MarkView for Accounts Payable Automation
Riduzione dei costi di elaborazione e
potenziamento dei controlli
MarkView for Accounts Payable Automation ottimizza l’elaborazione
delle transazioni tramite l’implementazione di buone pratiche,
l’integrazione delle informazioni correlate e lo sfruttamento del
sistema ERP esistente. Il Centro servizi condivisi delle finanze
utilizza MarkView for Account Payable Automation a livello esteso
attraverso l’azienda, integrando le linee aziendali con i centri
geografici. I benefici sono evidenti: le aziende riducono i costi e gli
errori, aumentano la visibilità e la rapidità, potenziano i controlli e
massimizzano il cash-flow.
Aumento del controllo finanziario, miglioramento
del servizio e riduzione dei costi
MarkView for Account Payable Automation consente ai professionisti
AP la visualizzazione online delle fatture durante l’intero processo di
autorizzazione e pagamento. Ciò rafforza i controlli, massimizza la
produttività e ridimensiona i costi. L’acquisizione nel sistema ERP
avviene nel giorno di ricezione della fattura e quindi si pone fine al
lavoro di fine mese per la ricerca delle competenze, in quanto le
informazioni acquisite sono costantemente monitorate e riportate nel
sistema fornitori ERP e MarkView. Un archivio unico per tutte le
fatture, comprendente i giustificativi correlati e la cronologia di
elaborazione, aumenta il potere di controllo aziendale. Inoltre riduce
enormemente i rischi di doppi pagamenti, pagamenti eccedenti il
dovuto reale, errori e frodi.
MarkView for Account Payable Automation aumenta
considerevolmente la produttività del personale AP, consentendo di
creare rapporti fra i dipartimenti senza aggiungere persone o
riassegnare le risorse. La gestione di cassa è ottimizzata: ciascuna
fattura è gestita dal momento della ricezione fino al pagamento; le
regole operative garantiscono vantaggi di scambio tra puntualità del
saldo, potenzialità di sconto e penali dovute a ritardati pagamenti.
Questo tipo di automazione genera una riduzione di costi e assicura
la soddisfazione del cliente. L’integrazione tra MarkView for Account
Payable Automation e l’applicazione fornitori ERP significa un’unica
immissione dei dati di pertinenza nel solo sistema ERP. In tal modo
si crea una fonte di verità assoluta che si traduce nella riduzione dei
costi di proprietà.
Personale incaricato e fornitori possono accedere in modo
indipendente allo stato del pagamento, via web, con considerevole diminuzione delle onerose richieste di informazioni al
dipartimento AP. L’accesso online alle informazioni correlate
alla contabilità inoltre riduce sensibilmente i tempi, le
difficoltà e i costi di auditing.
Una soluzione eccellente che si pone come reale
complemento del sistema ERP esistente.
Sfruttamento del sistema ERP esistente
Il processo di acquisizione e gestione dei dati di fatturazione
di Kofax Capture è interamente automatizzato e veloce. Esso
consente alle aziende di di realizzare l’ottimizzazione e
l’automazione dei processi di approvvigionamento globali in
modo completo. Inoltre Kofax Transformation Modules offre
procedure intelligenti per la classificazione, l’estrazione e la
convalida dei dati. La maggior parte dei costosi sistemi ERP
non sono sfruttati appieno. Ciò dipende dalla mancata
ottimizzazione dei processi aziendali con i quali essi
interagiscono. Gli stessi volumi di email, fax e ammassi di
carta in entrata e in uscita permangono ben oltre il termine
dell’implementazione ERP. Tuttavia la tempestiva acquisizione
delle fatture con Kofax Capture e Transformation Modules,
consente alle aziende di ottenere la reale automazione del
processo di approvvigionamento, dalla richiesta al
pagamento. Anni di esperienza e centinaia di progetti
realizzati hanno consentito a Kofax di cristallizzare le migliori
pratiche in flussi di lavoro liberi da blocchi informativi. In tal
modo è possibile ottimizzare i processi AP.
MarkView for Account Payable Automation consente la
gestione delle transazioni accompagnate da PO o meno. Le
fatture con approvazione preliminare o con PO, ottimizzano i
lenti processi di risoluzione delle controversie. Le
informazioni correlate sono acquisite automaticamente,
estratte e convalidate. Quindi saranno inviate al responsabile
di pertinenza. MarkView for Account Payable Automation fa
sì che tutte le informazioni e gli strumenti siano
immediatamente accessibili agli utenti, al fine di risolvere le
controversie o i sospesi e autorizzare il pagamento della
fattura. MarkView consente l’accesso online ai dati della
fattura o dell’ordine di acquisto e in tal modo diminuisce
considerevolmente i costi e i tempi di recupero delle
informazioni da parte del dipartimento AP.
