La richiesta di apertura di un conto richiede diversi documenti di supporto, in formato cartaceo ed elettronico. Grazie alla piattaforma di acquisizione Kofax enterprise il personale in filiale o presso il centro servizio clienti acquisisce la documentazione della clientela, quindi esegue la convalida e l'inoltro ai sistemi back end in modo automatico, consentendone l'elaborazione immediata. In tal modo il personale a contatto con i clienti è in grado di dedicare attenzione di qualità, migliorare l'esperienza del servizio e chiudere rapidamente un maggior numero di transazioni.

• I diversi documenti occorrenti, quali carte di identità, moduli di richiesta, certificati di residenza e libretti di lavoro sono acquisibili tramite scanner o MFP direttamente in filiale o al centro di servizio clienti; il livello qualitativo è elevato. Quindi è possibile inoltrarli agli uffici back end per l'ulteriore elaborazione.
• La classificazione dei documenti avviene in modo automatico, l'estrazione e la convalida dei metadati ne assicura la rapida disponibilità con un livello qualitativo elevato per entrambi: front e back end.
• In caso di dati mancanti o non corretti, una funzione di notifica automatica attiva la gestione e la correzione del problema. Ciò garantisce, ai clienti come al personale addetto, che il back office riceva i dati in modo completo e accurato. Ottenendo efficienza di elaborazione e qualità eccellente.
• Una volta ultimato il processo di richiesta di apertura di conto, i clienti riceveranno una notifica informativa sullo stato: in formato cartaceo, fax, email o SMS. Inoltre questi canali di comunicazione costituiscono un ottimo supporto per la promozione di ulteriori prodotti e servizi, generando altre operazioni commerciali e migliorando l'esperienza della clientela.
• E non è tutto: le organizzazioni possono ampliare ulteriormente il servizio ai clienti utilizzando la stessa piattaforma. Potranno diffondere informazioni e nuove offerte alla base clienti o ai segmenti di mercato appropriati.
• L'assimilazione delle informazioni essenziali dei clienti e dei flussi attraverso l'intera organizzazione mantiene la tracciabilità e il monitoraggio dalla prima fase di scansione all'archiviazione finale e in tal modo potenzia la capacità di conformità alle normative.

Alcuni risultati:

• La digitalizzazione delle richieste di apertura di nuovi conti nelle 480 filiali con il corrispondente inoltro elettronico alle sedi centrali ha permesso a una società di investimenti di eliminare i trasferimenti notturni delle informazioni con un taglio di spesa pari a 1 milione di dollari.
• Un istituto bancario ha triplicato il tasso di chiusura commerciale grazie all'automazione del processo di acquisizione e il collegamento in tempo reale tra dati, esperti di prodotto e personale in filiale.

La gestione del rischio e la conformità alle normative sono requisiti sempre più decisivi. L'acquisizione trasparente e monitorabile dei documenti richiesti diviene un elemento obbligatorio.

• É possibile acquisire i documenti e i moduli necessari tramite scanner o MFP direttamente in filiale, con un elevato livello qualitativo. Quindi si procede all'inoltro agli uffici back end, dove saranno elaborati per la definizione delle pratiche. La separazione dei documenti multipagina avviene automaticamente, esonerando il personale dall'ordinamento manuale dei documenti.
• I moduli e i documenti vengono classificati, i metadati estratti e convalidati. In caso di dati mancanti o non corretti, una funzione di notifica automatica attiva la gestione e la correzione del problema. Ciò garantisce, ai clienti come al personale addetto, che il back office riceva i dati in modo completo e accurato. Raggiungendo efficienza di elaborazione e qualità eccellente.
• I clienti possono ricevere un avviso automatico tramite documento cartaceo, fax, email, SMS o posta vocale, relativamente a documenti o firme mancanti, approvazione delle pratiche o altro aggiornamento.
• Dalla richiesta di erogazione all'autorizzazione, all'auditing o alla rivendita, l'avviamento dell'elaborazione diretta di dati e decisioni aziendali, basata su norme e basi di conoscenza specifiche del settore bancario, aumenta l'efficienza e assicura la conformità lungo tutta la linea del ciclo di vita del prestito.
• La stessa piattaforma inoltre è utilizzabile per la promozione di ulteriori offerte e servizi, generando altre transazioni e migliorando l'esperienza della clientela. É possibile sfruttarla per comunicazioni specifiche alla clientela e per trasmettere messaggi e informazioni a uno specifico segmento. Ciò consente di combinare esperienza del cliente e aumento delle quote di mercato.
• L'assimilazione delle informazioni essenziali dei clienti e dei flussi attraverso l'intera organizzazione mantiene la tracciabilità e il monitoraggio dalla prima fase di scansione all'archiviazione finale.

