MarkView for Project Re-billing
Ottimizzazione del processo di incasso delle spese
per le società di servizi
MarkView for Project Re-billing consente alle società di consulenza e
prestazioni di servizi l’ottimizzazione dei profitti e della rimuneratività.
Sfruttando appieno le funzionalità di MarkView Financial Suite, MarkView
for Project Re-billing si integra completamente con i diversi moduli ERP:
gestione del progetto, contabilità fornitori e clienti, note spese. Ciascuna
parte coinvolta nel progetto ha facoltà di accesso alle informazioni; il
processo di rifatturazione è automatizzato. Il processo di raccolta ed
elaborazione dei documenti giustificativi di spesa, quali ricevute e fatture
fornitori necessari per la successiva fatturazione ai clienti, non richiede
più sovraccarichi amministrativi.
Migliore gestione del progetto
Oltre alla gestione delle attività di progetto, degli incarichi e delle scadenze,
i responsabili di progetto devono affrontare ampi volumi di documenti
cartacei di vario tipo, generati dai progetti stessi, quali fatture fornitori,
ricevute di spese di viaggio e altri. La redazione delle spese correlate,
la ricerca dei dati mancanti e la riproduzione di documenti smarriti sono
attività amministrative che distolgono dallo scopo principale del progetto,
ovvero il raggiungimento degli obiettivi entro i termini di budget e tempo.
L’automazione del processo di gestione delle informazioni, totalmente
integrata con il modulo ERP per la gestione del progetto, elimina tali
diversivi lasciando che il team di progetto si concentri sugli obiettivi primari.
L’ottimizzazione del processo di gestione del progetto offre notevoli
vantaggi in caso di auditing. I dati giustificativi sono immediatamente
disponibili all’interno del sistema ERP e i revisori possono svolgere
le attività di audit senza necessità di interventi eccessivi da parte dei
responsabili di responsabili di progetto.
Rifatturazione esatta e più rapida
Le società di prestazioni di servizi di consulenza, gli studi di ingegneria
e di gestione edilizia affrontano spese di progetto, la cui rifatturazione
al cliente rappresenta una considerevole difficoltà. La complessità
persiste anche con l’utilizzo di suite ERP dedicate che comprendono
reportistica con accesso online per le note spese e la gestione delle ore
prestate, con applicazioni per la contabilità fornitori, gestione di progetto
e contabilità clienti. La questione della gestione cartacea come parte
del processo di fatturazione rimane di fatto un problema. Documenti
cartacei come ricevute, fatture fornitore e schede orarie, sono causa di
problematiche diverse quali smarrimento dei documenti, omissione delle
spese e inefficienze di recupero e inoltro. La procedura di controllo dei
materiali giustificativi da fatturare può essere complicata, dispendiosa
e tediosa, con elevata richiesta di risorse amministrative. Ciò rallenta e complica il processo di rifatturazione, influendo negativamente
sul ciclo dei profitti e sulle relazioni con i clienti.
MarkView for Project Re-billing garantisce la possibilità di
assemblare e presentare i costi, le spese e le ore di lavoro prestate
in termini congruenti e precisi. I documenti correlati al progetto
vengono digitalizzati o inviati via fax al sistema, nella fase iniziale del
processo. L’invio delle note spese e dei giustificativi orari avviene
online, mediante MarkView for Expense Receipt Management.
L’acquisizione delle fatture fornitore prevede l’utilizzo di MarkView
for Accounts Payable Automation. I giustificativi per le altre spese
correlate al progetto, ad esempio gli addebiti per l’utilizzo dell’auto
aziendale e per i servizi di fotocopiatura sono automaticamente
allegati al record di spesa del progetto corrispondente.
Una suite integrata di applicazioni ERP prevede l’afflusso degli
addebiti per spese, lavoro e fornitori direttamente nel modulo
di progetto ERP dedicato. Il modulo di fatturazione e contabilità
clienti ERP utilizza queste informazioni per generare la fattura al
cliente. MarkView for Project Re-billing aggiunge l’acquisizione
online dei giustificativi per la fatturazione e il conseguente
collegamento al record di spesa del progetto corrispondente.
In tal modo i responsabili accedono ai dati di spesa correlati
al progetto nonché alle immagini dei giustificativi di spesa.
