処理コストを削減し、内部統制の強化を実現
MarkView for Accounts Payable Automation（AP）ソリューションは、ベストプラクティスの導入、すべての関連情報の統合、および既存の ERP システムの強化により、会計部門の業務処理を最適化します。 会計共有サービスセンター（Financial Shared Service Center）は、拡張された企業体全体にわたって MarkView for Accounts Payable Automation ソリューションを活用し、業務ラインを地理的上の拠点に統合します。 これにより、経費の削減、可視性の増大、管理能力の強化、および投資効果の最大化などの恩恵がもたらされることは明らかです。
会計管理の向上、サービスの改善、コスト削減
MarkView for Accounts Payable Automation は、買掛部門の担当者が請求書の承認から支払プロセスまでの全請求書をオンラインで閲覧できるようにし、内部統制と生産性を高めるとともに、コストを最小化します。 請求書は、仕入先から届いた時点で即日、ERP システムに取り込まれます。 情報はすべて取り込まれ、ERP の買掛金勘定および MarkView for Accounts Payable Automation で正確に追跡、レポートされるため、月末になって支払先を手作業で集約する必要がなくなります。 すべての請求書を、控えや処理履歴もあわせて単一のレポジトリにまとめて保存することにより、企業の会計管理能力が増加するとともに、二重支払、過払い、ミスおよび不正などのリスクも大幅に減少します。
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MarkView for Accounts Payable Automation を導入することにより、買掛部門の従業員の生産性が飛躍的に向上し、人員増加や資源の再割り当てを行わなくても同部門の拡充をはかることができます。 すべての請求書がその受領から支払まで厳密に管理されますので、現金管理が最大化され、ビジネスルールに従って、支払時期、値引き、支払遅延時のペナルティなどについて適確なトレードオフが可能になります。 この自動化は、コストを削減するだけでなく、仕入先の満足にもつながります。 MarkView for Accounts Payable Automation と ERP の買掛金勘定を統合するということは、すべての関連データが、ただ一つのシステム（ERP）に一度だけ入力されることを意味します。すなわち、信頼できる情報ソースを一つだけ持つことを意味し、総所有コストを下げることにつながります。
仕入先は、Web を介して自ら支払ステータス情報にアクセスでき、また実際の請求書が業務管理者と仕入先の両方に提供されていることで、買掛部門への照会経費も削減されます。 関連するすべての買掛情報へのオンラインアクセスは、時間、煩雑さ、および監査コストを削減します。
既存の ERP システムの活用
すべての請求書データを取り込み、それを直感的に把握できるかたちでオンラインで管理することにより、企業は調達から支払までのプロセスを合理化し、自動化することができます。 現状では、ERP システムの大半はフル活用されているとはいえません。その理由は、このシステムには高いコストがかかる反面、関連するビジネスプロセスが最適化されていないためです。 ERP の導入が完了した後でも、以前と変わらぬ量のメール、ファクス、そして紙のやりとりが続いています。 すべての請求書データを、できる限り簡単に、電子的に取り込むことができれば、調達から支払にいたるプロセスを一貫して自動化できる可能性が開けます。 Kofax は、16 年に及ぶ経験と数百の実装例から得たベストプラクティスを、買掛金支払の業務処理フローに結実させました。このフローにより、コミュニケーションのボトルネックが解消され、買掛金支払プロセスが最適化されます。
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MarkView for Accounts Payable Automation は、ERP の買掛管理アプリケーションにおける発注書（PO）ベースおよび非発注書ベースの両方の取引を自動化します。 事前承認および発注ベースの請求の場合、通常は時間のかかる保留解除プロセスも、すべての請求書情報が取り込まれて、保留解除の担当者にオンラインで即座に届けられることにより、最適化されます。 MarkView for Accounts Payable Automation を使用すると、保留を解除して請求の支払を承認するために必要なすべての情報と必要なツールが、つねにユーザーの手元にあります。 請求書あるいは発注書の情報が必要になったときは、MarkView for Accounts Payable Automation によりすべての関連情報へのオンラインアクセスが可能なため、情報の検索に要する買掛担当者のコストと時間を大幅に削減します。
