MarkView for Expense Receipt Management
Rapidità e precisione nell’elaborazione delle
ricevute
MarkView for Expense Receipt Management ottimizza il processo
del rimborso spese, alleggerendo il carico di lavoro del dipartimento
Contabilità fornitori (AP), dei responsabili per le autorizzazioni e
del personale. Il dipartimento AP aumenta il livello del servizio di
elaborazione dei report di spesa del personale; allo stesso tempo
mantiene la conformità alle politiche aziendali inerenti le note spese.
Sedici anni di esperienza maturata nei sistemi di gestione delle note
spese basati su ERP, hanno consentito a Kofax la creazione di una
soluzione vantaggiosa e ricca di funzionalità, configurabile e utilizzabile
in modo rapido. La soluzione elimina la fase di inoltro delle ricevute
cartacee ai diversi dipartimenti dell’organizzazione, effettuato in genere
tramite posta interna o esterna. La soluzione trasferisce le ricevute
online e le associa ai report di spesa corrispondenti. Ciò consente
lo snellimento della gestione delle note spese e l’eliminazione dei
rallentamenti associati ai processi basati sui documenti cartacei.
Il processo di MarkView for Expense Receipt
Management
Il processo di rimborso spese con MarkView for Expense Receipt
Management è conveniente e intuitivo: il sistema consente di eliminare
la fase di invio delle ricevute cartacee ai fini della revisione.
Il primo passaggio prevede l’inserimento del report di spesa da parte del
dipendente, utilizzando il modulo ERP per la gestione delle note spese.
All’invio del report, il sistema MarkView genera una pagina di conferma,
perfettamente integrata nell’applicazione ERP. La pagina comprende un
codice a barre che associa le ricevute al report di spesa inviato online.
Il dipendente invia le ricevute via fax al server fax di Kofax, utilizzando
come copertina la pagina di conferma munita di codice a barre.
Il sistema MarkView riconosce il codice a barre e associa
automaticamente le ricevute al report di spesa presente nell’applicazione
ERP. I responsabili delle autorizzazioni di spesa effettuano le verifiche
online, accedendo alle ricevute direttamente dall’interfaccia del modulo
ERP con un solo clic del mouse. Durante la fase di controllo dei report
di spesa presenti nel modulo ERP fornitori, il dipartimento AP visualizza
automaticamente le ricevute correlate.
La fattura presente nell’applicazione ERP fornitori, creata dal report di
spesa per il rimborso spese, riporta in allegato le ricevute.
Funzionalità di MarkView for Expense Receipt
Management
- Acquisizione automatica delle ricevute tramite una copertina
fax dotata di codice a barre, generata da MarkView.
- Collegamento automatico delle ricevute ai report di spesa
nell’applicazione ERP e alle fatture corrispondenti, anch’esse
presenti nel modulo ERP fornitori.
- Revisione in successione o in parallelo delle ricevute di spesa
da parte del responsabile del dipendente e dai professionisti
del dipartimento Contabilità fornitori.
- Supporto per tutti i processi di spesa, tra cui: autorizzazione del
responsabile, revisione AP, richiamo da parte del dipendente,
nuovo invio, saldo parziale e rifiuto.
- Creazione di un tracciato di revisione permanente a ogni utilizzo
del sistema da parte di dipendenti, responsabili e specialisti AP.
- Il monitoraggio del volume di spesa complessivo offre un
maggior numero di dati al dipartimento AP. Questo inoltre può
richiedere informazioni sui singoli report di spesa.
- Il sistema si adatta alle politiche proprie di ciascun cliente. Se
necessario, è prevista la configurazione di attributi quali i livelli di
autorizzazione per dipartimento AP e per responsabile, i promemoria
per le ricevute mancanti e il livello di costo per le ricevute.
- Integrazione con MarkView for Project Re-billing per fornire le
immagini delle ricevute quali giustificativi di spesa correlati alle
fatture clienti.
Condivisione della conoscenza acquisita da
anni di esperienza
Kofax garantisce l’integrazione e il supporto completo di
MarkView for Expense Receipt Management all’interno di
qualsiasi ambiente aziendale. Kofax conosce approfonditamente
le esigenze della gestione dei processi di viaggio e delle note
spese. L’offerta si configura e si adatta alle esigenze specifiche di
ciascuna organizzazione. Lavoriamo a fianco dei nostri clienti per
la definizione degli obiettivi, la delineazione delle esigenze e per
l’attuazione di una soluzione mirata al conseguimento dei traguardi.
Lo sfruttamento della potenzialità di una soluzione completa offre
chiari vantaggi. MarkView for Expense Receipt Management fonde
in sé le migliori pratiche ed è stato sottoposto a test e verifiche.
Rispetto a un’applicazione personalizzata, i tempi di implementazione
sono nettamente più rapidi ed economicamente più vantaggiosi.
MarkView for Expense Receipt Management consente l’immediato
utilizzo del sistema da parte dell’intera organizzazione. MarkView
for Expense Receipt Management aumenta la funzionalità
dell’applicazione ERP per le note spese, sfruttandone al contempo la
sicurezza e le gerarchie di autorizzazione.
I vantaggi della soluzione MarkView for
Expense Receipt Management
- Aumento di produttività – Un sistema di rimborso spese
completamente automatizzato che alleggerisce il carico di
lavoro per tutte le parti coinvolte nel processo: il dipendente, il
responsabile, e la Contabilità fornitori.
- Maggior precisione nei rimborsi spese – Il sistema assicura
la conformità alle politiche aziendali inerenti i report di spesa.
L’inoltro dei report di spesa per l’autorizzazione non si innesca
fino all’avvenuta presentazione delle ricevute.
© 2010 Kofax, Inc. Tutti i diritti riservati. Kofax e il logo Kofax sono marchi o marchi registrati di Kofax, Inc. negli Stati Uniti e negli altri paesi. (03.2010)
- Riduzione dei tempi di ciclo dei rimborsi – Eliminazione del
tempo di attesa per l’invio della ricevuta.
- Maggiore accuratezza nell’acquisizione delle spese – per
le società di servizi che hanno esigenza di fatturare ai clienti le
spese sostenute.
- Nessuna necessità di formazione per il personale –
L’interfaccia utente è intuitiva e perfettamente integrata con
l’applicazione ERP per la gestione delle note spese.
- Assenza di strumenti di accesso separati – MarkView for
Expense Receipt Management si integra perfettamente con
l’interfaccia ERP per la gestione delle spese.
- Aumento del controllo interno – Il dipartimento AP e i revisori
accedono online alle ricevute, associate in modo permanente
ai report di spesa creati con l’applicazione ERP. Ciò consente un
potenziamento dei controlli.
- Riduzione dei costi di amministrazione – Eliminazione dei
costi di spedizione, di conservazione e di recupero dei report di
spesa.
- Servizio più rapido per i dipendenti – Il dipartimento AP
accede ai report in modo immediato e risponde velocemente
alle richieste.
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