MarkView Financial Suite
Datasheet:
MarkView for Project Re-billing
Case Study:
Suffolk Construction (en Anglais)
Nucleus Research ROI Study:
Suffolk Construction (en Anglais)
MarkView for Project Re-billing permet aux organisations de conseil et
du monde des services d’optimiser leurs revenus et leur rentabilité. En
exploitant la puissance de MarkView Financial Suite et en s’intégrant
entièrement aux modules PGI pour la Gestion de projets, la Comptabilité
fournisseurs, la Comptabilité clients et les Dépenses, MarkView for Project
Re-billing place toutes les informations sur les dépenses d’un projet à la
portée de toutes les personnes impliquées dans le projet et automatise le
processus de refacturation. Le processus de collecte et de traitement des
justificatifs de facturation, comme les reçus et les factures des fournisseurs,
pour facturer ou «refacturer» les clients ne demande plus de frais généraux
administratifs importants.
En plus de gérer les tâches, les missions et les échéances d’un projet, les chefs de projets doivent gérer le volume et la grande diversité des documents papier générés par chaque projet – les factures des vendeurs, les reçus des dépenses de voyages, etc. Accumuler toutes les informations liées aux dépenses, chercher les informations manquantes et reproduire les documents perdus sont des activités administratives qui détournent l’équipe du projet de son objectif principal : atteindre les jalons du projet en respectant le temps et le budget impartis. Automatiser le processus de gestion des informations d’une façon entièrement intégrée au module de gestion de projet du PGI élimine ces distractions et permet à l’équipe du projet de se concentrer sur ses objectifs essentiels.
L’optimisation du processus de gestion du projet apporte un avantage considérable lors de l’audit des projets. La disponibilité des justificatifs depuis l’intérieur du système du PGI permet aux auditeurs internes et externes d’effectuer des audits plus rapides et qui sollicitent moins les chefs de projets.
Les entreprises de services professionnels comme les services de conseil, d’ingénierie et de gestion de la construction, font face à un défimajeur pour refacturer à leurs clients les dépenses et investissements effectués pour leurs projets. Même l’utilisation de suites de PGI comprenant des rapports sur le temps de travail et les dépenses en ligne, des applications pour la comptabilité fournisseurs, la gestion de projet et la comptabilité clients, le défide gérer le papier pour le processus de refacturation persiste. Les reçus de dépenses, les factures des fournisseurs et les feuilles de temps papier entraînent des problèmes comme la perte de documents, l’oubli de dépenses ainsi qu’une récupération et une redirection inefficaces. Rassembler tous les justificatifs pour la facture d’un client peut se révéler un processus compliqué, coûteux et fastidieux nécessitant d’importantes ressources administratives. Cela ralentit et complique le processus de refacturation, ce qui a des conséquences négatives à la fois sur les cycles de revenus et sur les relations avec les clients.
MarkView for Project Re-billing permet une présentation et une synthèse précises des dépenses, des investissements et du travail. Tous les documents liés au projet sont numérisés ou faxés dans le système au début du processus. Les justificatifs de temps et les reçus de dépenses sont envoyés en ligne grâce à MarkView for Expense Receipt Management tandis que les factures des fournisseurs sont capturées en ligne grâce à MarkView for Accounts Payable Automation. Les justificatifs de toutes les autres dépenses liées au projet comme les frais d’utilisation liés au kilométrage des voitures de fonction et aux services de copie internes sont automatiquement joints à l’archive des dépenses du projet correspondant.
Dans une suite d’applications PGI intégrée, les dépenses, la maind’oeuvre et les frais fournisseurs sont directement envoyés dans le module Projets du PGI. Le module Facturation et Comptabilité clients du PGI génère les factures clients à l’aide de ces informations. Avec l’ajout de MarkView for Project Re-billing , tous les justificatifs de facturation des clients sont rassemblés en ligne et liés à l’archive des dépenses du projet correspondant. Cela permet aux chefs de projet d’accéder aux données des dépenses liées à leurs projets ainsi qu’aux images des justificatifs associés pour toutes les dépenses du projet. Mieux encore, les justificatifs de facturation de chaque dépense sont automatiquement rassemblés en ligne lors de la génération de la facture du client. Ces justificatifs peuvent ensuite être joints aux factures envoyées ou directement présentés au client sur Internet.
Le déroulement des opérations de MarkView for Project Re-billing définit la façon et le lieu où les justificatifs de refacturation sont envoyés pour évaluation et approbation. La productivité des chefs de projet et des employés de bureau augmente et l’efficacité de la gestion de projet et du processus de refacturation du client s’améliore, ce qui réduit les coûts de fonctionnement.
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