Un’ulteriore, potente funzionalità prevede che al momento
della creazione della fattura cliente l’applicazione genera
automaticamente una documentazione giustificativa di spesa
online. Quindi sarà possibile allegarla alla fattura elettronica o
inviarla direttamente al cliente tramite web.
Il flusso di lavoro di MarkView for Project Re-billing definisce
la modalità e i tempi di inoltro dei giustificativi di spesa, ai
fini dei controlli e delle autorizzazioni. In tal modo aumenta
la produttività dei responsabili di progetto e del personale
amministrativo. I processi di gestione del progetto e
rifatturazione al cliente guadagnano in efficacia, riducendo al
contempo l’entità dei costi operativi.
I vantaggi derivati dall’automazione del
processo da spesa a incasso
- Migliore gestione del progetto – L’inoltro automatico online
dei documenti snellisce l’intero processo di gestione. Il minor
dispendio di tempo dedicato a incombenze amministrative
consente ai responsabili una maggiore concentrazione sulle
attività realmente importanti.
- Aumento della produttività – I membri del team di progetto
non dovranno più spendere tempo e denaro per la ricerca, la
copia e l’invio dei documenti. Ciò rappresenta uno sgravio di
lavoro per il responsabile di progetto.
- Diminuzione dei costi amministrativi – Abolizione dei costi
per la spedizione dei documenti e per la conservazione fisica
dei documenti, ad esempio per: spazi negli uffici, scaffalature,
archivi esterni, apparecchiature per microfiche e altro. Niente
più sprechi di tempo alla ricerca di documenti smarriti o
archiviati in modo errato.
- Potenziamento del controllo e della conformità – La
maggiore affidabilità data dall’ottimizzazione del flusso di lavoro
e la registrazione automatica dei movimenti all’interno del
tracciato di revisione contabile, contribuiscono all’aumento di
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conformità agli standard aziendali e alle normative vigenti quali
la legge Sarbanes-Oxley.
- Procedure di revisione semplificate – La disponibilità online
dei giustificativi di progetto, accessibili tramite il sistema ERP,
consente di svolgere le procedure di revisione interne ed
esterne in meno tempo e con un minor numero di persone.
- Sfruttamento degli investimenti ERP esistenti – I responsabili
di progetto e i membri del team continuano a utilizzare
l’interfaccia e gli strumenti ERP esistenti. Ciò assicura una
rapida accettazione dei processi ottimizzati.
- Nessuna necessità di formazione per il personale –
Un’interfaccia utente semplice e intuitiva, unitamente
all’integrazione uniforme con l’applicazione ERP per la gestione
del progetto, rendono inutile la formazione dedicata.
- Aumento di ricavi e margini – L’ottimizzazione del processo
di fatturazione minimizza il rischio di omissione delle spese.
L’acquisizione totale delle spese accresce i ricavi e margini.
- Raccolta intelligente delle informazioni di fatturazione –
MarkView for Project Re-billing traccia le pagine contenenti
le informazioni specifiche dei clienti per le fatture fornitore
complesse comprendenti addebiti per più clienti. Ciò
consente un accesso più rapido, senza dover utilizzare risorse
amministrative per la ricerca degli addebiti di competenza
all’interno di fatture composte da un gran numero di pagine.
- Fatturazione più veloce – Grazie all’ottimizzazione del processo,
la Contabilità clienti perfeziona le informazioni di fatturazione
in modo veloce e può inviare la fattura con tempestività. Ciò
riduce il numero di giorni medio per ricevere il pagamento (SDO)
riflettendosi nel miglioramento del cash-flow.
- Diminuzione delle controversie di fatturazione – Poiché
le fatture contengono i dati giustificativi di spesa il numero
delle controversie si riduce notevolmente. Laddove queste
dovessero verificarsi, la risoluzione avverrà in tempi più rapidi e
con minore impiego di risorse.
- Miglioramento del servizio clienti – La funzionalità di accesso
indipendente data da MarkView for Project Re-billing migliora il
livello del servizio offerto al cliente. Questi infatti potrà ottenere
tutte le informazioni concernenti la propria fattura, alla quale
potrà inoltre accedere in modalità online, tramite un’interfaccia
basata su browser.
Clicca sul link qui sotto per saperne di più.
Rifatturazione del Progetto
