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La captura de datos consiste en la identificación y extracción de datos a partir de un documento digitalizado, a menudo para enviarlos a un workflow para redirigirlos y emprender acciones como parte de un proceso de negocio.
La captura de datos incluye el reconocimiento óptico de caracteres (OCR, en sus siglas en inglés) aunque, a menudo, los dos términos se confunden. No obstante, el software de captura de datos es más complejo y valioso porque captura datos específicos y concretos, normalmente desde un formulario (que es necesario para soportar un proceso de negocio). En comparación, OCR es la conversión básica de cualquier información alfanumérica digitalizada en un formato digital reconocible por una máquina.
Por qué la captura de datos por sí sola no es suficiente
La captura básica de datos a partir de formularios estructurados es un proceso fácil de comprender (un formulario estructurado es aquel en el que tanto el tipo de información como su ubicación en el formulario se conocen de antemano). Sin embargo, muchas compañías también reciben una gran cantidad de documentos, como facturas de otras organizaciones. Los datos pertinentes en estos formularios pueden encontrarse en cualquier lugar de la página.
En el caso de facturas, la captura de datos por sí sola no identifica en qué parte de la página se encuentran los datos importantes (proveedor, dirección, artículos, precios, condiciones de pago y demás). Y no coteja las facturas con los pedidos de compra correspondientes.
Además, los resultados de la captura de datos dependen de la calidad de la imagen de los documentos digitalizados. Los documentos que tienen colores o patrones de fondo, que han sido marcados con rotulador o que se han doblado durante el proceso de digitalización pueden provocar que el OCR produzca malos resultados. Reparar estos malos resultados implica ajustar la configuración del escáner y volver a digitalizar el documento (en ocasiones, varias veces) o teclear manualmente las correcciones en los datos electrónicos.
El software de Kofax va más allá de la captura de datos
El software de Kofax va más allá de la captura de datos, ya que automatiza la transformación de información crítica para la empresa desde documentos en papel, fax y formatos electrónicos en información lista para procesar, y la incorpora a los sistemas, bases de datos, workflows y archivos de documentos de la empresa. El software Kofax también es compatible con escáneres de documentos, lo que acelera y mejora la calidad de imagen, incluso la de los documentos más difíciles, ofreciendo unos resultados de la captura de datos muchísimo mejores y eliminando la necesidad de volver a digitalizar los documentos.
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