非発注書ベースの請求の場合は、仕入先から送られた請求書を MarkView for Accounts Payable Automation が直接に買掛担当者に送り、コード化や承認のプロセスを最適化します。 MarkView for Accounts Payable Automation は ERP システムのセキュリティ機能と承認階層を利用して、請求書を、適切な業務ラインの管理者にリンク付きのメールで回送します。 管理者がこのリンクをクリックすれば、ブラウザに請求書が表示され、閲覧、コード化、および承認を行うことができます。 長くて覚えにくいコストセンターのコードが、MarkView for Accounts Payable Automation によって正確に入力され、その後 ERP のテーブルに対してクロスチェックと検証がリアルタイムで行われます。 管理者が請求書の承認あるいは拒絶を行うのに必要な操作は、電子的請求書に承認または拒絶のスタンプをドラッグ＆ドロップするだけです。
データへの簡単なアクセス
MarkView for Accounts Payable Automation は、請求に関連するあらゆる情報を、その形式や媒体に関係なくオンラインに取り込みます。紙、ファクス、電子的請求書、EDI、XML、その他の形式に対応します。これにより、紙のドキュメントの場合と同様のやりとりを、Web ブラウザで行えるようになります。 付箋、マーカー、コメント、スタンプなども電子ドキュメント上で使用できます。 これらのドキュメントは、社内のみならず社外からも Web によりアクセス可能となり、買掛金支払管理のプロセスに関与する人の範囲が、買掛部門を超えて拡張されます。 このシステムで使用するフォームや画面は学習を要するような難しいものではないので、業務ラインの管理者や仕入先でも、特別なトレーニングなしで使用することができます。 すべての情報ソースが取り込まれ、使い慣れたインターフェースでやりとりできることによって、ビジネスプロセスが一貫性のあるものになります。
MarkView for Accounts Payable Automation の利点
- サイクルタイムの短縮 – 内部および外部の顧客満足の増大とキャッシュフローの最大化をもたらします。 支払の迅速化は早期支払による値引きを可能にし、遅滞料金をカットできます。さらに仕入先が期限超過の請求書を再送することによって発生する重複支払のリスクも減少します。
- ドキュメントの紛失、ファイリングミスの防止 – 請求書を受領した時点で直ちにオンラインに取り込まれるため、紛失したり、間違ったファイルに保管されるおそれがなくなります。 請求書のコピー、ファクス、再送などの作業も不要になります。
- ドキュメントの送付および保管コストの削減 – 閲覧、承認のために請求書を送付したり、物理的な保管スペースを確保する必要がなくなります。
- 生産性の向上 – 買掛部門における請求書の準備、管理者の承認、および管理部門での処理などにかかる時間を短縮します。
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- 監査証跡の表示 – 買掛金処理に関するすべての控え情報がオンラインで管理されるため、監査プロセスをより効率的、適確なものにできます。 請求書や関連する控えについての監査要求は、オンラインのセルフサービスで処理されます。
- ペナルティ支払の回避 – 不適切な監査やコンプライアンス違反などによる、罰金や課徴金などの支払の一部または全部を回避できます。
- パフォーマンスの計測と監視 – リアルタイムでデータを扱うことにより、プロセスの継続的な改善が容易になります。 請求書あたりのコスト、明細行あたりのコストといったベンチマークを容易に追跡できます。
- 内部統制と可視性の強化 – ワークフローの自動化により、請求支払処理と仕入先管理業務との分離など、管理ポリシーの強化が可能になります。 買掛部門の処理に対して明確な監視方法が導入されることは、不正による損失の発見と防止にもつながります。
- 災害復旧コストの軽減 – 基幹業務情報がすべてオンラインで管理されれば、オフサイトでの情報保管も容易になります。
- 業務エラーの減少 – やり直しによる生産性の阻害、仕入先照会による時間の浪費、支払のミス、重複、遅延などを減少させます。
- コンプライアンス費用の低減 – 処理の自動化は、SOX法などに対するコンプライアンス達成にかかる時間を短縮します。
詳細については、下記のリンクをクリックしてください。
（*英語でのみ利用可能）
Accounts Payable Automation | Accounts Payable Solutions and Process
