MarkView for Accounts Payable Automation
Réduire les coûts de traitement et renforcer les
contrôles
MarkView for Accounts Payable Automation optimise le traitement
transactionnel en mettant en application les meilleures pratiques, en
intégrant toutes les informations associées et en exploitant le
système d’ERP existant. Les centres de service financiers partagés
exploitent MarkView for Accounts Payable Automation dans toute
l’entreprise, en intégrant les secteurs d’activité et les noeuds
géographiques. Les avantages sont clairs : les sociétés peuvent
réduire les coûts et les erreurs, augmenter la visibilité et la vitesse,
renforcer les contrôles et maximiser l’utilisation de la trésorerie.
Contrôle financier renforcé, amélioration des
services et diminution des dépenses
MarkView for Accounts Payable Automation fournit aux professionnels
des CC une vue en ligne de chaque facture tout au long des
processus d’approbation et de paiement, ce qui renforce le contrôle,
maximise la productivité et réduit les coûts au minimum. Les factures
sont capturées dans le système d’ERP le jour où elles arrivent d’un
fournisseur. Il n’y a plus de conjectures à la fin du mois pour les
cumuls, car toutes ces informations sont capturées, suivies de près
et enregistrées dans le système des comptes créditeurs de l’ERP et
dans MarkView. Un référentiel simple pour toutes les factures, les
justificatifs associés et leur historique de traitement accroît le contrôle
financier de l’entreprise et réduit également considérablement le
risque de paiements en double, de paiements excessifs, d’erreurs et
de fraude.
Avec MarkView for Accounts Payable Automation, la productivité
des employés des CC est considérablement augmentée, ce qui
permet aux services de CC de se développer sans ajouter de
personnel et sans réaffecter des ressources. La gestion de
trésorerie est maximisée car chaque facture est gérée de près
depuis la réception jusqu’au paiement et les règles économiques
effectuent des compensations appropriées entre la date de
paiement, les remises potentielles et les pénalités de retard de
paiement. Cette automatisation réduit des coûts tout en
garantissant la satisfaction du fournisseur. L’intégration entre
MarkView for Accounts Payable Automation et le système des
comptes créditeurs de l’ERP implique que toutes les données
adéquates sont saisies une seule fois et dans un seul système, le
système d’ERP, ce qui offre une source de confiance unique et donc
un coût de propriété inférieur.
Un accès web en libre service aux informations d’état des
paiements et aux factures elles-mêmes est fourni aux
employés concernés, ce qui limite les demandes coûteuses
dans les CC. L’accès en ligne à toutes les informations
associées aux CC réduit considérablement les délais, la
complexité et le coût des audits.
C’est une solution extrêmement performante qui vient
parfaitement compléter le système PGI existant.
Exploiter le système PGI existant
Avec Kofax Capture, le processus de capture et de gestion
de toutes les données des factures est entièrement
automatisé et accéléré, permettant aux entreprises de
fluidifier et d’automatiser entièrement les processus de
l’approvisionnement au paiement. Par ailleurs, les modules
Kofax Transformation Modules proposent la classification,
l’extraction et la validation intelligentes des documents. La
plupart des systèmes d’ERP ne sont pas entièrement
exploités car les processus d’entreprises qui touchent ces
systèmes chers n’ont pas été optimisés. Le volume
d’échange de courriels, de télécopies et de papier persiste
bien après la fin de la mise en oeuvre d’un ERP. En capturant
toutes les données des factures avec précision et le plus tôt
possible à l’aide de Kofax Capture et des modules de
transformation, les organismes peuvent mieux atteindre une
véritable automatisation de bout en bout du processus de
l’approvisionnement au paiement. Kofax intègre les
meilleures pratiques de dizaines d’années d’expérience
utilisateur et des centaines de mise en oeuvre dans des flux
de processus de CC qui éliminent les goulots
d’étranglement de la communication et qui optimisent les
processus de CC.
MarkView for Accounts Payable Automation gère les
transactions avec ou sans BC. Avec les factures préapprouvées
et avec BC, le processus de résolution de
conflits, habituellement compliqué, est optimisé car toutes
les informations des factures sont automatiquement
capturées, extraites et validées avant d’être fournies à
l’utilisateur responsable de la résolution du conflit. Avec
MarkView for Accounts Payable Automation, toutes les
information et tous les outils sont immédiatement
accessibles à l’utilisateur pour résoudre le blocage/conflit et
pour approuver le paiement de la facture. Si ses individus
requièrent des informations de la facture ou du bon de
commande, MarkView fournit l’accès en ligne à toutes les
informations associées, ce qui réduit considérablement le
coût et le temps consacrés par les CC pour retrouver ces
données.
