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Caso empresarial para la automatización de procesos empresariales controlados por documentos : Enfoque empresarial de la captura

- Por Jonathan Casher, experto en consultoría Servicios de asesoramiento de IOMA
En 1999, el responsable de un gran grupo de trabajo para facturación electrónica predijo que el 95 por ciento de las facturas en papel de EE.UU. del Fortune 500 se transformarían en facturas electrónicas para el 2002. Tras 10 años, dicha predicción sigue sin cumplirse.

En todas partes, el sector Sanitario, tanto privado como público, se ve en la necesidad sin precedentes de mejorar la calidad del servicio y reducir costes al mismo tiempo. Tradicionalmente, la industria sanitaria se concibe (y actúa) como algo muy “local”, en base a estándares económicos, culturales y regulatorios. No obstante, hoy en día, y pese a las diferencias entre regiones y países, los retos de las empresas sanitarias son cada vez más parecidos, y los temas y riesgos comunes son cada vez más obvios: coste, calidad y transparencia.

Para muchas empresas, la tecnología de creación de imágenes de documentos ofrece la mejor - y tal vez única - posibilidad de controlar la avalancha cada vez mayor de documentos en papel que amenaza con inundarlas. Como resultado de ello, los escáneres, un componente clave de cualquier sistema de creación de imágenes de documentos, van apareciendo con una frecuencia cada vez mayor en las ofi cinas modernas. A menudo se encuentran el lado de las impresoras, aparatos éstos, que se hallan en cualquier ofi cina moderna o no.

Hace menos de una década, la mayor preocupación de las grandes entidades fi nancieras era saber si sus sistemas estarían preparados para un cambio de fecha. Los temores electrónicos del efecto 2000 eran exagerados y los bancos estaban perfectamente preparados para la llegada del cambio de milenio. Pocos podían sospechar las turbulencias que se avecinaban, casi todas ellas en formato de papel.

Las transacciones empresariales pueden considerarse como una especie de 'conversaciones', en las que la información se intercambia en forma de documentos, mensajes de correo electrónico, instantáneos y de fax. Pero una comunicación eficaz con sus clientes, colaboradores y proveedores mediante cualquier combinación de estos métodos puede suponer un significativo reto. Por consiguiente, no es de sorprender que empresas de todo el mundo se esfuercen por resolver este problema sin incrementar sus costes de mano de obra. Este documento propone un método de cinco pasos para automatizar el pago de cuentas, describe los costes típicos de procesar manualmente las facturas y demuestra el ahorro que puede conseguirse en cada uno de los pasos incrementales.

Muchas organizaciones tienen que enfrentarse con los problemas que supone contar con varias oficinas, con tener a sus trabajadores dispersos y con clientes y colaboradores en diversos lugares. Estas organizaciones pueden reducir costes, reforzar su seguridad y mejorar su productividad capturando información dentro de los procesos empresariales directamente desde estos sitios remotos. Este documento técnico explica las ventajas específicas de la implementación de un método de captura remota o distribuida con Kofax Capture Network Server.

En la economía global de nuestros días, el intercambio de información es vital. La ventaja competitiva será para las empresas capaces de compartir la información y de colaborar de manera rápida y exacta de la manera más económica. Si combinamos estos aspectos con los requisitos legales de exactitud, seguridad y seguimiento de los datos, nos encontramos con una situación en la que está en juego la propia supervivencia de la empresa. La captura precisa, puntual y eficiente de los datos se ha convertido en una prioridad en prácticamente todas las empresas. Este documento técnico expone las ventajas que para una organización supone la captura distribuida, y explica cómo Kofax puede ayudar a conseguirlas.

La importancia de la captura distribuida y automatizada en una solución de externalización de servicios empresariales nunca antes había sido mayor. Este documento expone los problemas que debe abordar este sector y el papel fundamental de las tecnologías de procesamiento de documentación de Kofax para solucionarlos.

Con frecuencia, las tecnologías de automatización de la documentación son víctimas de su propio éxito. El diseño original del teclado de la máquina de escribir, que hoy sigue utilizándose en prácticamente todo los teclados, fue específicamente diseñado para compensar las limitaciones de entonces. Hoy siguen apareciendo problemas similares cuando la velocidad de la automatización provoca problemas en las anteriores o siguientes fases de un flujo de trabajo. Este documento técnico expone las ventajas y desventajas de los métodos que identifican automáticamente el final de un documento y el inicio del siguiente en una pila de páginas, mientras son escaneadas y su contenido se clasifica automáticamente.

Imagínese su empresa sin limitaciones. Imagínese que pudiese combinar los formularios impresos y electrónicos y que puede capturar información en cualquier formato. Imagínese que puede intercambiar información de manera más eficiente para racionalizar sus procesos empresariales, garantizar la trazabilidad de la información y eliminar los fallos al gestionar los datos en todo su ciclo de vida. El paquete de productos Intelligent Capture and Exchange de Kofax mantiene en marcha su información... y su negocio.

Código de barras mejorado

La implementación de tecnologías de códigos de barras ha demostrado ser una solución eficiente y de bajo coste para a indexación automática de documentos, el control automático de escáneres, la separación de lotes, el control de trabajos y el control de calidad de las imágenes. Con el lanzamiento del motor de código de barras mejorado, Kofax tiene el orgullo de continuar potenciando esta valiosa herramienta.

Consideraciones para la implementación de Kofax Capture Enterprise

Actualizado para Kofax Capture 8
Este documento técnico trata algunas típicas inquietudes del departamento de TI con respecto a la implementación del software, y explica cómo Kofax Capture soluciona estos problemas.

Las dificultades del color en las operaciones de escaneado de producción

También disponible en alemán (archivo PDF, 212 K) y español (archivo PDF, 237 K)
Kofax VRS Professional ofrece innovadoras posibilidades para incorporar las funciones de color de los escáneres actuales en sus actuales y futuros procesos empresariales. Este documento técnico trata los principales problemas, principales ventajas y cuestiones a considerar para implementar con éxito la captura de datos y documentos en operaciones de escaneado de producción.

Evaluación de Kofax VRS

Doculabs ha llegado a la conclusión de que Kofax VRS es una solución sólida para aumentar la eficacia de cualquier proceso de captura de documentos, ya que aborda la calidad de imagen, el tipo de documentos admitidos y la facilidad de uso en una misma solución. Mediante el uso de Kofax VRS, las organizaciones pueden reducir sus plazos de preparación de documentos, simplificar su proceso de exploración y mejorar la calidad de imagen de los documentos para utilizarlos con aplicaciones de OCR.

Construir o comprar: problemas de desarrollo en la captura de producción

Evalúe si le conviene crear o comprar un producto para la captura de documentos siguiendo estos pasos y rellenando las hojas de trabajo. Podrá realizar una estimación razonable del coste de desarrollar una aplicación de captura y compararlo con el coste de adquirir un producto comercial.

La dinámica de los costes en la captura de documentos y datos

Tanto en la captura de datos como de documentos, el ahorro se mide en segundos y se multiplica por miles de documentos. Un ahorro que puede suponer entre centenares y miles de dólares anuales, en especial si el sistema de captura también puede mejorar la calidad de la información escaneada.