MarkView Document Library
Ottimizzazione della gestione dei documenti
Uffici senza carta: mitologia? La rivista Forbes afferma che la previsione
che affermava “mai più carta negli uffici” si è rivelata la valutazione più
infondata della storia della tecnologia1. In realtà, i progressi in campo
tecnologico hanno determinato volumi cartacei ancora maggiori. I
documenti cartacei espongono le organizzazioni a rischi e costi inutili,
che è possibile ridurre solo con l’ausilio di un sistema di gestione di
documenti di diverso formato.
Gestione di tutte le tipologie di documenti
È lecito affermare che data l’enorme quantità di informazioni aziendali su
supporto cartaceo, i sistemi che si limitano a gestire solo i documenti
elettronici non riescono ad acquisire un grande patrimonio informativo.
L’utilizzo di sistemi separati per i documenti in formato cartaceo ed
elettronico presentano il rischio di acquisire più versioni dello stesso
documento, aumentando quindi il carico di lavoro per coloro che lo
ricercano. MarkView Document Library è un’applicazione standalone
per l’indicizzazione e il recupero di documenti MarkView e non, in grado
di gestire tutti i tipi di documenti. MarkView Document Library accetta
l’alimentazione di documenti cartacei dai sistemi Kofax Capture e server
fax.
MarkView Document Library gestisce inoltre i documenti elettronici.
Qualsiasi utente, se provvisto di autorizzazione appropriata, può
aggiungere o recuperare i documenti da un’interfaccia basata su
browser, in modo assolutamente semplice. Il salvataggio dei documenti
mantiene intatto il formato file originario.
Gestione della Libreria di documenti
Tramite l’utilizzo dell’interfaccia di amministrazione di MarkView
Document Library, basata su browser, gli amministratori creano una
tipologia di documenti e vi attribuiscono proprietà che ne consentono la
ricerca e il recupero. Oltre a quelle predefinite del sistema, è possibile
creare proprietà specifiche personalizzate. La sicurezza viene garantita
in quanto gli amministratori definiscono i privilegi di accesso dei gruppi
utenti in funzione del tipo di documento. Inoltre i privilegi del livello di
gruppo sono applicabili a istanze singole di un documento.
Un’informazione definita con codice a barre implementa l’archiviazione
automatica. Qualora l’informazione del codice a barre non esegue
l’indicizzazione appropriata del documento, MarkView Document Library
inoltra quest’ultimo a un elenco di documenti non archiviati. Qui un
utente autorizzato inserisce le informazioni delle proprietà, passando per
la pagina dei dettagli del documento.
Ricerche rapide, con semplicità
La difficoltà fondamentale degli utenti delle informazioni
aziendali è la prontezza di recupero di documenti
immediatamente necessari. MarkView Document Library
predispone agli utenti una funzione di ricerca intuitiva, che
esegue le ricerche per nome, nome file, data di creazione,
creatore, tipo di documento, testo, e valori di proprietà definiti
al momento dell’archiviazione. La ricerca testo è in grado di
effettuare la ricerca di parole chiave, all’interno di testi contenuti
in gruppi di documenti, anche di formato file differente. La
ricerca è assistita da caratteri jolly.
La funzione di ricerca applica le regole di sicurezza create
nella fase del setup del sistema. Quindi, la visualizzazione dei
documenti restituiti dalla ricerca riporta solo quelli cui l’utente ha
accesso.
La fonte unica di verità
MarkView Document Library offre “un’unica fonte di verità”.
Con i sistemi di gestione multipla dei documenti (ovvero del
formato cartaceo ed elettronico), si verifica la possibilità di
salvare diverse versioni elettroniche dello stesso documento,
memorizzate in schedari diversi. Ciò determina un’enorme
spreco di lavoro per la ricerca delle diverse versioni e la
successiva riconciliazione con l’originale. Aumentano le
probabilità di errore. Le procedure di audit diventano complicate
e richiedono più tempo. MarkView Document Library bypassa
questi problemi. Il documento memorizzato online assume
lo stato di sorgente unico e vero: i documenti cartacei sono
eliminati.
I vantaggi di MarkView Document Library
Riduzione dei costi amministrativi – Abolizione dei costi per
la spedizione dei documenti e per la conservazione fisica dei
documenti, ad esempio per: spazi negli uffici, scaffalature,
archivi esterni, apparecchiature per microfiche e altro. Niente più
sprechi di tempo alla ricerca di documenti smarriti o archiviati in
modo errato.
- Aumento della produttività – I responsabili che accedono
ai documenti non devono più spendere tempo e denaro per
trovare, fotocopiare e spedire i documenti.
- Maggior controllo – MarkView Document Library quale
fonte unica di verità, consente una maggiore conformità
agli standard aziendali e alle normative legali quali la legge
Sarbanes-Oxley.
- Procedure di revisione semplificate – La disponibilità della
documentazione accessibile online tramite browser, consente
di svolgere le procedure di revisione interne ed esterne in
meno tempo e con un minor numero di persone.
- Nessuna esigenza di formazione per il personale –
L’interfaccia è semplice e intuitiva, basata su browser.
Generalmente gli utenti non necessitano di assistenza per
l’utilizzo del sistema.
- Facilità di sfruttamento – Accesso e amministrazione sono
basati su browser: MarkView Document Library si adatta a tutti
i moderni ambienti informatici aziendali.
© 2010 Kofax, Inc. Tutti i diritti riservati. Kofax e il logo Kofax sono marchi o marchi registrati di Kofax, Inc. negli Stati Uniti e negli altri paesi. (02.2010)
- Estensioni configurabili – È possibile configurare MarkView
Document Library in base alle esigenze specifiche dei clienti.
Il team Kofax professional services può estendere MarkView
Document Library anche nelle aree di elaborazione in batch,
flussi di lavoro, ricerca avanzata e archiviazione automatica di
volumi elevati di documenti.
¹ Burning Questions, Final Answers, Forbes ASAP staff, Forbes ASAP, May 28, 2001.
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