Avec les factures sans BC, MarkView for Accounts Payable
Automation apporte les factures des fournisseurs
directement aux CC et optimise le processus de codage et
d’approbation. MarkView exploite les hiérarchies
d’approbation et la sécurité du système d’ERP pour
acheminer la facture au responsable de secteur d’activité
compétent par un courriel contenant un lien. Lorsque le
responsable clique sur le lien, la facture est affichée dans un
navigateur pour que le responsable l’examine, la code et
l’approuve. Les codes de centre de coûts, qui peuvent être
très longs et difficiles à retenir, sont entrés précisément la
première fois avec MarkView et sont contre-vérifiés et
validés en temps réel par rapport aux tables de l’ERP. Le
responsable clique simplement sur “approuver” ou “rejeter”
pour compléter leur rôle dans le processus de facturation.
Accès facile aux données
MarkView for Accounts Payable Automation intègre le
premier service sur la marché de capture, classification,
extraction d’informations et validation de documents, avec un
ensemble complet de flux de travail des meilleures pratiques,
permettant l’interaction via un navigateur Internet, la plupart
du temps de la même façon qu’avec un document papier.
MarkView for Accounts Payable Automation offre un
processus métier unique et cohérent pour tous les types de
médias (papier, fax, EDI, factures électroniques, etc.),
englobant tous les rôles d’utilisateur, tous les sites et tous
les modèles de fonctionnement. Les post-it, le surlignage,
les commentaires et les actions sont placés sur le document
électronique. L’accès Web à ces documents, depuis
l’entreprise ou depuis l’extérieur, étend la participation au
processus au-delà du service des CC. Les responsables de
secteur d’activité et les fournisseurs peuvent utiliser le
système sans aucune formation, car il n’y a aucun formulaire
ni écran compliqué à apprendre. Toutes les sources
d’information étant capturées et manipulées dans une
interface familière, le processus d’entreprise est cohérent.
MarkView for Accounts Payable Automation est le seul
produit logiciel fournissant une solution complète
d’automatisation des CC auprès d’un seul vendeur.
Avantages de MarkView for Accounts Payable
Automation
- Réduction des durées de cycle, ce qui accroît la
satisfaction des clients internes et externes et maximise le
flux de trésorerie. Les paiements rapides permettent des
remises pour paiement anticipé, éliminent les coûts des
retards et réduisent la probabilité de paiements en double
provenant du renvoi par les fournisseurs des factures en
retard.
- Fin de la perte et du mauvais classement des
documents. Les factures sont capturées en ligne
immédiatement, elles ne sont donc jamais perdues ni mal
rangées. La copie, la télécopie et le renvoi des factures sont
supprimés.
- Réduction des coûts de transport et de stockage des
documents, grâce à l’élimination de l’envoi des factures
pour vérification et approbation et par la suppression du
besoin d’un espace de stockage physique.
- Amélioration de la productivité grâce à la réduction du
temps consacré à la préparation des factures des CC, à
l’approbation du responsable, à la gestion des demandes
des fournisseurs ainsi qu’au traitement administratif.
- Visibilité des traces dans l’historique d’audit. Toutes les
informations justificatives étant gérées en ligne pour une
transaction de CC donnée, les entreprises ont un processus
d’audit plus efficace et plus précis. Les demandes d’audit
pour les factures et leurs justificatifs associés sont gérées
par le libre service en ligne.
- Réduction ou élimination des amendes et des pénalités
liées aux audits manqués ou aux problèmes de conformité.
- Amélioration des métriques et du contrôle de la
performance. Les données en temps réel facilitent les
améliorations de processus constantes. Des évaluations
telles que le coût par facture ou le coût par ligne d’article de
facture sont facilement suivies.
- Amélioration du contrôle et de la visibilité. Des politiques
de contrôle telle que la différentiation des tâches de
traitement des factures et l’entretien des fournisseurs
peuvent être appliquées par des gestions de processus
automatisées. Les CC ont une vue claire des processus qui
peut contribuer à éviter et à détecter des pertes dues à la
fraude.
- Réduction des coûts de reprise après sinistre. Toutes les
informations des processus centraux sont gérées en ligne
et peuvent facilement être archivées hors du site.
- Réduction des erreurs de processus qui aboutissent à des
reprises improductives, des demandes aux fournisseurs
coûteuses en temps et des paiements incorrects, doubles
ou en retard.
- Réduction du coût de la conformité. Les processus
automatisés limitent le temps consacré à la conformité
Sarbanes-Oxley.
- Améliore la qualité et la cohérence des données. L’automatisation et l’exactitude de l’extraction et de la
validation de données permettent de faibles coûts de
déploiement et de maintenance.
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