Datenerfassung

Datenerfassung bezeichnet die Identifikation und Extraktion der Daten eines gescannten Dokuments, häufig um diese an einen Workflow zur Weiterleitung und Bearbeitung im Rahmen eines Geschäftsprozesses zu senden. Zur Datenerfassung gehört auch optische Zeichenerkennung (OCR), mit der sie manchmal verwechselt wird. Allerdings ist eine Datenerfassungssoftware komplexer und leistungsfähiger, da sie gezielt spezifische Daten erfasst – meist aus einem Formular –, die in einem Geschäftsprozess benötigt werden. OCR dagegen konvertiert einfach gescannte alphanumerische Informationen in ein maschinenlesbares digitales Format.

Warum Datenerfassung allein nicht genügt

Die Datenerfassung aus strukturierten Formularen ist ein klar umrissener Prozess. (In einem strukturierten Formular sind die Art der Information und ihre Position auf dem Formular bereits vorher bekannt.) Viele Unternehmen erhalten allerdings auch zahlreiche Formulare, z. B. Rechnungen anderer Unternehmen, bei denen nicht vorher bekannt ist, wo sich die relevanten Daten befinden. Bei Rechnungen reicht Datenerfassung allein nicht aus, um zu erkennen, wo sich wichtige Informationen (Lieferant, Adresse, Artikel, Preise, Zahlungskonditionen usw.) befinden. Ebenso fehlt eine Verknüpfung der Rechnungen mit den zugehörigen Aufträgen. Außerdem spielt bei der Datenerfassung die Bildqualität der gescannten Dokumente eine wichtige Rolle. Bei Dokumenten mit farbigem oder gemustertem Hintergrund, Textmarkereinträgen oder, wenn sie schief eingezogen werden, liefert OCR eventuell falsche Ergebnisse. Um solche fehlerhaften Ergebnisse zu korrigieren, kann es erforderlich sein, den Scanner neu einzustellen und das Dokument (eventuell mehrmals) erneut zu scannen oder die elektronischen Daten per Tastatur zu korrigieren.

Kofax-Software - mehr als nur Datenerfassung

Kofax-Software erfasst nicht nur Daten, sondern automatisiert die Umwandlung geschäftsrelevanter Informationen von Papierdokumenten, Faxen und elektronischen Formaten in verarbeitungsfähige Informationen und leitet diese an Businesssysteme, Datenbanken, Workflows und Dokumentenarchive weiter. Beim Einsatz mit Dokumentenscannern verbessert Kofax-Software selbst bei schwierigsten Dokumenten, etwa durch Korrektur von schiefen Scans, automatisch die Bildqualität und liefert deutlich bessere Ergebnisse, die ein erneutes Scannen von Dokumenten überflüssig machen. Kofax ist mehr als Datenerfassung

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