Kofax Transformation

¿Cuáles son las ventajas de usar Kofax Transformation Modules?

Kofax Transformation Modules es la propuesta de clasificación de documentos y extracción de datos más completa y versátil del mercado de hoy en día. Permite procesar formularios, facturas, correspondencia y cualquier otro tipo de documento en una sola plataforma, lo que hace posible la obtención de un beneficio empresarial sin paralelo a usuarios de todo el mundo. Kofax Transformation Modules cuenta con tecnologías exclusivas pendientes de clasificación, separación y extracción de documentos que ofrecen una elevada precisión incluso con los documentos más complejos; el retorno de la inversión está garantizado y se obtiene normalmente en un periodo de 12 meses.

Coste reducido: al eliminar la necesidad de extraer los datos, y de separar y clasificar los documentos manualmente, las organizaciones pueden reducir drásticamente los costes operativos; cuanto más alto sea el nivel de automatización, mayor será la reducción. Con Kofax Transformation Modules, los usuarios consiguen altos niveles de automatización en cualquier tipo de documento. Uno de nuestros clientes, un importante proveedor europeo de servicios de telefonía móvil, logró una tasa del 98% de reconocimiento de campo en las facturas de sus proveedores principales, lo que significa un 90% de registro automático de las facturas en SAP sin necesidad de intervención manual. Con Kofax Transformation Modules, el retorno de la inversión suele estar garantizado en un periodo de 12 meses: un cliente que es proveedor global de servicios bancarios personales consiguió rentabilizar su inversión en sólo tres meses al procesar las solicitudes de crédito y los documentos necesarios.

Incremento de la productividad: la clasificación y separación manual de documentos, así como la extracción manual de datos, son tareas que consumen tiempo, tediosas y que hacen un mal uso del tiempo de los trabajadores con conocimientos avanzados. Al automatizar estos procesos, Kofax Transformation Modules permite a los trabajadores capacitados centrar su esfuerzo en tareas que agregan valor, como el servicio al cliente o la solución de consultas. También se incrementa la velocidad del procesamiento.

Datos de calidad superior: la realización manual de la extracción de datos y de la separación y clasificación de documentos es proclive a errores. La tasa de precisión en la realización manual de la clasificación y extracción manual de documentos suele ser del 95%. Mediante la automatización de dichos procesos y la puesta a punto de las tecnologías en los documentos del cliente, Kofax Transformation Modules puede mejorar la calidad de los datos extraídos con respecto a los resultados que se obtienen con un tecleado manual (normalmente, se reduce el error en un <5%). Además, las sólidas capacidades de validación de datos de Kofax Transformation Modules garantizan que la información extraída es correcta antes de que sea utilizada por la empresa. El resultado es que se dan menos excepciones del procesamiento en comparación con las que se producen con métodos manuales y, por tanto, se reduce el número de consultas de los clientes.

Mejora del cumplimiento: Kofax Transformation Modules proporciona un marco de referencia controlado y basado en TI para recopilar los datos confidenciales del cliente en cuanto entran en la organización, trasladándolos rápidamente a un repositorio protegido. Las sólidas capacidades de validación de datos garantizan que éstos son correctos, mientras que la clasificación precisa de los documentos supone que pueden aplicarse con más confianza las directivas de seguridad y de retención de contenido.

Incremento de la capacidad de procesamiento: al eliminar la necesidad de realizar manualmente la clasificación, separación y extracción de documentos, las compañías pueden procesar más transacciones cada día sin tener que aumentar el personal; cuanto más alto sea el nivel de automatización, mayor será el incremento. Con Kofax Transformation Modules, los usuarios logran altos niveles de automatización en todo tipo de documento: un usuario consiguió un incremento de la capacidad del 100% sin aumentar el personal.

Incremento de la capacidad de respuesta: Kofax Transformation Modules puede clasificar, separar y extraer un documento en segundos, además de que en caso necesario se puede ejecutar fuera del horario laboral. En consecuencia, los documentos se pueden procesar con mayor rapidez que mediante métodos manuales, se reduce el tiempo necesario para completar cada transacción y de ello se benefician tanto al usuario como al cliente.

Mejora de la seguridad de los datos: el procesamiento automático de los documentos reduce la necesidad de que el personal interactúe con datos confidenciales, por lo que se incrementa la seguridad. Al proporcionar la capacidad de clasificar automáticamente los documentos mientras son escaneados y de introducirlos en un sistema de flujo de trabajo para su enrutamiento automático, Kofax Transformation Modules elimina la necesidad de operadores de distribución del correo postal que lean documentos en el punto de recepción para enviarlos al departamento que corresponda. Con ello, se reduce el riesgo de que la información confidencial se vea expuesta al dominio público. Después de la extracción, los datos confidenciales pueden ser identificados y reenviados solamente al personal clave, respetando así la confidencialidad del cliente, lo que produce un aumento de su confianza y un mejor seguimiento del cumplimiento de normativas.

Mejora de la auditoría del proceso: los procesos manuales son difíciles de auditar. El uso de una tecnología automatizada para el procesamiento de documentos significa que cada paso pueda ser controlado y supervisado, y se puede informar sobre él. En consecuencia, las organizaciones pueden cumplir mejor los requisitos normativos y los cuellos de botella se pueden identificar con más facilidad.

