MarkView for Accounts Receivable Exception Processing
Attivazione di processi efficienti per la Contabilità clienti
Un processo efficiente per la Contabilità clienti (AR) influisce in modo
diretto e positivo sul cash flow, riduce il credito inesigibile e il numero di
giorni medio per ricevere il pagamento (DSO). Inoltre aumenta il valore
delle relazioni con i clienti. MarkView for Accounts Receivable Exception
Processing semplifica considerevolmente i processi del ciclo di vita
AR, compresi la gestione dei crediti e l’attribuzione degli incassi. Allo
stesso tempo potenzia i controlli interni tramite la riduzione di costi e
l’accrescimento della soddisfazione del cliente.
L’attribuzione dell’incasso – Il blocco
Per le organizzazioni AR l’attribuzione dell’incasso costituisce spesso
una difficoltà, persino nei casi di raccolta bancaria e pagamenti
elettronici. Solitamente la raccolta degli incassi postali non contiene
informazioni sufficienti per la corretta allocazione degli incassi. Se
l’attribuzione dell’incasso non avviene in automatico tramite il sistema
ERP, il personale incaricato della gestione incassi si trasforma in
detective, psicologo e traduttore. Si tratta infatti di decifrare, ricercare,
risolvere e spiegare gli acconti, gli eventuali incassi doppi e quelli in
eccesso. L’invio elettronico non include le notifiche di rimessa complete,
in un formato standard. Quindi il personale AR deve ricorrere ai
documenti giustificativi, che siano avvisi di rimessa, scontrini, bolle di
consegna, fatture originali o ordini di acquisto originali. Le organizzazioni
migliori tentano di allocare gli incassi nel giorno in cui avvengono;
tuttavia il dispendio di tempo del processo di risoluzione costituisce un
ostacolo critico per il conseguimento di tale livello di servizio.
MarkView for Accounts Receivable Exception
Processing
MarkView for Accounts Receivable Exception Processing elimina
gran parte dei fastidi caratterizzanti il processo attuale di attribuzione
degli incassi. Offre la possibilità di associazione automatica degli
assegni, degli avvisi di rimessa e di altri giustificativi alle informazioni
di pagamento registrate nel sistema ERP. I pagamenti non allocati
sono inoltrati (online) ai responsabili di pertinenza, unitamente alle
informazioni di accompagnamento. Il personale ricerca a imputa
l’incasso in tempi ragionevoli. Ora sarà possibile visualizzare online
i dati pertinenti, senza dove ricercare le informazioni in altri sistemi, in
schedari o fax.
L’utilizzo dello strumento di ricerca web di MarkView consente agli utenti
di interrogare i record delle ricevute direttamente nell’ambiente ERP. Ciò
consente loro l’accesso online a informazioni supplementari, ad esempio
le immagini delle ricevute.
Gestione del credito
La gestione del credito è un’attività di qualificazione dei
clienti potenziali e istituisce una base solida per tutte le altre
funzioni AR. Attualmente, i processi inerenti il controllo del
credito sono caratterizzati da un uso intensivo di documenti
cartacei. I responsabili inseguono costantemente report, fax
documentazione finanziaria, email, report di analisi e altre forme
di documentazione di supporto. Tali quantità disarticolate di
documenti contengono dati fondamentali, necessari ai manager
per le decisioni concernenti i potenziali.
MarkView for Accounts Receivable Exception Processing
consente l’acquisizione online di queste informazioni.
I responsabili per il credito accedono facilmente alle informazioni
passando per il sistema ERP. In tal modo si eliminano i continui
andirivieni con gli schedari, i documenti smarriti o male
archiviati, le fotocopie, le stampe, le spedizioni postali e i fax.
Tutti accedono in modo sicuro alle informazioni. Un responsabile
del credito di Londra assume una decisione inerente un cliente
globale, sulla base di ricerche effettuate dalla sua controparte
di New York. I documenti e le informazioni sono disponibili per
entrambi, online, nello stesso momento.
I vantaggi
Aumento di produttività in molti aspetti del ciclo di vita AR:
- Produttività nell’attività di attribuzione degli incassi.
L’allocazione degli incassi è immediata poiché i documenti
giustificativi sono accessibili velocemente. L’incasso ricevuto
viene attribuito in modo corretto.
- Efficiente gestione del credito. I manager del credito possono
operare scelte sulla base di informazioni disponibili in qualsiasi
punto dell’azienda, a prescindere dalla sede in cui si trovano.
L’acquisizione del cliente potenziale è rapida e al contempo
l’organizzazione non si espone al rischio di insolvibilità dei clienti.
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