Archive for the ‘Glossary’ Category

O software de OCR transforma texto impresso ou manuscrito em dados eletrônicos que podem ser usados em um sistema de computador. (OCR é abreviação de reconhecimento óptico de caracteres.)

Todo software de OCR começa com uma imagem eletrônica do texto, geralmente criada com um scanner de documentos. Algumas pessoas pensam que esse equipamento é um scanner OCR, mas na verdade o OCR é executado pelo software de reconhecimento óptico de caracteres após a digitalização. O scanner apenas produz uma imagem do documento, como se fosse sua fotografia.

O software de OCR examina a imagem do documento digitalizado, identifica cada letra, número e sinal de pontuação e produz texto equivalente em um formato digital que a máquina consegue ler e pode ser usado em um sistema de computador.

Por que o software de OCR, isoladamente, é insuficiente

O software de OCR é extremamente preciso para texto impresso ou datilografado. Uma tecnologia relacionada, o ICR (reconhecimento inteligente de caracteres), pode converter texto manuscrito com clareza. Mas o OCR, isoladamente, não é o suficiente quando uma organização precisa lidar com documentos em um processo de negócio.

As empresas que dependem de processos de negócio orientados por documentos devem ir além de simplesmente converter texto em formato digital. Por exemplo, a execução isolada de OCR para faturas não identifica as informações importantes (fornecedor, endereço, itens, preços e condições de pagamento, entre outros). Não verifica se o software de OCR converteu as informações corretamente. Também não associa as faturas com os pedidos de compra correspondentes. Com uso do OCR, isoladamente, essas importantes etapas demandam esforços manuais lentos e caros.

Além disso, os resultados do software de OCR dependem da qualidade da imagem dos documentos digitalizados. Documentos com fundos coloridos ou com padrões, com texto destacado com marcadores de texto ou digitalização irregular podem gerar resultados de OCR insatisfatórios. Para corrigir esses maus resultados, é preciso ajustar as configurações do scanner e redigitalizar o documento (talvez mais de uma vez) ou digitar as correções nos dados eletrônicos.

O software da Kofax vai além do software de OCR

O software da Kofax vai além do software de OCR, automatizando a transformação de informações vitais de negócio de documentos em papel, fax e formatos eletrônicos em informações prontas para processo e sua entrega a sistemas de negócio, bancos de dados, fluxos de trabalho e arquivos de documentos. O software da Kofax também trabalha com scanners de documentos, retificando e melhorando a qualidade de imagem automaticamente, mesmo nos documentos mais difíceis, com resultados de OCR muito melhores e eliminação da necessidade de redigitalização.

Mais sobre como a Kofax vai além de software de OCR…

Gerenciamento de entrada é um termo criado por uma empresa de captura em 2005, em uma tentativa de diferenciar seus produtos dos da concorrência. Na verdade, gerenciamento de entrada é apenas outro termo para captura de documentos e captura de dados em papel e fontes eletrônicas.

O gerenciamento de entrada não se concentra no difícil problema de identificar de forma inteligente informações importantes nos documentos e formulários que chegam. Em uma fatura, por exemplo, não faz a identificação inteligente de fornecedor, endereço, itens, preços e condições de pagamento, entre outros, além de não associar as faturas aos pedidos de compra correspondentes.

O software da Kofax vai além do gerenciamento de entrada

O software da Kofax vai além do gerenciamento de entrada, automatizando a transformação de informações vitais de negócio de documentos em papel, fax e formatos eletrônicos em informações prontas para processo e sua entrega a sistemas de negócio, bancos de dados, fluxos de trabalho e arquivos de documentos.

Gerenciamento de entrada com scanners de documentos

O software da Kofax também trabalha com scanners de documentos, retificando e melhorando a qualidade de imagem automaticamente, mesmo nos documentos mais difíceis, com resultados de OCR muito melhores e eliminação da necessidade de redigitalização.

Saiba mais sobre como a Kofax vai além do gerenciamento de entrada com suas soluções de gestão de documentos. Você também pode entrar em contato conosco para falar sobre gerenciamento de entrada pelo número +55 (011) 3842 5805 ou preenchendo o nosso formulário de contato.

O servidor de fax é projetado para substituir uma ou mais máquinas de fax com hardware / software dedicados que fazem interface com outros sistemas de computador, como e-mail. Uma máquina de fax padrão digitaliza uma ou mais folhas de papel e envia a imagem dessas páginas, via linha telefônica, para outra máquina de fax, que as imprime. Em contraste, um servidor de fax muitas vezes possibilita ao usuário enviar fac-símiles diretamente do seu software de escritório habitual e recebê-los em sua caixa de entrada de e-mail.