Un sólido recorrido y una trayectoria comprobada: desde hace más de 20 años, Kofax suministra soluciones reconocidas que automatizan los procesos empresariales basados en documentos mediante la gestión de transformación e intercambio de la información esencial para la empresa, ya se presente en formato electrónico, fax o papel, de una forma más precisa, rápida y rentable. Estas soluciones proporcionan una excelente rentabilidad de sus inversiones a miles de clientes de los sectores financiero, fabril, comercial y sanitario, así como a los sectores de externalización de procesos empresariales y a otros mercados. Kofax invierte el 18,5% de sus ingresos en I+D. Actualmente, más de 600 clientes confían en la tecnología de transformación de Kofax para clasificar, separar y extraer datos en volúmenes superiores a las 30.000 páginas diarias.

strong>Reducción de los costes de mantenimiento y del tiempo de inactividad: los cambios en la configuración del sistema pueden implementarse en producción de manera rápida y barata, utilizando el mecanismo de publicación de clase por lotes de Kofax Capture, incluso en las arquitecturas distribuidas.

Administración mejorada de todo el contenido: el 80% de contenido está sin estructurar y el 90% del contenido desestructurado está sin administrar, lo que supone un dolor de cabeza para cualquier organización que quiera usar esta información en beneficio del negocio o esté sometida al cumplimiento de normativas. Todo el contenido, con independencia del formato, está sujeto a regulación. La sólida tecnología de clasificación y extracción de Kofax Transformation Modules puede clasificar cualquier tipo de documento, estructurado o no, y extraer de ellos ricos metadatos con un alto grado de precisión.

Una plataforma para todo tipo de documento : Kofax Transformation Modules es la propuesta de clasificación de documentos y extracción de datos más completa y versátil del mercado de hoy en día, pues permite procesar formularios, facturas, correspondencia y cualquier otro tipo de documento en la misma plataforma. Nuestro cliente, el mayor banco de inversión para fondos privados de Alemania, pudo procesar 5 millones de páginas al año de correspondencia de clientes, formularios, faxes, etc., utilizando una sola solución de Kofax Transformation Modules. Los documentos heredados también pueden procesarse, evitando así el caro y lento proceso de rediseño de formularios y permitiendo una eficiente conversión de los archivos antiguos. Si los requisitos de usuario cambian con el tiempo, el sistema puede ser reconfigurado de acuerdo con esos cambios.

Capacidad de escalado y actualización: los clientes pueden actualizar volúmenes y características simplemente reactivando sus licencias. No se necesita instalación o reinstalación de software. La compatibilidad con las configuraciones futuras está garantizada.

Solidez y versatilidad exclusivas : Kofax Transformation Modules puede procesar cualquier tipo de documento en una sola plataforma, pues es la propuesta de clasificación de documentos y extracción de datos más completa y versátil del mercado de hoy en día. Tiene una tecnología de clasificación y separación exclusiva que ofrece un alto nivel de precisión para los documentos más complejos y un eficaz conjunto de tecnologías de extracción que se pueden usar en combinación para lograr un rendimiento máximo.
Mejora del rendimiento e incrementa el retorno de la inversión sin encarecer la reconfiguración: Kofax Transformation Modules incorpora sólidas tecnologías de aprendizaje basado en ejemplos para la clasificación, separación y extracción que se pueden configurar de modo más rápido y barato que con los métodos tradicionales basados en reglas. Después, conforme los documentos se procesan en un entorno de producción, se puede recurrir al aprendizaje en línea para "enseñar" al sistema las características de los documentos problemáticos para que se procesen automáticamente en el futuro, incrementando así el retorno de la inversión, y sin tener que contar con conocimientos informáticos.

Codificación ergonómica y validación de los datos: en un entorno en transformación, la validación de datos eficaz y de fácil uso es esencial para mantener la productividad; un diseño de validación deficiente puede anular las ventajas de la clasificación y extracción automatizadas. Las aplicaciones de codificación de Kofax Transformation Modules pueden personalizarse. ya sea en la fase de diseño mediante una sencilla interfaz del tipo arrastrar y colocar, o en tiempo de ejecución mediante un conjunto completo de archivos de comandos. En tiempo de ejecución, la navegación por las pantallas y la manipulación de imágenes son procesos lógicos y sencillos.

Reducción de los costes de formación: las aplicaciones de codificación de Kofax Transformation Modules son altamente personalizables para adaptarse a los requisitos específicos de los clientes en términos de diseño de pantalla y comportamiento de la interfaz. Incluso se pueden configurar para imitar los sistemas heredados. Esto reduce los costes de formación y acelera la adopción de nuevos sistemas.

Sólidas capacidades de información y auditoría: conforme se procesan los documentos, Kofax Transformation Modules reúne información detallada relativa a tasas de reconocimiento y presenta datos estadísticos por campos, tipos de documento y promedios sobre periodos de tiempo seleccionables por el usuario. Ello permite a los usuarios supervisar el rendimiento del sistema y recibir pronto la notificación de cualquier problema.

Aprovechamiento de Kofax Capture : Kofax Transformation Modules se integra a la perfección con Kofax Capture para dar acceso a la gama más amplia de escáneres de documentos y soluciones de almacenamiento basadas en servidor, beneficiándose de sus capacidades empresariales, de captura distribuida y de alta disponibilidad. Sus sólidas capacidades de transformación se pueden añadir a cualquier instalación de Kofax Capture sin perturbar la infraestructura existente.

Un único origen para todas las necesidades de captura: Kofax proporciona el origen único más amplio de productos de captura de documentos y datos disponibles hoy en el mercado, pudiendo cubrir todas las necesidades, desde el escaneado simple al archivado correcto pasando por las soluciones de captura de datos más complejas. La interoperabilidad entre los componentes está asegurada y los clientes se benefician del soporte integrado.

Soporte técnico mundial: los productos y soluciones de Kofax se ofrecen mediante una red global de más de 1.200 asociados autorizados en 60 países, así como con sus propias organizaciones de ventas y servicios, constituidas por 1.200 empleados en 36 países de América, Asia Pacífico y EMEA.