recibo por fax ao servidor de fax do Kofax, usando a página de confirmação com código de barras como folha de rosto do fax.

O sistema MarkView reconhece o código de barras na folha de rosto e automaticamente associa os recibos a um relatório de despesas no aplicativo de despesas do ERP. Quando os gerentes revisam os relatórios de despesas on-line para aprovação, os recibos são acessados diretamente de dentro da interface de usuários das despesas do ERP, com um único clique. Quando os profissionais de AP recuperam os relatórios de despesas das contas a pagar do ERP para revisão, os recibos on-line associados são exibidos automaticamente.

Os recibos de despesas são associados à fatura criada a partir do relatório de despesas no contas a pagar do ERP para reembolsar o empregado.

Recursos do MarkView for Expense Receipt Management

• Auto-captura de recibos utilizando uma folha de rosto de fax com código de barras gerada pelo MarkView.
• Associação automática de recibos com relatórios de despesas nas despesas do ERP e com as respectivas faturas de contas a pagar do ERP.
• Revisão em série ou em paralelo dos recibos de despesas pelo gerente dos empregados e especialistas de Contas a Pagar.
• Suporte para todos os processos de despesas, incluindo: aprovação do gerente, revisão do AP, saque do empregado, nova submissão, pagamento parcial e rejeição.
• Uma trilha de auditoria permanente é criada conforme os empregados, gerentes e profissionais de AP utilizam o sistema.
• O monitoramento de todo o volume de despesas fornece mais informações ao AP, que também pode questionar a situação de relatórios de despesas individuais.
• O sistema pode se adaptar às políticas exclusivas de cada cliente com a configuração de atributos como níveis de aprovação de gerente e do AP, lembretes sobre recibos que estão faltando e nível de custo por recibos solicitados.
• Integração com o MarkView for Project Re-billing, a fim de fornecer imagens do recibo como back-up das faturas do cliente.

Participação no Conhecimento Adquirido por Anos de Experiência

A Kofax assegura que o MarkView for Expense Receipt Management será suportado e integrado com êxito ao ambiente de negócios exclusivo de cada cliente. A Kofax possui uma sólida compreensão das exigências do gerenciamento de processos de viagens e de despesas, e nossa solução é configurável para adaptar-se às necessidades específicas de cada organização. Trabalhamos com nossos clientes para definir seus objetivos, esboçar suas necessidades e implementar uma solução para que atinjam suas metas.

Há um claro benefício em se alavancar o poder de uma solução completa. O MarkView for Expense Receipt Management incorpora as melhores práticas e foi testado e comprovado. Os prazos de implementação são mais rápidos e mais eficazes em termos de custos do que com um aplicativo personalizado. Com o MarkView for Expense Receipt Management, toda a organização pode começar a utilizar o sistema imediatamente. O MarkView for Expense Receipt Management melhora a funcionalidade do aplicativo de despesas do ERP ao mesmo tempo em que alavanca suas hierarquias de segurança e aprovação.

Benefícios da Solução MarkView for Expense Receipt Management

• Maior Produtividade – Um sistema de reembolso de despesas totalmente automatizado diminui a carga sobre todos os envolvidos no processo: os empregados, o gerente e o AP.
• Reembolsos de Despesas Mais Precisos – O sistema assegura a conformidade com as políticas de relatórios de despesas da empresa. Os relatórios de despesas não são encaminhados para aprovação até que os recibos tenham sido submetidos. © 2010 Kofax, Inc. Todos os direitos reservados. Kofax e o logotipo da Kofax são marcas ou marcas registadas de Kofax, Inc. nos Estados Unidos da América e em outros países. (03.2010)
• Tempos de Ciclo de Reembolso Reduzidos – O tempo de espera para entrega dos recibos é eliminado.
• Captura de Despesas Mais Completa – Para organizações como empresas de serviços profissionais que renegociam despesas para seus clientes.
• Não é Necessário Treinamento para os Empregados – Devido à interface de usuário interativa e à integração total com o aplicativo de despesas do ERP.
• Nenhuma Ferramenta Separada para os Usuários Acessarem – O MarkView for Expense Receipt Management é integrado à interface de despesas do ERP.
• Maior Controle Interno – Os controles são reforçados, uma vez que os profissionais de AP e os auditores podem revisar os recibos de despesas on-line e estes são permanentemente associados aos relatórios de despesas criados pelo aplicativo ERP.
• Custos Administrativos Menores – Custos de envio de relatórios, de armazenamento e de recuperação são eliminados.
• Serviço Mais Rápido para Empregados – O AP tem acesso imediato aos recibos de despesas quando respondem às consultas dos empregados.

Clique nos links abaixo para saber mais.

• Datasheet: MarkView for Expense Management

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