MarkView for Asset Management Review
La gestione delle immobilizzazioni è una funzione delle Finanze con
utilizzo intensivo di documenti. Un gran numero di attività contabili
relative alle immobilizzazioni richiede documenti giustificativi quali
fatture, ordini di acquisto, contratti e richieste di proposte di gara:
- Controllo delle richieste di spesa in conto capitale conformemente alle
politiche aziendali, alla disponibilità del budget e ai GAAP (Generally
Accepted Accounting Principles, Principi contabili generalmente
accettati).
- Gestione e amministrazione del controllo, della reportistica, delle analisi
e della contabilità delle immobilizzazioni.
- Raccolta, revisione, elaborazione e controllo delle richieste di
acquisizione di immobilizzazioni, acquisti, capitalizzazioni, trasferimenti,
rettifiche, riclassificazioni, smobilizzi, attività di capital improvement
project (CIP, progetto di valorizzazione del capitale) e altro.
- Distribuzione dei report di gestione mensili correlati ai progetti di
capitale e alle immobilizzazioni.
- Riconciliazione mensile/trimestrale/annuale dei saldi e delle attività
patrimoniali con il mastro generale (GL).
- Assistenza, guida e riconciliazione degli inventari fisici delle
immobilizzazioni.
- Supporto informativo per gli analisti finanziari, il dipartimento tributario
e i revisori contabili.
Molte imprese di grandi dimensioni hanno sviluppato un modulo ERP
dedicato alle attività, per la registrazione di informazioni strutturate
quali tipo, numero, costo, capitalizzazione, ubicazione, assegnazione
e programmi di manutenzione. Ciò consente loro di ottimizzare le
operazioni inerenti il patrimonio. Tuttavia la difficoltà maggiore consiste
nel fatto che la documentazione correlata alle attività patrimoniali,
spesso necessaria, non è reperibile insieme ai dati ERP; solitamente
viene conservata in schedari separati. L’archiviazione, il recupero, la
copia, la spedizione e l’amministrazione generica dei documenti cartacei
inerenti il ciclo di vita del patrimonio assumono connotazioni poco
vantaggiose.
MarkView for Asset Management Review gestisce tutta la
documentazione correlata al patrimonio integrandola un modo uniforme
alle scritture contabili. Le fatture originali, le garanzie, i contratti e le
registrazioni per la manutenzione, i contratti assicurativi, i leasing, le
forniture, le immagini dell’immobile e altri documenti associati diventano
immediatamente accessibili all’interno del sistema ERP, insieme alla
stessa scrittura contabile stessa.
Associazione automatica dei documenti fattura
La gestione delle fatture del patrimonio avviene automaticamente, al
trasferimento della transazione nel modulo ERP. Ciò assicura il corretto collegamento alla scrittura contabile di pertinenza. MarkView
for Asset Management Review gestisce i documenti fattura in
modo trasparente, nel momento in cui avviene l’aggregazione
o la ripartizione delle transazioni, durante il processo di
trasferimento. In genere ciò avviene a partire dalla distribuzione
dei codici contabili del GL. Le fatture elettroniche collegate alle
registrazioni contabili corrispondenti sono allegate alla scrittura
contabile dell‘attività. A una stessa registrazione è possibile
allegare più immagini, qualora siano presenti più fatture. Inoltre
queste possono essere ripartite e attribuite a tutte le scritture
contabili patrimoniali di pertinenza. L’integrazione uniforme dei
documenti fattura elimina l’esigenza delle operazioni di copia e/o
di raggruppamento di fatture per riferimenti futuri. Né sarà più
necessario richiedere al dipartimento AP il documento originale.
L’indicizzazione delle scritture patrimoniali in
un solo passaggio
MarkView for Asset Management Review consente il processo
di indicizzazione con un solo passaggio, per la registrazione di
un’attività a partire da documenti senza fattura. Il documento
successivo viene recuperato da una coda di attesa di inserimento
dell’attività tramite il modulo ERP Assets Workbench. L’indicizzazione
dell’attività avviene quando il documento è visualizzato nel
browser. Una volta salvato, il documento e la scrittura contabile
dell’attività sono collegati in modo permanente.
MarkView for Asset Management Review crea una pagina
copertina dotata di codice a barre per i documenti e le registrazioni
esistenti. Nel caso in cui una scrittura contabile del GL sia già
associata a un documento giustificativo, MarkView for Asset
Management Review offre uno strumento per allegare uno
stesso giustificativo a una registrazione di attività esistente.
In alternativa è possibile configurare la soluzione affinché una
scrittura GL con allegato invii lo stesso allegato a una coda di
attesa di inserimento, in funzione dei criteri di codifica del GL.
Tracciati audit completi
MarkView for Asset Management Review offre un tracciato di
revisione contabile per il ciclo di vita dell’attività. La cronologia
e l’accesso indipendente via web alle informazioni correlate,
comprendenti dati strutturati e documenti non strutturati,
consentono una maggiore efficienza in termini di auditing
interno ed esterno.
I vantaggi dell’automazione della gestione
delle attività
- Procedure di revisione più uniformi – La disponibilità online
dei giustificativi delle attività, accessibili tramite il sistema
ERP, consente di svolgere le procedure di revisione interne ed
esterne in meno tempo e con un minor numero di persone.
- Riduzione dei costi di revisione contabile – L’interfaccia
indipendente di MarkView for Asset Management Review
consente ai revisori modalità operative più rapide e determina
una riduzione progressiva dei costi di auditing.
- Revisioni contabili più rapide – L’accesso immediato ai
documenti giustificativi accelera il processo di auditing.
Eliminazione dei ritardi dovuti a documenti mancanti.
© 2010 Kofax, Inc. Tutti i diritti riservati. Kofax e il logo Kofax sono marchi o marchi registrati di Kofax, Inc. negli Stati Uniti e negli altri paesi. (02.2010)
- Riduzione dei costi amministrativi – Abolizione dei costi per
la spedizione dei documenti e per la conservazione fisica dei
documenti, ad esempio per: spazi negli uffici, scaffalature,
archivi esterni, apparecchiature per microfiche e altro. Niente
più sprechi di tempo alla ricerca di documenti smarriti o
archiviati in modo errato.
- Maggiore produttività per il personale di contabilità – Le potenzialità di servizio indipendente di MarkView for Asset
Management Review determinano una riduzione di richieste
alla Contabilità, che potrà dedicarsi ad altre attività.
- Potenziamento del controllo e della conformità
– La maggiore affidabilità data dall’ottimizzazione del flusso di
lavoro e la registrazione automatica dei movimenti all’interno
del tracciato di revisione contabile, contribuiscono ad
aumentare la conformità della Contabilità agli standard aziendali
e alle normative vigenti quali la legge Sarbanes-Oxley.
- Sfruttamento degli investimenti ERP esistenti
– La Contabilità continuerà a utilizzare l’interfaccia e gli
strumenti ERP esistenti, assicurando l’accettazione rapida
dei processi ottimizzati e riducendo le ore da dedicare alla
formazione.
- Reportistica finanziaria più accurata – L’approccio di
MarkView for Asset Management quale “fonte unica di verità”,
è caratterizzato dall’integrazione uniforme con il sistema ERP.
In tal modo si prevengono le discrepanze dei dati finanziari
aumentando al contempo il grado di precisione della reportistica
correlata.
Clicca sul link qui sotto per saperne di più.
Fixed Asset Management
