エネルギー産業における文書を中心としたビジネス
プロセスを推し進める Kofax エンタープライズキャプチャ

Kofax は、エネルギー関連企業およびそのパートナーやサプライヤなどの関連企業ネットワークに対して、強力で柔軟かつ拡張性の高いエンタープライズキャプチャプラットフォームを提供します。これはあらゆるレベルのドキュメント取り込みと管理のニーズに対応するものです。 対象となるドキュメントには、顧客データ、契約書、UFSAR（最終安全解析報告書）その他のさまざまな記録文書、指針、図面、チャート、証明書、グラフ、作業指示書、測定データ、請求書など、あらゆる文書が含まれます。

このプラットフォームでは、新規ドキュメントの電子的入力だけでなく、過去の大量のドキュメントも高い精度で変換することが可能です。また企業のコンテンツ管理システムや関連するビジネスプロセスとも、シームレスな統合が可能です。

• デスクトップスキャナ、複合機（MFP）、高速業務用スキャナなどを使用して、紙、ファクス、電子メール、画像、その他の電子形式など、企業内外のネットワークに存在するあらゆる種類の文書を取り込むことができます。
• Kofax エンタープライズキャプチャ基盤は拡張性に優れているため、１日に取り込んで管理するドキュメントが数百件から数百万件に増加しても対応可能です。また、中央集中的な管理環境でも、高度に分散した環境でも同様に運用可能です。
• 自動化された分類の後、ドキュメントはそれぞれ該当するシステムやデータリポジトリに迅速かつ安全に配信されます。これにより、記録の保持、配備、個人情報などに関する保護方針や規制との整合性を維持できます。
• Kofax が誇る業界随一の「サンプル学習」技術により、プログラミングを行わずに、あらゆるドキュメントから情報を自動認識して抽出できます。ドキュメントが定型化されているかどうかに関わらず、必要な関連情報を抽出して、プロセスやデータリポジトリに配信します。
• 電子的に入力された新規ドキュメントと、変換された過去データのファイルとを一元化し、企業、業界または規制などのビジネスルールにしたがって、各プロセスおよびデータリポジトリに配信できます。
• 多種多様なワークフローやコンテンツ管理アプリケーションとの統合が可能なため、スキャンから保管までの作業と、スキャン結果を処理する作業とをスムーズに連携し、統合的なビジネスプロセスにデータを供給できます。
• 高度な可用性と災害時復旧により、ミッションクリティカルな実装に関する記録を安全かつコンプライアンスに即した方法で管理し、利用できます。 電子ファイルはデータリポジトリ内で容易に検索して取り出すことができ、その場で必要な対応を取ることができるため、ビジネスプロセスや組織を横断して操業効率を向上させます。
• データの入力とその後の流れが、最初のスキャン時から最終のアーカイブ時まで完全に自動化され、すべてを追跡し監査することができます。 紙の情報が、その発生時点ですぐに使用可能な電子情報に変換されれば、情報の保管と交換は飛躍的に加速します。これはライセンス、メンテナンス、報告などに関して要求されるコンプライアンスの向上にも役立ちます。
• パフォーマンス監視機能では、取り込みシステムの正常稼働状態をリアルタイムで計測し、スループットの要件に適合するようにシステムのパフォーマンスをリモートでリアルタイムに管理することができます。

激化する競争と消費者の新しい選択によって、各企業は新規顧客の獲得や優良顧客の維持のための戦略に集中することを余儀なくされています。 規制要件が厳しくなり、利益率の確保も困難になっている状況では、価格を下げて競争を勝ち抜こうとしても効果がありません。このような状況では、顧客サービスが唯一の差別化要因となります。

エネルギー関連企業は、Kofax のソリューションを導入することで、顧客サービス業務の自動化と最適化を実現できます。結果として、顧客対応時間を短縮するとともに、顧客対応の質を高め、同時に処理経費も削減できます。

• Kofax のソリューションにより、ファクス、紙、電子ドキュメントなど、企業が受領するあらゆる文書を、受領した場所や時間にかかわらず、一貫した方法で取り込むことができます。
• 取り込みの後に、ドキュメントは自動的に仕分けられます。たとえば、問い合わせ、申請、請求書、クレーム、ポリシー、変更依頼などに分類されます。関連するデータが抽出された後、データは適切なアプリケーションにシームレスに配信され、この時点ですぐにデータの利用や処理が可能になります。
• 強力なデータ確認機能により、不備のない正しいドキュメントのみが、関連するアプリケーションや従業員に確実に配信されるため、データおよび情報の精度が向上します。
• 顧客に対しては、その注文や契約、問い合わせなどを受理した時点で、SMS、MMS、電子メール、電話、ファクスなどにより自動的に通知させることができます。さらに、この通知に最新情報やサービス提供内容を盛り込むことで、上位商品の販売の機会を最大限に活用できます。
• 自動化された受信サービスで作成された顧客情報を販売キャンペーンに統合することができるのと同様に、発信側のプロセスも自動化し、効率的かつ安全に実行することができます。
• 情報の取り込みと発信コミュニケーションを同一のプラットフォーム上で組み合わせると、高い費用効果がもたらされます。その理由は、これにより処理の複雑さとコストが軽減され、さまざまなソースからの情報にリアルタイムでアクセスできるようになるためです。
• 顧客サービス担当者が情報をすぐに利用できるようになるため、顧客からの初回問い合わせでの問題解決率が高くなります。
• また、積極的に顧客とのコミュニケーションをはかることで、カスタマーサポートセンターへの電話が大幅に減少します。結果として、顧客サービス担当者の作業負荷が減り、空いた時間をよりビジネス価値を生み出す作業にシフトすることができます。
• Kofax エンタープライズキャプチャ基盤を記録処理、契約、請求処理など他のプロセスに展開することで、このプラットフォームの利点を最大限に活用できます。使いやすく簡単に実装できるこのプラットフォームを幅広く導入して文書処理の標準化を実現すると、投資収益率（ROI）がさらに向上します。この製品への投資費用もさらに短期間で回収できます。