Servidor de fax – Fax sobre IP

Cada vez mais, os servidores de fax dispensam completamente linhas telefônicas e usam “Fax sobre IP”, que transmite faxes por meio de uma rede IP, como a Internet. Um servidor de fax utilizando Fax sobre IP pode gerar economias consideráveis para uma empresa, pois evita a contratação de várias linhas de telefone dedicadas e diversas unidades de equipamento de fax.

A Kofax vai além de servidores de fax

O Kofax Communication Server vai além de servidores de fax, não só consolidando a infraestrutura de fax da empresa, mas também conectando e consolidando todas suas linhas de comunicação de entrada e de saída, incluindo SMS (texto) e voz, entre outras. O Kofax Communication Server conecta esses canais aos aplicativos de negócio, possibilitando a comunicação automática entre processos e fluxos de trabalho em andamento, de um lado, e clientes, parceiros e funcionários, do outro.

Para obter mais informações sobre servidores de fax e software de comunicação de negócio, ligue para +55 (011) 3842 5805 ou preencha o nosso formulário de contato.

A gestão de conteúdo corporativo (ECM) compreende as estratégias, os métodos e ferramentas usados para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar conteúdo e documentos relacionados aos processos organizacionais. As ferramentas de ECM possibilitam a gestão das informações da organização em nível corporativo.

Os sistemas de gestão de conteúdo corporativo combinam uma ampla variedade de tecnologias e componentes, alguns dos quais também podem ser usados como sistemas independentes, sem incorporar-se a sistemas abrangência corporativa.

Os cinco componentes e tecnologias da gestão de conteúdo corporativo

A AIIM inicialmente definiu o modelo ECM da seguinte forma:

• capturar
• gerenciar
• armazenar
• preservar
• entregar

O modelo inclui cinco áreas de aplicação tradicionais na categoria “gerenciar”:

• gestão de documentos (DM),
• colaboração (ou software colaborativo, groupware),
• gestão de conteúdo da web (WCM) (incluindo portais da web),
• gestão de registros (RM) (sistemas de gestão de arquivos e arquivamento em mídias de armazenamento de longo prazo) e
• gestão de processos de fluxo de trabalho/negócio (BPM).

Esses componentes da categoria “gerenciar” conectam a captura, o armazenamento, entrega e preservação e podem ser usados conjunta ou separadamente. Gestão de documentos, gestão de conteúdo da web, colaboração, fluxo de trabalho e gestão de processos de negócio atuem mais na parte dinâmica do ciclo de vida das informações, enquanto a gestão de registros cuida das informações que não sofrerão mais alterações. A utilização das informações é fundamental em todas as fases, seja por meio de clientes independentes dos componentes do sistema de ECM, seja pela ativação de aplicativos existentes com acesso à funcionalidade dos serviços e informações armazenadas do ECM.  A integração das tecnologias existentes deixa claro que a gestão de conteúdo corporativo não é uma nova categoria de produto, mas uma força integradora.

~ Definição e informações por cortesia da AIIM International (Associação da Gestão de Informações e Imagens) e da Wikipédia.

Para obter mais informações sobre gestão de conteúdo corporativo, ligue para +55 (011) 3842 5805 ou preencha o nosso formulário de contato.

A digitalização de documentos transforma documentos em imagens eletrônicas que podem ser usadas em aplicativos e arquivos de negócio baseados em computador. Um sistema de digitalização de documentos é composto por um scanner de documentos, periférico multifuncional (MFP), máquina de fax ou outro dispositivo de digitalização e software para tratar a imagem produzida pelo dispositivo. Um sistema de digitalização de documentos bem-sucedido também inclui software para aprimoramento ou processamento de imagens, como VRS (VirtualReScan), para melhorar automaticamente as imagens produzidas pelo scanner.

Por que a digitalização de documentos, isoladamente, é insuficiente

As empresas que dependem de processos de negócio orientados por documentos devem ir além de simplesmente converter documentos de papel em imagens eletrônicas. Uma empresa que, por exemplo, deseja automatizar seu processo de faturamento deve também:

• converter o texto impresso ou manuscrito da fatura em dados eletrônicos que possam ser usados em um sistema de computador (usando software de OCR ou software de ICR – reconhecimento inteligente de caracteres)
• identificar informações importantes (fornecedor, endereço, itens, preços e condições de pagamento, entre outros);
• verificar se o software de OCR converteu as informações corretamente;
• associar as faturas aos pedidos de compra correspondentes e
• entregar as informações validadas e no formato correto aos sistemas de negócio adequados.

Quando a digitalização de documento é usada isoladamente, essas importantes etapas demandam esforços manuais lentos e caros.

