MarkView Document Library

Datasheet:
MarkView Document Library

Otimiza o Gerenciamento de Documentos

Um escritório sem papel é mito? A revista Forbes declara que a profecia de que existiriam escritórios sem papel é uma das piores da história da tecnologia1. O avanço da tecnologia criou um volume sempre crescente de papel. Documentos em papel expõem a organização a riscos e custos desnecessários. Um sistema que gerencia a manipulação de documentos eletrônicos e em papel, de forma segura, reduz os riscos e os custos.

Gerenciando Todos os Tipos de Documentos

Com tanta informação empresarial baseada em papel, os sistemas que manipulam apenas documentos eletrônicos não abrangem uma quantidade significativa de informações da empresa. Sistemas separados para documentos em papel e documentos eletrônicos introduzem o risco de múltiplas versões do mesmo documento e aumentam a carga de trabalho para aqueles que têm que procurar um documento. O MarkView Document Library, um aplicativo independente de indexação e recuperação tanto de documentos do MarkView como de outros, gerencia todos os tipos de documentos. Para documentos baseados em papel, o MarkView Document Library aceita entradas de captura do Kofax e de sistemas de servidor de fax.

O MarkView Document Library também gerencia documentos eletrônicos. Qualquer usuário com a devida autorização pode adicionar ou recuperar documentos de uma interface baseada em um navegador, com um único clique. Todos os documentos são armazenados no formato do arquivo nativo.

Gerenciando a Biblioteca de Documentos

Ao utilizar a interface baseada em um navegador do MarkView Document Library Administration, os administradores criam tipos de documentos e propriedades associadas a eles para permitir a busca e a recuperação de documentos. Juntamente com as propriedades de sistema padrão, é possível criar propriedades específicas do aplicativo personalizadas. A segurança também é abrangida, conforme os administradores definem privilégios de acesso de grupo por tipo de documento. Os privilégios de nível de grupo também podem ser aplicados a instâncias individuais de um documento.

O auto-arquivamento é implementado por meio de informações de código de barras Quando as informações do código de barras não indexam adequadamente o documento, o MarkView Document Library encaminha os documentos para uma lista de documentos não arquivados onde um usuário autorizado inclui as informações de propriedade do documento através da página de detalhes do documento.

Busca Rápida e Fácil

Para os usuários das informações empresariais, o maior desafio é encontrar os documentos de que necessitam, de forma rápida e fácil. O MarkView Document Library oferece aos usuários uma função de busca intuitiva que projeta na tela as buscas por nome, nome de arquivo, data de criação, cridor, tipo de documento, texto do documento e os valores de propriedade definidos no arquivamento. Texto do documento refere-se à capacidade de buscar palavras chave em um texto inteiro de um grupo de documentos, mesmo que os documentos estejam em formatos diferentes. Caracteres curinga são suportados para auxiliar a busca.

A função de busca aplica as regras de segurança cabíveis criadas na configuração do sistema. Por exemplo, a lista de tipos de documentos retornada irá exibir apenas aqueles aos quais o usuário tem acesso.

Fornece a Única Fonte Confiável

O MarkView Document Library fornece uma “única fonte confiável”. Com múltiplos sistemas de documentos (eletrônicos e baseados em papel), versões diferentes dos mesmos documentos podem ser salvas eletronicamente e armazenadas em múltiplos fichários. Um trabalho significativo é dispendido em rastrear e em conciliar versões diferentes dos documentos. A probabilidade de ocorrência de erros é muito maior. As auditorias se tornam mais complicadas e levam mais tempo para serem realizadas. Com o MarkView Document Library, esses problemas são eliminados, uma vez que o documento armazenado on-line se torna a única fonte confiável e todos os documentos em papel são eliminados.

Os Benefícios do MarkView Document Library

Custos Administrativos Menores – Os custos de transporte de documentos são eliminados, bem como os custos de um espaço físico de armazenamento: espaço no escritório, fichários, armazenamento externo, equipamento de microfilmagem, etc. O tempo de trabalho de escritório não é mais dispendido em procurar documentos perdidos ou arquivados de forma incorreta.
Aumento da Produtividade – Para cada gerente que acessa documentos, elimina-se o tempo e o custo de localizar, copiar e enviar documentos.
Aperfeiçoamento do Controle – Com o MarkView Document Library como única fonte confiável, a conformidade com os padrões e normas legais da empresa, como a lei Sarbanes- Oxley, é aperfeiçoada.
Auditorias Mais Simples – Com toda a documentação disponível on-line por meio de um navegador, as auditorias internas e externas são concluídas em menos tempo e afetam menos pessoas. © 2010 Kofax, Inc. Todos os direitos reservados. Kofax e o logotipo da Kofax são marcas ou marcas registadas de Kofax, Inc. nos Estados Unidos da América e em outros países. (02.2010)
Não Requer Treinamento para os Funcionários – Devido à interface de usuário intuitiva, baseada em um navegador, normalmente não é necessário treinar os funcionários que irão utilizar o sistema.
Implantação Fácil – Com a administração e o acesso baseados em um navegador, o MarkView Document Library adapta-se aos ambientes de computação das empresas modernas.

O MarkView Document Library pode ser configurado para as necessidades específicas de cada usuário. A equipe de serviços profissionais do Kofax pode estender o MarkView Document Library às áreas de processamento de lote, fluxo de trabalho, busca avançada e arquivamento de grandes volumes de documentos.

¹ Burning Questions, Final Answers, Forbes ASAP staff, Forbes ASAP, May 28, 2001.

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