MarkView Financial Suite
Datasheet:
MarkView for General Ledger Management
L’essentiel d’une fin de mois, d’une fin de trimestre ou d’une clôture annuelle des livres comptables réside dans le grand livre général, qui détaille toutes les transactions financières. Pour que ce processus de clôture se déroule en douceur, il est primordial que les informations du grand livre soient précises et qu’elles puissent être vérifiées rapidement. Cette vérification des écritures passées au grand livre nécessite généralement d’accéder aux documents sauvegardés concernant les paiements, les factures et les reçus de crédit/débit. Pour les grandes entreprises, Sarbanes-Oxley a mis une pression supplémentaire sur ce processus de clôture puisque les enregistrements des 10-K et 10-Q ont été accélérés. Sarbanes-Oxley requiert non seulement que les déclarations financières soient plus précises et certifiées, mais également qu’elles soient produites plus rapidement. MarkView for General Ledger Management rationalise le processus de clôture en donnant accès à toute la documentation afférente aux écritures du grand livre général, à partir du module PGI.
MarkView for General Ledger Management vous permet de traiter vos transactions saisies manuellement via une image électronique de vos écritures comptables. Le flux de travail MarkView permet de distribuer les documents relatifs aux écritures comptables pour des approbations supplémentaires, une fois ces documents associés à l’enregistrement correspondant dans le PGI. Un vérificateur particulier peut alors accéder à ces documents via une interface web, afin de les approuver. En outre, le flux de travail peut être configuré pour demander d’autres approbations que celle de l’utilisateur des écritures comptables, même si cet utilisateur bénéficie de l’autorité d’approbation appropriée.
MarkView for General Ledger Management fournit la possibilité de visualiser en détail les comptes fournisseur et client, à partir du module grand livre du PGI, et de visualiser les écritures passées des factures émises et reçues ainsi que leurs documents associés. Avec le système MarkView, une fois qu’un document est associé à une écriture dans le PGI, cette association est permanente – même si l’écriture est transférée d’un module à l’autre.
Par exemple, lorsqu’un utilisateur visualise des enregistrements dans le module grand livre, il peut examiner une écriture comptable via l’interface de saisie des factures du PGI. Cette interface de saisie des factures du PGI sera lancée et l’enregistrement de la facture correspondante sera automatiquement appelé. Une fois que l’enregistrement a été appelé, l’utilisateur peut accéder et visualiser tous les documents associés à cette facture enregistrée.
Parfois, les écritures comptables au crédit et débit doivent être saisies manuellement. Dans le monde d’aujourd’hui où la gouvernance des entreprises est accrue, ces ajustements manuels doivent être soigneusement documentés. Pendant les audits internes et externes, le suivi de ces documents peut se révéler un dur labeur. MarkView for General Ledger Management permet d’associer rapidement toute la documentation aux écritures passées manuellement.
Un formulaire web permet de créer une page de garde avec un code-barres identifiant une écriture comptable donnée, via le générateur de code-barres MarkView. Les documents sauvegardés peuvent être alors numérisés ou faxés à destination du système MarkView, qui analyse le code-barres de la page de garde pour déterminer le nom du journal. Les documents sauvegardés sont alors automatiquement associés à l’enregistrement comptable correspondant.
Ce processus fonctionne également pour les écritures comptables qui sont automatiquement passées via les comptes fournisseur ou client. Les documents à suivre peuvent être associés aux enregistrements du journal, même après le passage des écritures.
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