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Analyse des besoins

Des consultants expérimentés de notre groupe Professional Services Group sont à votre disposition pour réaliser des enquêtes sur le terrain et analyser vos besoins en capture. Il s'agit généralement de la première étape de l'élaboration d'un cahier des charges détaillés, qui met en place un cadre commun pour le développement et l'installation d'un système adapté aux besoins spécifiques d'un utilisateur.

Lors de l'analyse sur le terrain, un consultant Kofax rencontre l'équipe dirigeante et le personnel d'exécution concerné afin d'examiner les opérations actuelles et de discuter de l'implémentation à laquelle le client souhaite aboutir avec l'aide du logiciel Kofax. Au cours de cet examen approfondi, le Professional Services Group accomplit les tâches suivantes :

• Il reconfirme le caractère général de l'application d'imagerie proposée et fixe les limites précises de l'étude.
• Il interroge les principaux employés en charge du traitement des documents visés par le projet.
• Il identifie, confirme et définit les objectifs commerciaux du projet.
• Il identifie l'environnement professionnel actuel et son impact sur le projet.
• Il identifie l'environnement système actuel et son impact sur le projet.
• Il suit la “piste des documents”, depuis la création jusqu'au traitement et à l'archivage des documents visés par le projet.
• Il examine les volumes traités, les contraintes en matière de débit et la qualité des documents.
• Il identifie les besoins en matière de traitement des formulaires. Pour ce faire, il examine une série de documents et formulaires représentatifs de ceux qui devront être traités à l'aide du système Kofax Capture.
• Il examine et identifie la méthode de séparation des documents et d'identification des formulaires la mieux adaptée à la configuration des classes de lots Kofax Capture.
• Il examine et identifie les besoins de l'utilisateur en termes de traitement et notamment la vitesse des opérations et du workflow souhaitée.
• Il examine et détermine le type et le nombre de champs d'index nécessaires pour atteindre les objectifs de l'utilisateur final en matière de capture de données.
• Il examine et identifie les règles de validation à appliquer à chaque champ d'index de la configuration des classes de lots.
• Il examine et détermine les conditions requises pour le transfert des données vers un système de gestion de contenu ou une base de données.

Au terme de l'analyse des besoins sur site, le Professional Services Group rédige un cahier des charges exhaustif exposant en détail les conclusions de l'étude, ainsi que les recommandations pour les classes de lots Kofax Capture et un plan d'implémentation complet. Ce cahier des charges précise notamment les points suivants :

• La méthode de séparation des documents et d'identification des formulaires
• Les types de documents
• Les types de formulaires
• Les champs d'index
• Les règles de validation des champs d'index nécessaires
• Le nombre et les types de stations Kofax Capture nécessaires pour faire face aux volumes actuels et futurs de documents à numériser.
• La procédure de transfert des données d'index et des images vers le système de gestion de contenu et/ou la base de données souhaité(e).

Ce document doit également identifier les principaux contacts et inclure une zone destinée à accueillir la signature pour approbation du revendeur et de l'utilisateur final. L'implémentation débute dès l'approbation du cahier des charges.

D'après le Professional Services Group, 40 heures sont généralement nécessaires pour cerner avec précision les exigences de l'utilisateur et les traduire dans un document de qualité, qui sera ensuite examiné et approuvé. Dans certains cas, une période plus longue peut toutefois s'avérer nécessaire. C'est notamment le cas lorsque le projet implique l'utilisation de nombreux formulaires différents, des règles de validation complexes, la modification en profondeur d'un script de communication existant, la création d'un nouveau script ou le développement d'un module personnalisé. Adressez-vous dès lors à nos chefs de projet du Professional Services Group pour bénéficier d'une évaluation précise de votre situation.