エネルギーの生産、供給、または公共インフラを提供する企業は、日々膨大な量の請求書を処理する必要があります。これらの請求書は、ファクス、紙（手書き文書または印刷文書）、電子ドキュメントなど、多様な形式で送付されます。また各地域で事業を展開する多数のサプライヤから請求書が送付されるため、さらに管理が複雑になります。

電子的請求処理、ワークフロー、シームレスな ERP 統合など、請求処理をエンドツーエンドで自動化できれば、これらサプライヤネットワークからの請求書の管理作業負荷を大幅に削減することができます。

• 組織内のどの部門で請求書を受理しても、請求書は自動的に取り込まれます。さらに、あらゆる形式の請求書（紙、ファクス、電子メール、電子請求書など）を取り込むことができます。
• 請求書を受信した時点で、インテリジェント認識機能が請求書ヘッダー部と明細行情報を読み取り、請求書が仕分けされます。
• データが不十分な場合や正しくない場合は、自動アラート通知機能により例外処理が発生し、訂正が行われます。
• 正しい情報がもれなく入力された請求書のみが該当するアプリケーションに送信されて処理されるため、処理の効率性が保証されます。
• 電子的請求処理の導入とサプライヤ統合を実現すると、取引処理で使用する紙を完全に廃止できます。これにより、財務部門では電子的に請求書を処理できるようになるだけでなく、サプライヤとのシームレスな連携も可能になります。これは、EDIの利点を少ないコストで容易に享受できることを意味します。
• このシステムは SAP や Oracle などの ERP システムとのリアルタイム統合が可能であり、会計部門や業務部門の管理者はパフォーマンスの管理もできます。
• 支払処理状況の可視化、ステータス情報のリアルタイム確認（処理中の請求書、現金需要、承認待ちの請求書、現金支出、生産性データなど）、および是正措置の実施が可能になることで、現金管理能力が著しく強化されます。

Kofax ソリューションを導入した企業では、高度なセキュリティと拡張性を有するこのプラットフォームを、文書を中心としたさまざまな業務プロセスに適用してその利点を得ています。Kofax エンタープライズキャプチャ基盤は、あらゆる種類および形式のドキュメントを自動的に取り込み、すぐに利用できる情報に変換します。この情報は、適切な担当者、プロセス、アプリケーション、バックエンドシステムに配信されるため、組織全体で効率化とコスト削減をはかることができます。

• Kofax 製品を用いて、顧客の問い合わせ、契約書、その他の法的文書、メンテナンスまたは品質管理記録、指針、図面、チャート、作業指示書、発注書、運送関連書類、証明書、請求書など、あらゆるドキュメントを処理することができます。
• 高品質スキャンとフロントエンドでの取り込みにより、紙の文書は受領した時点でデジタルデータに変換されます。このため、実際に処理が開始されるときには、紙の文書は存在しません。
• ワークフローおよびプロセスは、分類、関連データの抽出、データの正確さと完全性の確認を経て開始されます。プロセスを開始する情報は、定型のフォーム、郵便、電子メール、添付書類、その他どのようなフォーマットで送付されても受け入れます。
• あらゆるドキュメントを一貫した方法で処理することで、経費が削減され、処理効率、データの正確性、情報の可用性が大幅に向上します。紙文書の取り扱い、配送、保管、検索なども必要最小限に抑えられるため、手作業を減らすことができます。 同じ Kofax のプラットフォームを通知とコミュニケーションに使用することで、顧客サービス、営業効率、および内部の情報交換を改善します。
• Kofax の製品は、データ入力から中間のデータフローを経て最終的なアーカイブまで、全プロセス中の各ポイントでデータを監視することにより、各種規制（データの個人情報、データ保護、記録管理法令、コストと効率の透明性など）に関するコンプライアンスをサポートします。 これにより、プロセス全体と、各プロセス間のデータ統合に関する可視性を獲得できます。
• Kofax は、強力で柔軟かつ拡張性の高いエンタープライズキャプチャ基盤を提供します。これは、受信、発信双方のコミュニケーションに関する、すべてのドキュメント主導型ビジネスプロセスに対応します。Kofax のプラットフォームに実装されるプロセスが多くなればなるほど、ROI が高くなり、投資費用もより短期間で回収できます。