O software da Kofax vai além da digitalização de documentos

O software da Kofax vai além da digitalização de documentos, automatizando a transformação de informações vitais de negócio de documentos em papel, fax e formatos eletrônicos em informações prontas para processo e sua entrega a sistemas de negócio, bancos de dados, fluxos de trabalho e arquivos de documentos. O software da Kofax também trabalha com scanners de documentos, retificando e melhorando a qualidade de imagem automaticamente, mesmo nos documentos mais difíceis, com resultados muito melhores e eliminação a necessidade de redigitalização.

Mais sobre como a Kofax vai além da digitalização de documentos…

A gestão de documentos controla o ciclo de vida dos documentos na sua organização – como são criados, revistos, publicados e consumidos e como são, por fim, descartados ou retidos. Embora o termo “gestão” implique em um controle de informações de cima para baixo, um sistema de gestão de documentos eficaz deve refletir a cultura da organização que o usa. As ferramentas utilizadas na gestão de documentos devem ser flexíveis, possibilitando o controle rigoroso dos ciclos de vida dos documentos, desde que isso seja adequado à cultura e aos objetivos da sua empresa, mas deve também permitir a implantação de um sistema estruturado menos rígido e isso for mais adequado à sua empresa. Um sistema de gestão de documentos bem projetado oferece rapidez na busca e no compartilhamento de informações. Organiza conteúdo de maneira lógica e facilita a padronização da criação e apresentação de conteúdo em toda a empresa. Promove a gestão do conhecimento e a extração de informações. Ajuda a sua organização a cumprir suas responsabilidades legais. Oferece recursos em cada estágio do ciclo de vida dos documentos, desde a criação de modelos até a autoria, revisão, publicação, auditoria e, por fim, a destruição ou arquivamento de documentos.

Elementos de um sistema de gestão de documentos

Uma solução eficaz especifica:

• os tipos de documentos e outros conteúdos que podem ser criados dentro de uma organização.
• os modelos que devem ser usados para cada tipo de documento.
• os metadados a fornecer para cada tipo de documento.
• onde armazenar documentos em cada etapa de seu ciclo de vida.
• como controlar o acesso a um documento em cada etapa do seu ciclo de vida.
• como movimentar documentos dentro da organização à medida que membros da equipe contribuem com a criação, revisão, publicação e disposição dos documentos.
• as políticas que devem ser aplicadas aos documentos, possibilitando a auditoria das ações relacionadas a documentos, sua adequada retenção e a proteção de conteúdo importante para a organização.
• como os documentos são convertidos à medida que migram de um estágio a outro de seus ciclos de vida.
• como os documentos são tratados como registros corporativos a ser retidos de acordo com requisitos legais e diretrizes da empresa.

~ Definição por cortesia da Microsoft TechNet Library. Você precisa de gestão de documentos? Entre em contato com a Kofax para obter mais informações sobre as respostas às suas necessidades de gestão de documentos.

O processamento de imagens de documentos transforma documentos em imagens eletrônicas que podem ser usadas em aplicativos e arquivos de negócio baseados em computador. Um sistema de processamento de imagem de documentos é composto por um scanner de documentos, periférico multifuncional (MFP), máquina de fax ou outro dispositivo de digitalização e software para tratar a imagem produzida pelo dispositivo. Um sistema de processamento de imagens de documentos bem-sucedido também inclui software para aprimoramento ou processamento de imagens, como VRS (VirtualReScan), para melhorar automaticamente as imagens produzidas pelo scanner.

Por que a processamento de imagens de documentos, isoladamente, é insuficiente

As empresas que dependem de processos de negócio orientados por documentos devem ir além de simplesmente converter documentos de papel em imagens eletrônicas. Uma empresa que deseje, por exemplo, automatizar seu processo de faturamento deve também:

• converter o texto impresso ou manuscrito da fatura em dados eletrônicos que possam ser usados em um sistema de computador (usando software de OCR ou ICR – reconhecimento inteligente de caracteres)
• identificar informações importantes (fornecedor, endereço, itens, preços e condições de pagamento, entre outros);
• verificar se o software de OCR converteu as informações corretamente;
• associar as faturas aos pedidos de compra correspondentes e
• entregar as informações validadas e no formato correto aos sistemas de negócio adequados.

O software da Kofax vai além do processamento de imagens de documentos

O software de gestão de documentos da Kofax vai além do processamento de imagens de documentos, automatizando a transformação de informações vitais de negócio de documentos em papel, fax e formatos eletrônicos em informações prontas para processo e sua entrega a sistemas de negócio, bancos de dados, fluxos de trabalho e arquivos de documentos O software da Kofax também trabalha com scanners de documentos, retificando e melhorando a qualidade de imagem automaticamente, mesmo nos documentos mais difíceis, com resultados muito melhores e eliminação da necessidade de redigitalização.