MarkView for Account Payable Automation importa
direttamente in AP le fatture fornitore senza ordine di
acquisto, ottimizzando il processo di codifica e
autorizzazione. Inoltre l’applicazione sfrutta la sicurezza e le
gerarchie di approvazione del sistema ERP per inoltrare la
fattura al responsabile operativo pertinente, tramite un link
inviato via email. Alla ricezione il responsabile apre il
collegamento. quindi visualizza la fattura tramite browser, per
la revisione, la codifica e l’autorizzazione. I centri di costo,
procedura lenta e difficile da ricordare, vengono attribuiti in
modo esatto alla prima immissione dei dati con MarkView.
Successivamente saranno raffrontati e convalidati con le
tabelle ERP, in tempo reale. Il responsabile non dovrà fare
altro che autorizzare o rifiutare, portando il processo alla sua
conclusione.
Facile accesso ai dati
MarkView for Account Payable Automation integra un
prodotto leader per l’acquisizione, la classificazione,
l’estrazione di informazioni e la convalida dei documenti con
un set completo di flussi operativi basati sulle migliori
pratiche. L’interazione tramite browser web è del tutto simile
a quella basata su documenti cartacei. MarkView for Account
Payable Automation offre un processo aziendale unico e
coerente per ogni tipo di supporto: cartaceo, fax, EDI, fattura
elettronica e altri. Senza tralasciare i ruoli, le posizioni e i
modelli operativi. Note, appunti, evidenze, commenti e azioni
sono applicati direttamente sul documento elettronico.
L’accesso ai documenti tramite web, disponibile per le
persone interne o esterne all’azienda, amplia i limiti di
coinvolgimento nel processo, oltre il singolo dipartimento AP.
I responsabili operativi e i fornitori possono utilizzare il
sistema senza formazione, in quanto i moduli e le schermate
sono assolutamente semplici e intuitivi. Il processo aziendale
assume coerenza in quanto tutte le fonti informative vengono
acquisite e disposte su un’interfaccia unica e familiare.
MarkView for Account Payable Automation è l’unico software
applicativo per l’automazione completa della Contabilità
fornitori prodotto da una sola azienda.
I vantaggi di MarkView for Account Payable
Automation
- Riduzione dei tempi di ciclo, con conseguente aumento di
soddisfazione dei clienti interni ed esterni e ottimizzazione
del cash-flow. La puntualità dei pagamenti consente
l’accesso alle politiche di sconto, elimina le penali di ritardo
e diminuisce la possibilità di pagamenti duplicati dovuti a
doppio invio della fattura da parte del fornitore.
- Stop ai documenti smarriti o archiviati in modo errato.
L’acquisizione online delle fatture è immediata, senza
smarrimento o errori di archiviazione. Non vi sarà più
necessità delle operazioni di copia, fax e reinvio delle
fatture.
- Riduzione dei costi di spedizione e conservazione dei
documenti. Le fatture non dovranno più essere inviate via
posta per motivi di controllo e autorizzazione, né sarà
necessaria la conservazione fisica delle stesse.
- Aumento di produttività dato dalla riduzione dei tempi di
preparazione e autorizzazione delle fatture, di gestione delle
richieste dei fornitori e dei tempi di elaborazione in backoffice.
- Visualizzazione dei tracciati cronologici per le esigenze
di auditing. Grazie alla gestione online dei documenti
giustificativi dei movimenti di competenza AP, le aziende
dispongono di maggiore efficienza nei processi di auditing.
La gestione delle richieste delle fatture e dei documenti
correlati avviene online, con accesso indipendente.
- Riduzione o eliminazione delle multe e delle penali
correlate a procedure di revisione errate o a mancata
conformità.
- Miglioramento degli standard e del monitoraggio delle
performance. I dati acquisiti in tempo reale agevolano la
favorevole evoluzione del processo. Il costo per singola
fattura o per elemento di riga di fattura divengono punti di
riferimento accessibili in modo rapido.
- Aumento del controllo e della visibilità. I flussi operativi
automatizzati consentono il potenziamento di politiche di
controllo quali la suddivisione in tranche isolate, ad esempio
l’elaborazione delle fatture e gli obblighi di manutenzione da
parte del fornitore. Il dipartimento AP dispone di una
prospettiva limpida all’interno dei processi, riuscendo a
evitare e a rilevare perdite dovute a frodi.
- Riduzione dei costi per il recupero dei dati in seguito a
sinistri o disastri. La gestione delle informazioni inerenti i
processi fondamentali avviene online. Ciò agevola il
trasferimento dei dati su archivi esterni.
- Diminuzione degli errori di processo che determinano
attività non produttive, richieste di informazioni da parte dei
fornitori e pagamenti errati, duplicati o in ritardo.
- Riduzione dei costi di conformità. I processi automatizzati
agevolano le pratiche di conformità alla legge Sarbanes-
Oxley.
- Ottimizzazione della qualità e della coerenza.
L’automazione e l’accuratezza delle procedure di estrazione
e convalida dei dati consentono il contenimento dei costi in
termini di installazione e manutenzione.
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