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Contatto
L’utilizzo sempre più diffuso della posta elettronica ha determinato nelle organizzazioni con un alto tasso di comunicazioni provenienti dai clienti un incremento annuo del traffico e-mail pari al 70%. La rapidità di risposta e reazione a questo tipo di comunicazione è un aspetto fondamentale per garantire al cliente un’esperienza positiva.
Per automatizzare i processi documentali e conseguire eccellenza operativa e riduzioni sostenibili dei costi, è importante acquisire la corrispondenza e-mail e altri documenti al loro punto di ingresso nell’organizzazione. Tali informazioni vanno quindi convertite in informazioni digitali disponibili per i vari processi e trasmesse ai flussi di lavoro, ai processi e alle applicazioni di pertinenza.
Kofax offre potenti funzionalità per l’acquisizione di comunicazioni e-mail e allegati, tra cui:
Grazie a questa ampia gamma di funzionalità, è possibile avviare i processi aziendali al momento stesso della ricezione di un messaggio e-mail, senza che sia necessario intervenire manualmente o stampare alcun documento. I vantaggi derivanti sono molteplici:
Grazie alle soluzioni Kofax, un produttore a livello globale ha implementato un processo di gestione delle note spese centralizzato e completamente automatizzato. I dipendenti, dislocati nelle diverse sedi in tutto il mondo, inviano le note spese con i relativi allegati (report, ricevute, fatture e così via) a un indirizzo e-mail centralizzato per l’elaborazione diretta.
Risultati: tempi di risposta ridotti, minor numero di chiamate, servizio migliore e maggiore soddisfazione dei dipendenti, infrastruttura consolidata vantaggiosa e risparmi significativi.
Una compagnia di assicurazioni statunitense ha implementato un sistema centralizzato di acquisizione ed elaborazione diretta di tutte le comunicazioni e-mail provenienti dai clienti. Grazie alla classificazione e all’estrazione di metadati, viene avviata la trasmissione delle informazioni digitali ai processi e al personale di pertinenza. I documenti relativi alle richieste di indennizzo vengono rapidamente consolidati con conseguente riduzione dei tempi di elaborazione delle pratiche, mentre i contratti ed altri documenti possono essere velocemente condivisi con i broker.
Risultati: maggiore efficienza operativa, migliore assistenza clienti, maggiore tempestività nella gestione delle richieste di informazioni, maggiore efficienza nella gestione delle polizze, degli indennizzi e delle fatture.
L’acquisizione e l’elaborazione diretta di corrispondenza e-mail e documenti ha consentito ad una banca statunitense di semplificare e velocizzare i processi di documentazione di portafogli e asset. Per garantire la conformità con le normative sulla riservatezza e la sicurezza dei dati, tutti i messaggi e-mail e gli allegati vengono indicizzati e trasmessi alle applicazioni mediante crittografia SSL e convalida dell’origine e dell’indirizzo IP di provenienza. Il flusso di dati è monitorato all’interno dell’organizzazione, dal punto di immissione, attraverso i vari punti di contatto e fino all'archiviazione definitiva.
Risultati: accesso rapido e protetto alle informazioni importanti, integrazione diretta con i processi di gestione degli asset e dei portafogli, migliore assistenza clienti e riduzione degli interventi manuali e dei costi.
La piattaforma di acquisizione Kofax consente a numerosi clienti di consolidare l’acquisizione di tutte le fatture in entrata, siano esse sotto forma di allegati e-mail, fax o documenti cartacei. Le fatture vengono indicizzate con i relativi metadati al punto di ingresso e trasmesse al processo o all’applicazione di pertinenza.
Risultati: maggiore efficienza nell’elaborazione delle fatture, migliore qualità nell’elaborazione dei dati, migliore gestione di cassa, notevole contenimento di costi e migliori rapporti con i fornitori.
Le soluzioni Kofax offrono alle imprese tutti i vantaggi derivanti da una piattaforma unificata per l’acquisizione di dati e documenti di ogni tipo (e-mail, fax, documenti cartacei e formati elettronici) e per la comunicazione e lo scambio di informazioni.
