MarkView for Project Re-billing
Optimise le processus des dépenses à encaisser
pour une amélioration des revenus des services
professionnels
MarkView for Project Re-billing permet aux organisations de conseil et
du monde des services d’optimiser leurs revenus et leur rentabilité. En
exploitant la puissance de MarkView Financial Suite et en s’intégrant
entièrement aux modules PGI pour la Gestion de projets, la Comptabilité
fournisseurs, la Comptabilité clients et les Dépenses, MarkView for Project
Re-billing place toutes les informations sur les dépenses d’un projet à la
portée de toutes les personnes impliquées dans le projet et automatise le
processus de refacturation. Le processus de collecte et de traitement des
justificatifs de facturation, comme les reçus et les factures des fournisseurs,
pour facturer ou «refacturer» les clients ne demande plus de frais généraux
administratifs importants.
Une amélioration de la gestion de projet
En plus de gérer les tâches, les missions et les échéances d’un projet,
les chefs de projets doivent gérer le volume et la grande diversité des
documents papier générés par chaque projet – les factures des vendeurs,
les reçus des dépenses de voyages, etc. Accumuler toutes les informations
liées aux dépenses, chercher les informations manquantes et reproduire
les documents perdus sont des activités administratives qui détournent
l’équipe du projet de son objectif principal : atteindre les jalons du projet
en respectant le temps et le budget impartis. Automatiser le processus de
gestion des informations d’une façon entièrement intégrée au module de
gestion de projet du PGI élimine ces distractions et permet à l’équipe du
projet de se concentrer sur ses objectifs essentiels.
L’optimisation du processus de gestion du projet apporte un avantage
considérable lors de l’audit des projets. La disponibilité des justificatifs
depuis l’intérieur du système du PGI permet aux auditeurs internes et
externes d’effectuer des audits plus rapides et qui sollicitent moins les chefs
de projets.
Une refacturation précise et plus rapide
Les entreprises de services professionnels comme les services de conseil,
d’ingénierie et de gestion de la construction, font face à un défimajeur pour
refacturer à leurs clients les dépenses et investissements effectués pour
leurs projets. Même l’utilisation de suites de PGI comprenant des rapports
sur le temps de travail et les dépenses en ligne, des applications pour la
comptabilité fournisseurs, la gestion de projet et la comptabilité clients,
le défide gérer le papier pour le processus de refacturation persiste. Les
reçus de dépenses, les factures des fournisseurs et les feuilles de temps
papier entraînent des problèmes comme la perte de documents, l’oubli
de dépenses ainsi qu’une récupération et une redirection inefficaces.
Rassembler tous les justificatifs pour la facture d’un client peut se révéler
un processus compliqué, coûteux et fastidieux nécessitant d’importantes ressources administratives. Cela ralentit et complique le processus
de refacturation, ce qui a des conséquences négatives à la fois sur
les cycles de revenus et sur les relations avec les clients.
MarkView for Project Re-billing permet une présentation et une
synthèse précises des dépenses, des investissements et du travail.
Tous les documents liés au projet sont numérisés ou faxés dans
le système au début du processus. Les justificatifs de temps et
les reçus de dépenses sont envoyés en ligne grâce à MarkView
for Expense Receipt Management tandis que les factures des
fournisseurs sont capturées en ligne grâce à MarkView for Accounts
Payable Automation. Les justificatifs de toutes les autres dépenses
liées au projet comme les frais d’utilisation liés au kilométrage
des voitures de fonction et aux services de copie internes sont
automatiquement joints à l’archive des dépenses du projet
correspondant.
Dans une suite d’applications PGI intégrée, les dépenses, la maind’oeuvre
et les frais fournisseurs sont directement envoyés dans
le module Projets du PGI. Le module Facturation et Comptabilité
clients du PGI génère les factures clients à l’aide de ces
informations. Avec l’ajout de MarkView for Project Re-billing , tous
les justificatifs de facturation des clients sont rassemblés en ligne et
liés à l’archive des dépenses du projet correspondant. Cela permet
aux chefs de projet d’accéder aux données des dépenses liées
à leurs projets ainsi qu’aux images des justificatifs associés pour
toutes les dépenses du projet. Mieux encore, les justificatifs de
facturation de chaque dépense sont automatiquement rassemblés
en ligne lors de la génération de la facture du client. Ces justificatifs
peuvent ensuite être joints aux factures envoyées ou directement
présentés au client sur Internet.
