MarkView for General Ledger Management
Automazione e controllo dei report finanziari
Il momento fondamentale di fine mese, di fine trimestre, o alla chiusura
d’esercizio, è centrato sul mastro generale (LG), cui giungono tutti
i movimenti finanziari. Affinché la chiusura avvenga senza problemi,
l’esattezza della registrazione del GL è un fattore cruciale. Inoltre deve
poter essere verificata rapidamente. Il controllo delle registrazioni su
GL richiede solitamente l’accesso ai documenti giustificativi correlati ai
pagamenti, alle ricevute e agli scontrini di credito e debito. Le aziende
pubbliche di grandi dimensioni sono sottoposte a ulteriori pressioni
in quanto la legge Sarbanes-Oxley ha anticipato la presentazione dei
moduli 10-Ks e 10-Qs. La legge infatti richiede maggiore accuratezza,
certificazione dei bilanci e produzione degli stessi in tempi più rapidi.
MarkView for General Ledger Management snellisce il processo di
chiusura rendendo disponibile sul modulo ERP GL la documentazione
associata a un movimento GL.
Registrazione nel libro giornale e autorizzazione
MarkView for General Ledger Management consente l’elaborazione dei
movimenti inseriti manualmente nel libro giornale, tramite un’immagine
elettronica della documentazione della registrazione. Una volta che il
documento associato a una registrazione a giornale è stato allegato a
un record ERP, il flusso di lavoro MarkView consente di inoltrarlo per
l’ottenimento di ulteriori autorizzazioni. Quindi un responsabile incaricato,
opportunamente selezionato, potrà accedere al documento tramite
un’interfaccia web e procedere all’autorizzazione. Inoltre è possibile
configurare il flusso di lavoro per la richiesta di autorizzazioni oltre
quella dell’utente della registrazione a giornale, anche se questo utente
dispone del livello di autorizzazione appropriato.
Accesso integrato approfondito ai documenti
giustificativi AP e AR
Con MarkView for General Ledger Management è possibile approfondire
il livello di visualizzazione della Contabilità fornitori e della Contabilità
clienti, dall’interno del modulo ERP GL. Quindi si potranno consultare
le fatture e le ricevute, comprensive dei documenti correlati. Il sistema
MarkView consente l’associazione permanente al record ERP, anche in
caso di scorrimento del record tra i diversi moduli.
Ad esempio, se un utente GL visualizza alcuni record nel modulo
GL, questi ha la possibilità di approfondire il livello di visualizzazione
su una registrazione giornale fino all’interfaccia ERP di immissione
fatture. All’avvio dell’interfaccia ERP viene automaticamente eseguita
l’interrogazione del record fattura correlato. Successivamente l’utente è
in grado di visualizzare tutti gli allegati associati al record della fattura.
Supporto per le registrazioni a giornale
manuali
Talvolta è necessario inserire manualmente alcune registrazioni
di credito e debito. Attualmente, l’intensificarsi della governance
aziendale richiede la documentazione scrupolosa di tali scritture
manuali. Il tracciamento della documentazione correlata diventa
particolarmente gravoso nei periodi di revisione contabile interna
o esterna. MarkView for General Ledger Management consente
di associare immediatamente i documenti alle scritture manuali.
Il generatore di codice a barre MarkView utilizza un modulo
web per la creazione di una copertina munita di codice a barre,
per l’identificazione di una determinata registrazione a giornale.
È possibile digitalizzare o inviare tramite fax i documenti
giustificativi al sistema MarkView; esso analizza il codice a barre
sulla copertina e identifica il nome del giornale. Quindi allega
automaticamente i documenti giustificativi alla registrazione.
Il processo opera anche per le registrazioni a giornale inviate
automaticamente via AP o AR. Eventuali ulteriori documenti
sono associabili alla registrazione anche successivamente alla
registrazione.
Vantaggi dell’automazione e del controllo dei
report finanziari
- Riduzione della documentazione – Il sistema MarkView
automatizza le funzioni aziendali fondamentali con
conseguente auto–documentazione dei processi.
- Maggior aderenza ai controlli interni – Tramite ripartizione
delle mansioni, processi unici e coerenti e ampiezza visiva sin
dalle prime fasi dei processi contabili, MarkView for General
Ledger Management offre una panoramica globale e affidabile
sui processi finanziari.
- Conformità in tempo reale – La funzionalità di tempo reale
del sistema MarkView non si limita alla fase di monitoraggio e
interviene anche nelle fasi di modifica dei processi.
- Report per registrazioni a giornale senza giustificativi –
Molte organizzazioni richiedono la presenza di documenti
giustificativi per tutte le registrazioni a giornale presenti nel
sistema ERP. Il sistema MarkView offre l’accesso tramite
web, per un periodo temporale limitato, a report del tipo
“Registrazioni a giornale prive di documenti”.
Clicca sul link qui sotto per saperne di più.
Mastro Generale
