MarkView for Human Resources Records Processing
Ottimizzazione della gestione dei record del personale
Le applicazioni software per le Risorse umane apportano la struttura
necessaria ai processi di gestione della forza lavoro. La creazione di
file di dati strutturati per il personale, consente alle RU l’ottimizzazione
dei movimenti correlati al personale: assunzioni, valutazioni, aumenti di
stipendio, indennità, calcolo delle ferie, trasferte e trasferimenti.
Un gran numero di aziende utilizza i propri sistemi RU online con l’ausilio
dell’applicazione ERP per RU. Tuttavia un elemento delle informazioni
relative al personale rimane esterno all’applicazione: la pratica del
personale.
Persino le organizzazione RU più evolute in termini di automazione
possono disporre di due o più set di dossier che compongono la
pratica completa del personale. Oltre al database dei dipendenti, altri
schedari contengono documenti correlati al personale quali curricula,
lettere di referenze e valutazioni delle prestazioni. Alcune organizzazioni
dispongono un altro set di schedari dedicato alla conservazione della
documentazione sanitaria. La gestione di più set di record richiede
supporto di segreteria e sovraccarichi amministrativi.
Dal punto di vista quotidiano, l’utilizzo archivi del personale basato
su documenti cartacei pone al dipartimento RU alcune difficoltà non
trascurabili. I manager necessitano dell’assistenza del personale RU
per accedere e visualizzare la pratica di un dipendente. La raccolta e il
raggruppamento dei documenti richiede tempo. I documenti archiviati
in modo errato interrompono la continuità delle transazioni; inoltre
distolgono lo staff RU dalle responsabilità. La gestione con sistemi
diversi crea difficoltà per la riservatezza e la sicurezza. La conformità
alle normative statuali e sindacali, ad esempio l’HIPAA (Health Insurance
Portability and Accountability Act, Legge sulla trasferibilità e gli obblighi
di rendere conto in materia di copertura assicurativa) richiede modalità
di conservazione speciali e gestione della distribuzione.
I documenti online valorizzano i processi RU
La soluzione consiste nella collocazione online degli elementi della pratica
del personale, utilizzando una tecnologia di gestione documentale che offre
accesso controllato alle informazioni garantendo al contempo sicurezza,
riservatezza e conformità alla normativa. MarkView for Human Resources
Records Processing automatizza i processi tramite l’acquisizione, la gestione
e integra i documenti offline con i file di dati strutturati dell’applicazione
ERP RU esistente. Il sistema MarkView può gestire qualsiasi documento,
compresi documenti cartacei, email, file di elaborazione testi e fogli di
calcolo, a prescindere dall’origine. I documenti cartacei sono acquisiti tramite
scansione digitale per la conservazione e l’accesso online.
RU indipendenti
MarkView for Human Resources Records Processing accentra
i record RU tramite l’integrazione dei documenti associati
con un record del personale “matrice”. In tal modo chiunque
adeguatamente provvisto di autorizzazione può visualizzare
il record online, nonché tutti gli altri documenti correlati. Gli
impiegati e i manager accedono alle informazioni RU tramite
un browser web. Ciò consente l’eliminazione dei rallentamenti
dovuti allo smistamento manuale e all’invio delle pratiche.
L’accesso online alla pratica aumenta la sicurezza, evitando
smarrimenti e errori di archiviazione dei documenti.
Vantaggi dell’automazione del processo RU
- Ottimizzazione della gestione – Le informazioni RU sono
disponibili online e costituiscono una base solida sulla quale i
responsabili del personale possono prendere le decisioni.
- Aumento della produttività dei responsabili RU – Le
potenzialità di accesso indipendente di MarkView for Human
Resources Records Processing riduce la quantità di richieste
alle RU, da parte dei responsabili e dai dipendenti stessi. Lo
staff RU è svincolato e si dedica ad altre attività.
- Riduzione dei costi amministrativi – Abolizione dei costi per
la spedizione dei documenti e per la conservazione fisica dei
documenti, ad esempio per: spazi negli uffici, scaffalature,
archivi esterni, apparecchiature per microfiche e altro. Niente
più sprechi di tempo alla ricerca di documenti smarriti o
archiviati in modo errato.
- Sfruttamento degli investimenti ERP esistenti – I manager
RU, i responsabili operativi e i dipendenti continueranno a
utilizzare l’interfaccia e gli strumenti ERP esistenti, assicurando
l’accettazione rapida dei processi ottimizzati e riducendo le ore
da dedicare alla formazione.
- Potenziamento del controllo e della conformità – La
maggiore affidabilità derivata dal flusso di lavoro e la registrazione
automatica dei movimenti all’interno del tracciato di revisione
contabile, contribuiscono all’aumento di conformità agli standard
aziendali e alle normative vigenti quali la legge Sarbanes-Oxley.
- Maggiore sicurezza – MarkView for Human Resources
Records Processing limita l’accesso alle informazioni correlate
al personale. Ciò consente l’ottemperanza alle normative quali
HIPAA, EEOC (Equal Employment Opportunity Commission,
Commissione per le Pari Opportunità Lavorative) e il Data
Protection Act (Legge sulla protezione dei dati) del Regno
Unito.
- Procedure di revisione più scorrevoli – La disponibilità online
dei documenti RU, accessibili tramite il sistema ERP, consente
di svolgere le procedure di revisione interne ed esterne in
meno tempo e con un minor numero di persone.
- Meno rischi – La collocazione dei documenti online elimina il
rischio di documenti smarriti o danneggiati.
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