Kofax Transformation Modules

Kofax Mailroom Automation (traitement automatisé du courier):

Dans bon nombre d’organisations, la journée de travail commence par la distribution de documents papier, d’e-mails et de fax aux différents départements, groupes et employés. Mais cette distribution manuelle exige une bonne connaissance de la structure organisationnelle, l’analyse du contenu des documents et le transfert physique du papier depuis la salle de courrier vers les divers départements, avec, pour conséquence, des retards de traitement et une augmentation des coûts de main-d’oeuvre, voire, dans certains cas, la perte de documents.

La solution Mailroom Automation de Kofax automatise la collecte et la distribution de tous les documents entrants :

• Indépendamment du mode de transmission – papier, fax ou e-mail
• Indépendamment du type de document – formulaires, pièces jointes, correspondance, factures, bons de commande
• A l’aide d’un processus éprouvé et sécurisé – utilisant la numérisation et la transmission électronique

Le résultat ? Des processus métier plus rapides et rationnalisés

Que vous ayez besoin d’une solution de traitement du courrier entrant dès son arrivée ou d’une solution départementale capable d’automatiser l’introduction des documents dans un processus métier unique, Kofax peut répondre à vos besoins dès aujourd’hui grâce à un cycle de mise à jour simple, adaptable à vos exigences futures.

Sans Kofax, le workflow est une véritable gageure !

Force est de constater que votre workflow présente un véritable potentiel. Kofax met à la disposition des organisations du monde entier une solution puissante et flexible, conçue pour classer automatiquement l’ensemble des documents, quel que soit leur format ou leur mode de transmission, et les distribuer dans un workflow électronique en vue de leur acheminement au département, groupe de travail ou à l’employé compétent pour un traitement immédiat.

Coup d’oeil sur les avantages

• Accélération des processus métier. La solution Mailroom Automation de Kofax est à même de classer et d’extraire un document en l’espace de quelques secondes, soit beaucoup plus rapidement qu’un être humain, réduisant ainsi le délai entre le moment où le document est reçu et celui où il peut être exploité par l’entreprise. La banque allemande ING DiBa a ainsi réduit le temps nécessaire pour traiter les demandes de crédit et les pièces jointes, ainsi que l’envoi d’une confirmation de réception au client à moins d’un jour, ce qui lui a permis d’améliorer considérablement le service clients et le taux de rétention des clients.
• Réduction des erreurs de traitement. En général, un individu classe 1 document sur 20 au mauvais endroit, voire plus si les documents sont complexes ou s’il est pressé par le temps. Les technologies de classification de Kofax offrent une précision sans précédent, qui réduit considérablement les erreurs.
• Amélioration de la conformité. Les solutions Kofax offrent un cadre contrôlé pour la collecte de données clients sensibles au point d’entrée et leur transfert rapide dans un système électronique sécurisé (de workflow ou de gestion du contenu, par exemple). Les puissantes capacités de validation des données garantissent en permanence l’exactitude des données, tandis que la classification précise permet d’appliquer de manière fi able des stratégies de sécurité et de rétention.
• Augmentation de la productivité du personnel. La classification et l’extraction manuelles des documents constituent une utilisation peu productive du capital humain. En automatisant ces processus, la solution Mailroom Automation de Kofax permet au personnel de se consacrer à des tâches à valeur ajoutée pour l’entreprise, telles que le service clients ou la résolution de requêtes.