MarkView for Asset Management Review
La gestion des immobilisations est l’une des fonctions financières qui gère
le plus grand nombre de documents. Des documents sauvegardés comme
les factures, les bons de commande, les contrats et les appels d’offres, sont
nécessaires pour exécuter les nombreuses tâches liées aux immobilisations :
- Évaluation des dépenses et des demandes d’utilisation du capital en
conformité avec les politiques d’entreprise, de la disponibilité budgétaire et
des PCGR (principes comptables généralement reconnus).
- Gestion et administration du suivi, de l’information, de l’analyse et de la
comptabilité des activités liées aux immobilisations.
- Collecte, évaluation, traitement et suivi des demandes d’acquisition
d’immobilisation, d’achats, de capitalisations, de transferts, d’ajustements,
de reclassements, de retraits, d’activités et de projet d’augmentation du
capital, etc.
- Distribution des rapports de gestion mensuels concernant les projets du
capital et l’activité des immobilisations.
- Rapprochement des activités des immobilisations mensuelles,
trimestrielles et annuelles, avec les bilans dans le grand livre général.
- Soutien, réalisation et rapprochement des inventaires physiques des
immobilisations.
- Aide des analystes financiers, de l’administration fiscale et des auditeurs en
fournissant les informations requises sur les immobilisations.
Pour optimiser ces activités, la plupart des grandes entreprises ont déployé
un module PGI actifs qui enregistre les informations structurées de type
actif, nombre, coût, capitalisation, localisation, affectation et calendrier
de maintenance. Le problème des activités quotidiennes concernant
les immobilisations est que la documentation sauvegardée est souvent
nécessaire mais qu’elle est conservée dans un autre endroit que les
données du PGI, généralement dans des armoires à dossier. Il est coûteux
de classer, récupérer, copier, envoyer, faxer et manipuler de manière
générale ces documents papier, dans le cadre de la gestion du cycle de vie
d’une immobilisation.
MarkView for Asset Management Review gère tous les documents associés
aux immobilisations en les intégrant directement avec l’enregistrement de
l’immobilisation. Des documents comme la facture originale, la garantie,
le contrat de maintenance, le carnet d’entretien, le contrat d’assurance,
le bail, les caractéristiques techniques, une image de l’immobilisation et
les autres documents associés, sont instantanément disponibles depuis
l’enregistrement d’immobilisation dans le PGI.
Association automatique des documents de
facturation
Les factures des immobilisations sont gérées automatiquement afin de
garantir une association correcte des documents de facturation avec les
enregistrements d’immobilisation, puisque les écritures de facturation sont
transférées dans le module PGI actifs. MarkView for Asset Management Review gère de manière transparente les documents de facturation
car les écritures de facturation sont consolidées/réparties pendant
le processus de transfert, généralement piloté grâce aux codes
comptables du grand livre. Toutes les factures électroniques
associées aux écritures de facturation correspondantes sont jointes
à l’enregistrement de l’immobilisation. Dans le cas où plusieurs
enregistrements de facturation seraient fusionnés pendant le
processus, il est possible de joindre plusieurs images de facture à
un enregistrement d’actif. En outre, dans le cas d’une répartition,
les factures sont gérées de telle façon qu’elles sont associées
avec tous les enregistrements d’immobilisation corrects. Cette
intégration directe des documents de facturation élimine le besoin
de copier et/ou de regrouper les factures pour future référence, ou
d’aller rechercher les documents originaux dans le département des
comptes fournisseur.
Indexation des enregistrements
d’immobilisation en une seule étape
MarkView for Asset Management Review dispose également d’un
processus d’indexation en une seule étape, qui permet de définir
de nouveaux enregistrements d’immobilisation pour des documents
autres que les factures. Via l’interface du PGI actifs, le document
suivant est récupéré dans la file d’entrée des immobilisations. Dès
que le document s’affiche dans le navigateur, l’enregistrement de
l’immobilisation peut être indexé. Puis, lors de l’enregistrement,
ce document est définitivement associé à cet enregistrement
d’immobilisation.
Pour les documents et les enregistrements existants, MarkView
for Asset Management Review génère une page de garde avec
code-barres ; le document est ensuite faxé au système MarkView
et définitivement associé à l’enregistrement d’immobilisation. Si
une documentation sauvegardée est déjà associée à une écriture
du grand livre, MarkView for Asset Management Review fournit
un outil pour associer cette documentation à un enregistrement
d’immobilisation existant. Ou bien la solution peut être configurée
pour s’assurer qu’une écriture du grand livre avec de la
documentation jointe envoie cette documentation à la file d’entrée,
en se basant sur les codes comptables du grand livre.
Piste de vérification complète
MarkView for Asset Management Review propose une piste de
vérification complète pour le cycle de vie de l’immobilisation.
Cet historique, associé à un accès web en libre-service pour
toutes les informations relatives à l’immobilisation, aux données
d’enregistrement structurées et non structurées, permet d’effectuer
des audits internes et externes plus efficaces.
Les avantages de l’automatisation de la
gestion des actifs
- Audits plus homogènes – Grâce à toute la documentation
sauvegardée des immobilisations disponible en ligne dans le
module PGI actifs, les audits internes et externes sont réalisés
plus rapidement et avec moins de personnel.
- Audits à moindre coût – L’interface en libre-service de MarkView
for Asset Management Review permet aux auditeurs extérieurs de
travailler plus rapidement et donc de réduire les coûts d’exécution.
- Audits plus rapides – L’accès instantané aux documents associés
accélère le processus de vérification. Les délais inhérents aux
documents manquants sont supprimés.
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- Baisse des coûts administratifs – Les frais de transport de la
documentation sont supprimés, ainsi que le coût du stockage
physique : espace de bureau, armoires à dossier, stockage horssite,
équipement pour microfiches, etc. Plus de temps passé à
rechercher des documents perdus ou déplacés.
- Personnel comptable plus productif – Les fonctionnalités en libreservice
de MarkView for Asset Management Review diminuent
les requêtes comptables, permettant au personnel de travailler à
d’autres tâches.
- Conformité et contrôle améliorés – Avec un flux de travail
renforçant la responsabilité financière et l’enregistrement
automatique de toutes les actions dans une piste de vérification, la
comptabilité peut bénéficier d’une compatibilité renforcée avec les
normes légales et les réglementations de type Sarbanes-Oxley.
- Utilisation des investissements existants en PGI
– La comptabilité continue à utiliser ses outils et ses interfaces
PGI, assurant ainsi une adoption rapide des processus optimisés et
diminuant également le temps de formation.
- Informations financières plus précises – L’approche « source de
vérité unique » de MarkView for Asset Management Review
bénéficiant d’une intégration directe dans le système PGI permet
d’éviter des écarts dans les données comptables et d’augmenter la
précision des informations financières.
Pour de plus amples informations sur nos solutions :
Fixed Asset Management
