MarkView for General Ledger Management
Automatiser et contrôler l’information financière
L’essentiel d’une fin de mois, d’une fin de trimestre ou d’une clôture
annuelle des livres comptables réside dans le grand livre général, qui détaille
toutes les transactions financières. Pour que ce processus de clôture
se déroule en douceur, il est primordial que les informations du grand
livre soient précises et qu’elles puissent être vérifiées rapidement. Cette
vérification des écritures passées au grand livre nécessite généralement
d’accéder aux documents sauvegardés concernant les paiements,
les factures et les reçus de crédit/débit. Pour les grandes entreprises,
Sarbanes-Oxley a mis une pression supplémentaire sur ce processus de
clôture puisque les enregistrements des 10-K et 10-Q ont été accélérés.
Sarbanes-Oxley requiert non seulement que les déclarations financières
soient plus précises et certifiées, mais également qu’elles soient produites
plus rapidement. MarkView for General Ledger Management rationalise le
processus de clôture en donnant accès à toute la documentation afférente
aux écritures du grand livre général, à partir du module PGI.
Écriture comptable et approbation
MarkView for General Ledger Management vous permet de traiter vos
transactions saisies manuellement via une image électronique de vos
écritures comptables. Le flux de travail MarkView permet de distribuer
les documents relatifs aux écritures comptables pour des approbations
supplémentaires, une fois ces documents associés à l’enregistrement
correspondant dans le PGI. Un vérificateur particulier peut alors accéder à
ces documents via une interface web, afin de les approuver. En outre, le flux
de travail peut être configuré pour demander d’autres approbations que celle
de l’utilisateur des écritures comptables, même si cet utilisateur bénéficie de
l’autorité d’approbation appropriée.
Accès homogène aux sauvegardes détaillées des
comptes fournisseur et client
MarkView for General Ledger Management fournit la possibilité de visualiser
en détail les comptes fournisseur et client, à partir du module grand livre du
PGI, et de visualiser les écritures passées des factures émises et reçues
ainsi que leurs documents associés. Avec le système MarkView, une fois
qu’un document est associé à une écriture dans le PGI, cette association est
permanente – même si l’écriture est transférée d’un module à l’autre.
Par exemple, lorsqu’un utilisateur visualise des enregistrements dans le
module grand livre, il peut examiner une écriture comptable via l’interface
de saisie des factures du PGI. Cette interface de saisie des factures du
PGI sera lancée et l’enregistrement de la facture correspondante sera
automatiquement appelé. Une fois que l’enregistrement a été appelé,
l’utilisateur peut accéder et visualiser tous les documents associés à cette
facture enregistrée.
Prise en charges des écritures comptables
manuelles
Parfois, les écritures comptables au crédit et débit doivent
être saisies manuellement. Dans le monde d’aujourd’hui où la
gouvernance des entreprises est accrue, ces ajustements manuels
doivent être soigneusement documentés. Pendant les audits
internes et externes, le suivi de ces documents peut se révéler
un dur labeur. MarkView for General Ledger Management permet
d’associer rapidement toute la documentation aux écritures passées
manuellement.
Un formulaire web permet de créer une page de garde avec un
code-barres identifiant une écriture comptable donnée, via le
générateur de code-barres MarkView. Les documents sauvegardés
peuvent être alors numérisés ou faxés à destination du système
MarkView, qui analyse le code-barres de la page de garde pour
déterminer le nom du journal. Les documents sauvegardés sont
alors automatiquement associés à l’enregistrement comptable
correspondant.
Ce processus fonctionne également pour les écritures comptables
qui sont automatiquement passées via les comptes fournisseur
ou client. Les documents à suivre peuvent être associés aux
enregistrements du journal, même après le passage des écritures.
Avantages de l’automatisation et du contrôle
de l’information financière
- Diminution de la documentation – Puisque le système
MarkView automatise les principales fonctions d’entreprise, les
processus eux-mêmes sont auto-documentés.
- Renforcement des contrôles internes – Avec son partage
des tâches, son processus cohérent unique et une visibilité
précoce des processus de comptabilité, MarkView for General
Ledger Management fournit une vision complète et fiable de vos
processus financiers.
- Conformité en temps réel – Le système MarkView non
seulement surveille les processus en temps réel, mais les modifie
également en temps réel.
- Alerte pour documentation comptable manquante – De
nombreuses entreprises nécessitent de sauvegarder la
documentation de toutes les écritures comptables créées dans
leur système PGI. Le système MarkView fournit un accès web à
des rapports tels que « Documentation comptable manquante »
sur une période de temps définie.
Pour de plus amples informations sur nos solutions :
Grand Livre Général