Alcuni risultati:

• Un'istituzione finanziaria che elabora circa 30.000 mutui al mese ha ottenuto un risparmio pari 4,32 milioni di euro l'anno, migliorando contestualmente il servizio alla clientela.
• Una società di investimenti immobiliari ha aumentato del 50 percento la velocità di immissione dei dati nel proprio sistema di gestione SAP.
• Una cooperativa di credito ha aumentato i volumi di scansione da 20.000 a 115.000 al mese, senza incrementi del personale.

Il successo delle operazioni relative ai fondi dipende dalla capacità di tempo reale delle transazioni. Ad oggi, la gestione elettronica avviene solo per il 50% delle transazioni. Il rimanente 50% viene processato via fax. Un gap che le banche di investimento possono risolvere in modo sicuro e affidabile con un sistema di acquisizione degli ordini di investimento sul punto di immissione, cui segue l'elaborazione immediata.

• La piattaforma Kofax assicura un processo automatizzato completo, dalla ricevuta dell'ordine, pervenuta via fax, alla conferma dell'operazione; essa assicura il mantenimento dell'intero tracciato di revisione e l'adempimento ai diversi standard di sicurezza, conformità e qualità.
• Poiché la piattaforma Kofax acquisisce automaticamente gli ordini inviati via fax, direttamente sul punto di entrata, consente di escludere la fase di digitazione manuale dei dati da parte del personale e in tal modo si eliminano ritardi ed errori.
• La classificazione dei messaggi è automatica (ad esempio i messaggi SWIFT tipo MT402, MT509, MT515), quindi si procede all'estrazione e alla convalida delle informazioni fondamentali quali il codice ISIN. Ciò consente di elaborare solo gli ordini completi e corretti.
• Prima dell'invio della conferma dell'ordine (MT502, MT509, MT515 e altri), i dati richiesti sono convertiti e rilasciati nello standard SWIFT (ISO 15022, ISO2022 o altro formato XML).
• L'automazione del processo ne aumenta l'accuratezza e l'efficienza contenendo al contempo costi e rischio.

Alcuni risultati:

• Una banca primaria europea ha diminuito del 50% i tempi di elaborazione e allo stesso tempo ha aumentato l'accuratezza dei dati e dell'elaborazione.
• Una banca di investimenti operante a livello mondiale ha ottenuto un risparmio annuale pari a 500.000 dollari e l'aumento della conformità normativa grazie all'elaborazione diretta delle richieste d'ordine pervenute via fax.

Attualmente le organizzazioni finanziarie attuano strategie competitive aggressive mirate all'acquisizione di quote di mercato per nuovi prodotti quali le carte di credito. Gestione del rischio appropriata e conformità alle normative sono altrettanto importanti della capacità di competere sul mercato tramite la promozione e l'elaborazione di nuovi prodotti. Ciascun fornitore adotta moduli di richiesta diversi e lo stesso avviene per i nuovi prodotti; gli istituti finanziari devono adattarsi rapidamente.

• La stessa piattaforma utilizzata per l'automazione dei processi per l'apertura dei conti, per i prestiti, per i mutui e per i fondi di investimento è utilizzabile per le carte di credito.
• La tecnologia di autoapprendimento sottostante la piattaforma Kofax si adatta velocemente ai nuovi moduli. Quindi ne esegue la classificazione, l'estrazione e la convalida delle informazioni di pertinenza e infine le inoltra agli uffici back end, per il proseguimento dell'elaborazione.
• Kofax consente un processo verificabile, predisposto al controllo per il mantenimento degli standard di sicurezza, di conformità e di qualità.