Le déroulement des opérations de MarkView for Project Re-billing
définit la façon et le lieu où les justificatifs de refacturation sont
envoyés pour évaluation et approbation. La productivité des chefs
de projet et des employés de bureau augmente et l’efficacité de
la gestion de projet et du processus de refacturation du client
s’améliore, ce qui réduit les coûts de fonctionnement.
Les avantages de l’automatisation des
dépenses à encaisser
- Une amélioration de la gestion de projet – La redirection
automatique des documents en ligne simplifie tout le processus
de gestion de projet. Passer moins de temps sur des tâches
administratives permet aux chefs de projet de se concentrer sur
des tâches plus importantes.
- Une amélioration de la productivité – Pour chaque membre de
l’équipe du projet, le temps et les dépenses liés à la localisation, la
copie et l’envoi des documents sont éliminés et la charge placée
sur les épaules du chef de projet en est allégée.
- Une diminution des coûts administratifs – Les coûts de
transport des documents sont supprimés, tout comme les coûts
liés à l’espace de stockage physique : l’espace de bureaux, les
meubles de classement, le stockage hors site, les équipements
de micro-fiches, etc. Le temps administratif n’est plus consacré à
chercher des documents perdus ou mal rangés.
- Une amélioration du contrôle et de la conformité – Le
déroulement optimisé des opérations oblige à la responsabilisation
et toutes les actions sont automatiquement enregistrées dans
un journal d’audit ; la conformité aux standards de l’entreprise et
aux règlements légaux comme la loi de Sarbanes-Oxley est donc
améliorée.
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- Une simplification des audits – Comme tous les justificatifs
du projet sont accessibles en ligne depuis le système de PGI, la
réalisation des audits internes et externes mobilise moins de temps
et de personnel.
- Une réutilisation des investissements déjà effectués en PGI –
Les chefs de projet et les membres de leur équipe continuent à
utiliser leur interface et leurs outils de PGI existants, ce qui permet
une adoption rapide des processus optimisés.
- Aucune formation nécessaire pour les employés – Grâce à
l’intuitivité de l’interface utilisateur et à une intégration fluide à
l’application de gestion de projet du PGI, il n’est généralement pas
nécessaire de former les membres de l’équipe du projet.
- Une augmentation des revenus et des marges – L’optimisation
du processus de refacturation minimise les oublis de dépenses. La
capture de toutes les dépenses augmente les revenus et améliore
les marges de bénéfice.
- Une récupération intelligente des informations de facturation –
Pour les factures des fournisseurs de plusieurs pages comprenant
des charges pour plusieurs clients, MarkView for Project Re-billing
identifie les pages qui contiennent les informations spécifiques
pour chaque client. Cela permet un accès plus rapide et élimine la
nécessite, pour les professionnels de la facturation, de chercher
dans de grandes factures les justificatifs nécessaires pour les frais
qui concernent leurs projets.
- Une facturation plus rapide – Le processus optimisé permet à la
Comptabilité clients de rassembler des informations de facturation
complètes et de présenter la facture au client plus tôt. Cela réduit
la période de recouvrement des comptes clients et améliore le flux
de trésorerie.
- Une réduction des contestations de factures – Les contestations
diminuent car toutes les informations pertinentes à la facturation
sont inclues avec la facture. Les conflits qui se produisent sont
résolus plus vite et mobilisent moins de ressources.
- Une amélioration du Service client – L’accès en libre-service de
MarkView for Project Re-billing améliore les niveaux de service
pour les clients en leur fournissant toutes les informations
pertinentes et en leur permettant de vérifier leurs factures en ligne
à l’aide d’une interface similaire à celle d’un navigateur Internet.
Pour de plus amples informations sur nos solutions :
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