MarkView Document Library
Optimiser la gestion des documents
Le bureau sans papier est-il un mythe ? Forbes Magazine déclare que le
bureau sans papier est l’une des plus mauvaises prévisions de l’histoire
des technologies 1. Le progrès technologique a généré un volume de papier
toujours plus important. Les documents sur papier exposent l’organisation à
des risques et des coûts inutiles. Un système qui gère les documents papier
et électroniques d’une façon sécurisée réduit le risque et le coût.
Gestion de tous les types de document
Avec une telle quantité d’informations de la société sur papier, les systèmes
qui ne gèrent que les documents électroniques ne traitent pas une quantité
significative des informations de l’entreprise. Les systèmes séparés pour
les documents papier et électroniques introduisent le risque de versions
multiples du même document et augmentent la charge de travail pour
ceux qui recherchent un document. La MarkView Document Library, une
application d’indexation et de recherche autonome pour les documents
MarkView et non MarkView, gère tous les types de documents. Pour
les documents papier, MarkView Document Library accepte les flux des
systèmes Kofax capture et serveurs de télécopie.
La MarkView Document Library gère également les documents
électroniques. Tout utilisateur disposant des autorisations appropriées peut
ajouter ou retrouver des documents depuis une interface de type navigateur
avec un simple clic. Tous les documents sont stockés dans leur format de
fichier d’origine.
Gérer la bibliothèque de documents
Dans l’interface utilisateur d’administration de type navigateur de la
MarkView Document Library, les administrateurs créent des types de
document et leurs propriétés associées pour permettre la recherche et la
récupération des documents. Avec les propriétés par défaut du système,
il est possible de créer des propriétés personnalisées spécifiques à
l’application. Les administrateurs traitent la sécurité en définissant des
privilèges d’accès de groupe d’utilisateurs par type de document. Les
privilèges au niveau des groupes peuvent également être appliqués à
différentes instances d’un document.
Le classement automatique est mis en application par des informations
en code-barres. Quand les informations des codes-barres n’indexent
pas correctement le document, la MarkView Document Library envoie
le document dans une liste de documents non classés où un utilisateur
autorisé saisit les informations des propriétés du document dans la page de
données de celui-ci.
Recherche rapide et facile
Pour les utilisateurs des informations de l’entreprise, le plus grand défiest la recherche rapide et facile des documents dont vous avez besoin. La MarkView Document Library présente aux utilisateurs une fonction
de recherche intuitive qui filtre les recherches par nom, nom de
fichier, date de création, créateur, type de document, texte du
document et valeurs des propriété définies lors du classement. Le
texte du document renvoie à la capacité de rechercher des motsclés
dans tout le texte d’un groupe de documents même si les
formats des fichiers des documents sont différents. Les caractères
génériques sont acceptés pour faciliter la recherche.
La fonction de recherche applique les règles de sécurité applicables
créées à l’installation du système. Par exemple, la liste de types de
documents renvoyée n’affichera que ceux auxquels l’utilisateur a
accès.
Fournir une source de confiance unique
La MarkView Document Library fournit une «source de confiance
unique». Avec plusieurs systèmes de documents (sur papier et
électroniques), différentes versions des mêmes documents peuvent
être enregistrées électroniquement et stockées dans plusieurs
meubles d’archivage. Un travail significatif est gaspillé pour suivre
différentes versions et rapprocher les documents. Les erreurs
sont plus susceptibles de se produire. Les audits deviennent
plus compliqués et demandent plus de temps. Avec la MarkView
Document Library, ces problèmes sont éliminés car le document
stocké en ligne devient la source unique de confiance et tous les
documents sur papier sont éliminés.
Avantages de la MarkView Document Library
Abaisser les coûts administratifs, les coûts de transport de
document sont éliminés, comme les coûts d’espace de stockage
physique : l’espace de bureaux, les meubles d’archivage, le
stockage hors site, l’équipement pour microfiches, etc. Le temps de
secrétariat, n’est plus utilisé à rechercher des documents détruits
ou mal classés.
- Augmentation de la productivité, pour chaque responsable qui
accède aux documents, on élimine le temps et l’argent utilisés
pour trouver, copier et envoyer des documents.
- Amélioration des contrôles, avec MarkView Document Library
comme source unique de confiance, la conformité avec les normes
de l’entreprise et les dispositions légales telles que Sarbanes-
Oxley est améliorée.
- Des audits plus simples, toute la documentation est accessible
en ligne via un navigateur, les audits internes et externes sont
terminés en moins de temps et demandent moins de personnes .
- Aucune formation n’est requise pour les employés, grâce
à l’interface intuitive de type navigateur, la formation n’est
généralement pas nécessaire pour les employés qui utilisent le
système.
- Mise en oeuvre facile, avec l’administration et l’accès basés sur
un navigateur, la MarkView Document Library s’intègre dans les
environnements informatiques modernes de l’entreprise.
- Extensions configurables, la MarkView Document Library peut
être configurée selon les besoins spécifiques de chaque client.
L’équipe des services professionnels de Kofax peut étendre la
MarkView Document Library dans les domaines du traitement par
lot, du flux de travail, de la recherche avancée et du classement
des lots de documents.
¹ Burning Questions, Final Answers, Forbes ASAP staff, Forbes ASAP, May 28, 2001.
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