Avec l'utilisation croissante de la messagerie électronique, les entreprises reçoivent beaucoup de communications de la part de leurs clients. Des études récentes constatent que le nombre d'emails professionnels augmente de 70% par an. La capacité à répondre et à agir rapidement est essentielle pour assurer au client une expérience positive.
La capture d'e-mails et autres documents dès leur réception, leur transformation en informations numériques exploitables et le routage de ces informations vers les workflows, processus et applications sont des étapes cruciales pour réussir l'automatisation des processus métier documentaires, atteindre l'excellence opérationnelle et réduire durablement les coûts.
Kofax propose des fonctionnalités exceptionnelles de capture d'e-mails et de pièces jointes, parmi les quelles :
Cet ensemble de fonctionnalités permet aux organisations de déclencher des processus métier à la réception d'un e-mail sans aucune impression ni interaction manuelle . Ce qui apporte entre autres avantages :
Avec Kofax, un fabricant international a mis en place un processus de gestion des dépenses centralisé et entièrement automatisé. Les employés envoient du monde entier leurs notes de frais avec, en pièces jointes, des rapports, reçus, factures et autres documents, vers une adresse électronique centrale où ces derniers sont immédiatement traités.
Résultats : Une réduction du temps de traitement, une diminution du volume d'appels, une amélioration du service et de la satisfaction client, une meilleure rentabilité des infrastructures existanteset enfin de considérables économies.
Une compagnie d'assurances américaine a mis en place la capture centralisée et le traitement direct de tous les e-mails entrants de leurs clients. La classification et l'extraction de métadonnées déclenche le routage des informations numériques vers les processus et les personnes concernées. Les documents relatifs aux demandes d'indemnisation sont rapidement rapprochés, accélérant ainsi le traitement des remboursements et la mise en commun avec les courtiers des contrats et autres documents.
Résultats : Une efficacité de fonctionnement accrue, un service client amélioré, une gestion plus rapide des demandes de renseignements et une gestion plus efficace des polices, des demandes d'indemnisation et des factures.
Une banque américaine a simplifié et accéléré de façon significative la gestion de la documentation de ses actifs et de son portefeuille grâce à la capture et au traitement direct des e-mails et documents. Pour assurer la conformité aux réglementations de confidentialité et de sécurité des données, tous les e-mails et leurs pièces jointes sont indexés et envoyés vers l'application, en utilisant un protocole sécurisé SSL, après validation de l'expéditeur et de son adresse IP. Le flux de données est suivi à chaque étape dans l'ensemble de l'organisation, depuis la réception jusqu’à l'archivage final.
Résultats : Un accès sécurisé et plus rapide aux informations importantes, une intégration fluide avec les processus de gestion du portefeuille et des biens, un service client amélioré, moins de tâches manuelles et une réduction des coûts.
De nombreux clients regroupent toutes les factures entrantes sur la plateforme de capture de Kofax, qu’elles arrivent sous forme de document papier, de pièces jointes aux e-mails et/ou de fax. Les factures sont indexées avec des métadonnées dès leur réception et directement envoyées vers l'application ou le processus financier qui convient.
Résultats : Une efficacité accrue du traitement des factures, une qualité de traitement des données améliorée, une meilleure gestion de la trésorerie, des coûts considérablement réduits et de meilleures relations avec les fournisseurs.
Avec Kofax, les entreprises disposent d'une plateforme unique pour capturer toutes les données et tous les documents, qu’ils proviennent d’e-mails, de fax, de documents papier ou électroniques et qui leur permet également de communiquer et d’échanger des informations.
