MarkView for Human Resources Records Processing
Optimisation de la gestion des données du personnel
Les applications logicielles de ressources humaines apportent une structure
fondamentale aux processus de gestion de la main-d’oeuvre. En créant des
fichiers de données structurées pour tous les employés, les RH peuvent
optimiser les transactions de main-d’oeuvre telles que le recrutement,
les évaluations, les augmentations, les avantages sociaux, le cumul des
congés payés, les transferts et les déménagements. Bien que la plupart des
organisations ont transféré leurs systèmes de RH en ligne à l’aide du PGI
de leur application de RH, un élément des informations de chaque employé
du personnel reste exclu de cette application : le dossier personnel.
Même dans des organisations de RH hautement automatisées, on trouve
deux ensembles de fichiers pour constituer un dossier personnel complet,
voire plus. En plus de la base de données des employés, de nombreux
meubles de classement renferment des documents pour chaque employé
comme leurs CV, leurs lettres de recommandation et leurs évaluations de
performance. Certaines organisations ont encore un autre ensemble de
meubles de classement consacré à la documentation sur les avantages
médicaux. La gestion de plusieurs ensembles d’archives mobilise du personnel
administratif et entraîne des frais généraux.
Au quotidien, l’utilisation d’archives papier pour les données des employés
présente plusieurs défis d’importance pour les RH. Les responsables de
services ont besoin de l’aide des RH pour y accéder et consulter un
dossier personnel complet, or il faut du temps pour collecter et assembler
ces données. Des documents égarés peuvent perturber les transactions et
détourner le personnel des RH d’autres responsabilités. La confidentialité
et la sécurité sont difficilement gérables dans un ensemble de systèmes
disparates et la conformité à la législation du travail, le code du travail
notamment, nécessite de tenir des registres spéciaux et d’en gérer le
classement.
La mise en ligne des documents améliore les
processus de RH
La solution est de placer tous les éléments d’un dossier personnel en ligne
à l’aide d’une technologie de gestion des documents, afin de permettre
un accès contrôlé aux informations, tout en garantissant la sécurité, la
confidentialité et la conformité aux réglementations. MarkView for Human
Resources Records Processing automatise les processus de RH grâce à
la capture, la gestion et l’intégration des documents hors ligne aux fichiers
de données structurées du PGI de l’application de RH que vous utilisez.
Tout document, quelle qu’en soit la source, peut être géré par le système
MarkView, y compris les documents papier, les courriers électroniques, les
fichiers de traitement de texte et de tableurs. Les documents papier sont
numérisés pour un stockage et un accès en ligne.
Permettre des RH en libre-service
MarkView for Human Resources Records Processing centralise les
archives des RH en intégrant tous les documents associés à une
archive personnelle principale, c e qui permet à quiconque ayant
l’autorisation nécessaire de consulter le dossier personnel en ligne,
ainsi que tous les documents qui s’y rattachent. Via un navigateur
web, les employés et leurs responsables ont accès en libre-service
aux informations de RH. Cela élimine les retards associés au tri et
à l’envoi manuel des fichiers. L’accès aux fichiers en ligne améliore
la sécurité en empêchant la perte ou les erreurs de rangement des
documents.
Avantages de l’automatisation du processus
des RH
- Une amélioration de la gestion d’entreprise – Toutes les
informations liées aux RH sont disponibles en ligne, ce qui fournit
aux responsables plus d’informations sur lesquelles ils peuvent
appuyer leurs décisions de gestion du personnel.
- Une amélioration de la productivité du responsable des RH –
Les fonctions de libre-service proposées par MarkView for Human
Resource diminuent le nombre de demandes aux RH émanant
des employés comme de leurs responsables, ce qui laisse plus de
temps aux responsables des RH pour d’autres activités.
- Une diminution des coûts administratifs – les coûts de transport
des documents sont supprimés, tout comme les coûts liés à
l’espace de stockage physique : l’espace de bureaux, les meubles
de classement, le stockage hors site, les équipements de microfiches,
etc. Le temps administratif n’est plus consacré à chercher
des documents perdus ou mal rangés.
- Une réutilisation des investissements déjà effectués en PGI – Les
responsables des RH, les responsables de gammes de produits et
les employés continuent à utiliser leur interface et leurs outils de
PGI existants, ce qui permet une adoption rapide des processus
optimisés et une réduction du temps de formation.
- Une amélioration du contrôle et de la conformité – Le déroulement
des opérations du système oblige à la responsabilisation et toutes
les actions sont automatiquement enregistrées dans un journal
d’audit ; la conformité aux standards de l’entreprise et aux
règlements légaux est donc améliorée.
- Une amélioration de la sécurité – MarkView for Human
Resources Records Processing restreint l’accès aux informations
des fichiers du personnel, assurant une conformité à la législation
comme le code du travail et les lois sur le respect de la vie privée.
- Une simplification des audits – Comme toute la documentation
liée aux RH est accessible en ligne depuis le système de PGI,
la réalisation des audits internes et externes mobilise moins de
temps et de personnel.
- Une diminution des risques – Avec la mise en ligne de
documents importants, le risque de perdre ou d’endommager des
documents disparaît.
Pour de plus amples informations sur nos solutions :
Documents de Ressources Humaines
