MarkView for Expense Receipt Management
Traitement rapide et précis des récépissés de note
de frais
MarkView for Expense Receipt Management optimise le processus de
remboursement des notes de frais, en allégeant la charge du département
des comptes fournisseur, ainsi que celle des responsables de l’approbation
et des salariés. Le département des comptes fournisseur est en mesure
d’améliorer les niveaux de service du traitement des notes de frais
du personnel tout en garantissant leur conformité avec les politiques
d’entreprise correspondantes.
Fort de ses 16 années d’expérience dans les systèmes de gestion des
notes de frais, Kofax a créé une solution rentable et riche en fonctionnalités,
rapide à déployer et facile à utiliser. Cette solution supprime la nécessité
d’envoyer les récépissés papier à travers l’entreprise, par courrier interne ou
externe. Les récépissés sont transmis en ligne et associés à la note de frais
correspondante, permettant ainsi le déploiement d’une solution cohérente
de gestion des notes de frais qui élimine les délais inhérents au processus
basé sur le papier.
Le processus MarkView for Expense Receipt
Management
Le remboursement des notes de frais avec MarkView for Expense Receipt
Management est un processus rentable et convivial, puisque le temps passé
à envoyer pour évaluation les récépissés de note de frais est supprimé.
En premier lieu, le salarié saisit une note de frais en utilisant le PGI notes
de frais. Une fois l’enregistrement de la note de frais terminé, le système
MarkView génère une page de confirmation qui s’intègre directement dans
le PGI notes de frais. Cette page de confirmation comprend un code-barres
qui associe les récépissés à la note de frais enregistrée en ligne. Le salarié
faxe ensuite les récépissés au serveur fax de Kofax, en utilisant la page de
confirmation avec code-barres comme page de garde du fax.
Le système MarkView détecte alors le code-barres sur la page de garde et
associe automatiquement les récépissés à la note de frais correspondante
dans le PGI notes de frais. Lorsque les responsables évaluent en ligne
les notes de frais pour approbation, ils peuvent accéder directement aux
récépissés depuis l’interface utilisateur du PGI notes de frais, d’un simple
clic. Lorsque les gestionnaires des comptes fournisseur récupèrent les notes
de frais dans le PGI fournisseurs pour évaluation, les récépissés associés en
ligne s’affichent automatiquement.
Les récépissés de note de frais sont associés à la facture créée dans le PGI
fournisseurs à partir de la note de frais, afin de rembourser le salarié.
MarkView for Expense Receipt Management
- Capture automatique des récépissés à l’aide d’une page de garde
pour fax avec code-barres généré par MarkView.
- Association automatique des récépissés avec les notes de frais
dans le PGI notes de frais et avec les factures correspondantes
dans le PGI fournisseurs.
- Évaluation en série ou en parallèle des récépissés de note de frais
par le responsable des salariés et les gestionnaires des comptes
fournisseur.
- Prise en charge de tous les processus liés aux notes de frais
notamment : approbation du responsable, évaluation par les
gestionnaires des comptes fournisseur, retrait du salarié,
resoumission, versement partiel et rejet.
- Une piste de vérification permanente est créée puisque les
salariés, les responsables et les gestionnaires des comptes
fournisseur utilisent ce système.
- La surveillance du volume global des notes de frais fournit plus
d’informations aux gestionnaires des comptes fournisseur, qui
peuvent également examiner l’état des notes de frais individuelles.
- Le système peut s’adapter aux politiques uniques de chaque
client, avec configuration des attributs comme les niveaux
d’approbation des responsables et des gestionnaires des comptes
fournisseur, les alertes pour récépissé manquant et le niveau de
coût des récépissés en cours.
- L’intégration avec MarkView for Project Re-billing permet de
disposer des images de récépissé comme sauvegarde des
factures client
Le partage des connaissances profite des
années d’expérience
Kofax garantit que MarkView for Expense Receipt Management
s’intégrera avec succès et sera correctement pris en charge par
l’environnement professionnel unique de chaque client. Kofax
bénéficie d’une connaissance solide des exigences dans la gestion
des processus de notes de frais et de déplacement, et notre
solution est suffisamment configurable pour satisfaire les besoins
spécifiques de chaque entreprise. Nous travaillons avec nos clients
pour définir leurs objectifs, concrétiser leurs exigences et mettre en
oeuvre la solution qui leur permettra d’atteindre leur but.
Il existe un avantage certain à s’appuyer sur la puissance d’une
solution complète. MarkView for Expense Receipt Management
intègre des meilleures pratiques, a été testé et approuvé. Les durées
de mise en oeuvre sont plus rapides et beaucoup plus rentables
qu’une application personnalisée. Avec MarkView for Expense
Receipt Management, l’entreprise entière peut immédiatement
commencer à utiliser le système. MarkView for Expense Receipt
Management améliore la fonctionnalité du PGI notes de frais tout en
s’appuyant sur sa sécurité et ses règles d’approbation.
Avantages de la solution MarkView for
Expense Receipt Management
- Augmentation de la productivité – Un système de
remboursement des notes de frais totalement automatisé
qui allège la charge de tous ceux qui sont impliqués dans le
processus : le salarié, le responsable et le gestionnaire des
comptes fournisseur.
- Remboursement plus fidèle des notes de frais – Le système
garantit une conformité avec les politiques d’entreprise concernant
les notes de frais. Les notes de frais ne sont pas envoyées pour
évaluation tant que les récépissés n’ont pas été enregistrés.
© 2010 Kofax, Inc. Tous droits réservés. Kofax et le logo Kofax sont des marques commerciales ou déposées de Kofax, Inc. aux Etats-Unis et dans d’autres pays. (03.2010)
- Réduction de la durée du cycle de remboursement – le temps
d’attente pour la délivrance des récépissés est éliminé.
- Capture plus méthodique des notes de frais – Pour les
entreprises comme les sociétés de services professionnels qui
répercutent leurs notes de frais à leurs clients.
- Aucune formation du personnel nécessaire – Grâce à l’interface
utilisateur conviviale et à l’intégration dans le PGI notes de frais.
- Aucun outil séparé pour l’accès des utilisateurs – MarkView for
Expense Receipt Management est intégré dans l’interface du PGI
notes de frais.
- Meilleur contrôle interne – Les contrôles sont renforcés puisque
les gestionnaires des comptes fournisseur et les vérificateurs
peuvent examiner en ligne les récépissés de note de frais, qui sont
associés en permanence aux notes de frais créées par le PGI notes
de frais.
- Diminution des coûts administratifs – Les coûts d’envoi des
récépissés par courrier, de stockage et de récupération sont
supprimés.
- Service plus rapide pour les salariés – Les gestionnaires des
comptes fournisseur ont un accès instantané aux récépissés de
note de frais pour répondre aux demandes du personnel.
Pour de plus amples informations sur nos solutions :
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