MarkView Financial Suite
Datasheet:
MarkView for Accounts Payable Automation
White Paper:
The Top 10 Reasons to Automate Your AP Processes (em Inglês)
O MarkView for Accounts Payable Automation aperfeiçoa o processamento das transações ao implementar as melhores práticas, integrar todas as informações associadas e alavancar o sistema ERP existente. Os Centros de Serviços Financeiros Compartilhados alavancam o MarkView for Accounts Payable Automation em toda a empresa, integrando os ramos de negócio com os pontos geográficos. Os benefícios são claros: as empresas podem reduzir custos e erros, aumentar a visibilidade e a velocidade, reforçar os controles e maximizar o uso do dinheiro.
O MarkView for Accounts Payable Automation oferece aos profissionais de AP uma visualização on-line de cada fatura em todo o processo de aprovação e pagamento, aumentando o controle, maximizando a produtividade e minimizando os custos. As faturas são capturadas no sistema ERP no mesmo dia em que chegam, enviadas por um fornecedor. Não existem mais suposições no final do mês devido ao acúmulo de trabalho, uma vez que todas essas informações são capturadas, rastreadas e relatadas atentamente nos sistemas de contas a pagar do ERP e no MarkView. Um repositório único para todas as faturas, as informações de back-up associadas e seu histórico de processamento aumentam o controle financeiro da empresa, além de reduzir o risco de pagamentos duplicados, em excesso, erros e fraudes.
Com o MarkView for Accounts Payable Automation, a produtividade dos empregados de Contas a Pagar aumenta significativamente, permitindo que os departamentos de contas a pagar ganhem em escala sem aumentar o quadro de funcionários ou transferir recursos. O gerenciamento do dinheiro em caixa é maximizado, uma vez que cada fatura é gerenciada atentamente desde o recebimento até o pagamento, e as regras de negócio fazem trocas apropriadas entre pagamentos oportunos, descontos em potencial e penalidades devido a atraso no pagamento. Essa automação reduz custos ao mesmo tempo em que garante a satisfação do fornecedor. A integração entre o MarkView for Accounts Payable Automation e o sistema de contas a pagar do ERP significa que todos os dados pertinentes são inseridos apenas uma vez, e em apenas um sistema, o sistema ERP, fornecendo uma única fonte confiável, o que se traduz em um custo de propriedade menor.
O acesso a auto-serviço via web para informações sobre a situação do pagamento e as faturas reais, é fornecido tanto para os funcionários adequados como para os fornecedores, reduzindo o questionamento dispendioso no contas a pagar. O acesso on-line a todas as informações de contas a pagar associadas reduz enormemente o tempo, a complexidade e o custo das auditorias.
Esta é a melhor solução do gênero que realmente complementa o sistema de ERP existente.
Com o Kofax Capture, o processo de captura e gerenciamento de todos os dados de fatura é completamente automatizado e acelerado, permitindo que as empresas dinamizem e automatizem completamente os processos da compra-até-o-pagamento. Além disso, o Kofax Transformation Modules fornece classificação, extração e validação inteligentes de documento. A maior parte dos sistemas ERP não é totalmente alavancada, porque os processos de negócios que interagem com esses sistemas caros não foram otimizados. O mesmo volume de respostas e envios de e-mails, faxes e a confusão de papéis continuam bem depois de concluída a implantação do ERP. Ao capturar precisamente todos os dados das faturas o mais cedo possível usando o Kofax Capture e o Transformation Modules, as organizações estão mais bem capacitadas a conseguir uma verdadeira automação completa do processo de compra-até-o-pagamento. Kofax resumiu as melhores práticas de 16 anos de experiência e centenas de implementações de fluxos do processo de negócios de contas a pagar que eliminam os gargalos na comunicação e otimizam os processos de contas a pagar.
O MarkView for Accounts Payable Automation gerencia tanto as transações de PO como as que não o são com as faturas pré-aprovadas e de PO. O normalmente difícil processo de solução da espera é otimizado conforme todas as informações das faturas são automaticamente capturadas, extraídas e validadas antes de serem entregues ao usuário responsável por resolver a espera. Com o MarkView for Accounts Payable Automation, todas as informações e ferramentas estão ao alcance do usuário, para que este possa resolver a espera/o bloqueio e aprovar a fatura para pagamento. Como indivíduos solicitam informações de faturas ou pedidos de compra, o MarkView oferece acesso on-line para todas as informações associadas, reduzindo enormemente o custo e o tempo que o contas a pagar leva para recuperar essa informação.
No caso das faturas não baseadas em PO, o MarkView for Accounts Payable Automation encaminha as faturas diretamente para contas a pagar e otimiza o processo de codificação e aprovação. O MarkView alavanca a segurança do sistema ERP e as hierarquias de aprovação para encaminhar a fatura ao gerente do ramo de negócio adequado, por meio de um e-mail com um link. Quando o gerente clica no link, a fatura é exibida em um navegador para que o gerente faça uma revisão, codifique e aprove. Códigos de centros de custo, que podem ser longos e difíceis de lembrar, são incluídos de forma precisa na primeira vez com o MarkView e comparados às tabelas do ERP em tempo real. O gerente só terá que clicar em “aprovar” ou “rejeitar” para concluir sua participação no processo de faturamento.
O MarkView for Accounts Payable Automation integra a captura, classificação, extração de informações e validação de documentos líder do setor com um conjunto completo de fluxos de trabalho baseados nas melhores práticas, possibilitando a interação entre o navegador web de uma forma muito similar ao documento em papel. O MarkView for Accounts Payable Automation proporciona um único processo de negócios consistente para todos os tipos de suporte (papel, fax, EDI, faturas eletrônicas etc.), abrangendo todas as funções de usuários, locais e modelos de operação. Notas adesivas, destaques, comentários e ações são anexados ao documento eletrônico. O acesso via web a esses documentos, sejam eles da empresa ou externos, estendem o envolvimento no processo para além do departamento de contas a pagar. Gerentes de ramos de negócio e fornecedores podem utilizar o sistema sem qualquer treinamento, e não existem formulários complicados ou telas para aprender. Uma vez que todas as fontes de informação são capturadas através de uma interface familiar, o processo de negócios torna-se consistente. O MarkView for Accounts Payable Automation é o único software para a automação completa das contas a pagar de um único fornecedor.
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