Mais sobre como a Kofax vai além do processamento de imagens de documentos…

O software de inserção de dados possibilita que as empresas insiram em sistemas de computador dados e informações que podem ser usados para impulsionar processos de negócio ou preencher arquivos de informações. A inserção de dados é comum em empresas que precisam manusear documentos e formulários em papel, como faturas, formulários de inscrição, formulários de pedidos de indenização e documentos de empréstimo, entre outros.

A inserção manual de dados normalmente envolve uma pessoa que lê um documento ou formulário, em papel ou digitalizado e exibido numa tela, e digita as informações relevantes em uma interface de computador projetada para essa finalidade. Esse processo manual é, porém, demorado, caro e propenso a erros.

A Associação de Faturamento e Gestão de Assistência Médica, por exemplo, constatou que “a frequência de pagamentos a mais, rejeições e não autorizações (de pedidos de indenização) chega muitas vezes a 50%, principalmente em função de erros de inserção manual de dados e da alta complexidade dos pedidos de indenização.” (HBMA Edition, julho de 2007)

Software de inserção automatizada de dados diminui custos do negócio

O software de inserção automatizada de dados pode evitar os custos, atrasos e erros da inserção manual de dados mediante a captura de dados, com o exame de uma imagem digitalizada do formulário ou documento e a extração dos dados relevantes. Os produtos de software de inserção de dados mais sofisticados (captura de dados) podem analisar automaticamente todos os tipos de formulários e documentos, aplicar regras de negócio diferentes para que as informações corretas sejam capturadas e até mesmo validar os dados usando outros sistemas de computador, como bancos de dados de clientes.

O software da Kofax vai além dos softwares de inserção de dados, automatizando a transformação de informações vitais de negócio de documentos em papel, fax e formatos eletrônicos em informações prontas para processo e sua entrega a sistemas de negócio, bancos de dados, fluxos de trabalho e arquivos de documentos. O software da Kofax também trabalha com scanners de documentos, retificando e melhorando a qualidade de imagem automaticamente, mesmo nos documentos mais difíceis, com resultados de OCR muito melhores e eliminação da necessidade de redigitalização.

Saiba mais sobre como a Kofax vai além da entrada de dados…

A captura de dados é a identificação e extração de dados de um documento digitalizado, em geral a ser enviado para um fluxo de trabalho para direcionamento e ações, como parte de um processo de negócio.

A captura de dados envolve reconhecimento ótico de caracteres (OCR) e algumas vezes é confundida com esse procedimento. No entanto, o software de captura de dados é mais completo e valioso, porque captura dados-alvo específicos ­– normalmente, de um formulário –, que são necessários para apoiar um processo de negócio. Por sua vez, o OCR é a conversão básica de quaisquer informações alfanuméricas digitalizadas em formato digital que a máquina consegue ler.

Por que a captura de dados, isoladamente, é insuficiente

A captura básica de dados de formulários estruturados é um processo bem conhecido. (Um formulário estruturado é aquele em que o tipo de informações e a sua localização no formulário são conhecidos antecipadamente.) No entanto, a maioria da empresa também recebe um grande número de formulários de outras organizações, como, por exemplo, faturas. Os dados relevantes desses formulários podem estar praticamente em qualquer lugar do formulário.

No caso de faturas, a captura de dados, isoladamente, não identifica onde os fragmentos importantes de informações (fornecedor, endereço, itens e condições de pagamento, entre outros) se localizam na página. E não associa as faturas com os pedidos de compra correspondentes.

Além disso, os resultados da captura de dados dependem da qualidade da imagem dos documentos digitalizados. Documentos com fundos coloridos ou com padrões, com texto destacado com marcadores de texto ou digitalização irregular podem gerar resultados de OCR insatisfatórios. Para corrigir esses maus resultados, é preciso ajustar as configurações do scanner e redigitalizar o documento (talvez mais de uma vez) ou digitar correções nos dados eletrônicos.

O software da Kofax vai além da captura de dados

O software da Kofax vai além da captura de dados, automatizando a transformação de informações vitais de negócio de documentos em papel, fax e formatos eletrônicos em informações prontas para processo e sua entrega a sistemas de negócio, bancos de dados, fluxos de trabalho e arquivos de documentos. O software da Kofax também trabalha com scanners de documentos, retificando e melhorando a qualidade de imagem automaticamente, mesmo nos documentos mais difíceis, com resultados de captura de dados muito melhores e eliminação da necessidade de redigitalização.

Mais sobre como a Kofax vai além da captura de dados…