Las aplicaciones para abrir cuentas nuevas requieren diversos documentos de apoyo tanto en papel como en formato electrónico. La plataforma de captura empresarial de Kofax permite a los empleados de una sucursal o de los centros de atención al cliente capturar automáticamente todos los documentos importantes de sus clientes, validarlos y enviarlos a los sistemas internos. Esto permite a los empleados que tratan directamente con los clientes emplear más tiempo cualitativo con ellos, mejorar la experiencia de servicio y cerrar operaciones con más rapidez.

• Los documentos requeridos, como documentos de identidad, formularios de solicitud, comprobantes de residencia y comprobantes de empleo, se pueden capturar con alta calidad por medio de un escáner o MFP en la sucursal o en el centro de atención al cliente y enviar al sistema interno para su procesamiento.
• Los documentos se clasifican automáticamente, y los metadatos se extraen y validan para garantizar una rápida disponibilidad de datos de alta calidad en los sistemas internos y de usuario.
• Si falta algún dato o es incorrecto, una función de alerta automática inicia la gestión y corrección de la excepción. Los clientes y empleados del banco pueden confiar plenamente en que solo los datos completos y correctos se enviarán a la administración interna, lo que garantiza una alta calidad de datos y la eficiencia en los procesos.
• Una vez finalizada la solicitud de cuenta, se puede notificar automáticamente a los clientes el estado de la solicitud por medio de papel, fax, correo electrónico o SMS. Estos mismos canales de comunicación también se pueden utilizar para promocionar otros productos y servicios, y generar más negocio y, por consiguiente, más experiencias positivas para el cliente.
• Las organizaciones pueden extender aún más sus servicios al cliente utilizando la misma plataforma para transmitir información y nuevas ofertas a su base de clientes o a segmentos de la misma.
• La recepción de todos los datos cruciales de los clientes y su flujo por toda la organización se puede seguir y auditar desde su digitalización inicial hasta el archivo final, mejorando el cumplimiento de reglamentos.

éxitos:

• Digitalizar las solicitudes de cuentas nuevas en sus 480 sucursales y enviarlas a la sede central de forma electrónica, ayuda a una empresa de inversiones a ahorrar un millón de dólares solamente en los envíos nocturnos.
• Un banco ha triplicado el porcentaje de cierre de operaciones nuevas gracias a la automatización del proceso de captura y de la vinculación de la captura de datos en tiempo real con los expertos del producto y con el personal de la sucursal.

La gestión de riesgos y el cumplimiento de reglamentos son cada vez más importantes, haciendo obligatoria la captura transparente y auditable de todos los documentos requeridos en una organización.

• Todos los documentos y formularios necesarios se pueden capturar con alta calidad por medio de un escáner o MFP en la sucursal y enviar al sistema interno para su procesamiento. Los documentos con varias páginas se separan de forma automática, lo que ahorra a los empleados la tarea de clasificación manual.
• Se clasifican todos los documentos y formularios, y los metadatos se extraen y validan. Si falta algún dato o es incorrecto, una función de alerta automática inicia la gestión y corrección de la excepción. Los clientes y empleados del banco pueden confiar plenamente en que solo los datos completos y correctos se enviarán a la administración interna, lo que garantiza una alta calidad de datos y la eficiencia en los procesos.
• Se puede notificar a los clientes automáticamente cuando falten documentos o firmas, la aprobación de un préstamo o cualquier otra actualización del estado de las operaciones por medio de papel, fax, correo electrónico, SMS o mensajes de voz.
• El inicio de un procesamiento directo de datos y decisiones empresariales basado en reglas específicas del banco y en bases de conocimiento mejora la eficiencia de los procesos y garantiza el cumplimiento en todo el ciclo de vida del préstamo, desde el inicio y aprobación hasta la auditoría o reventa.
• Se puede utilizar la misma plataforma para promocionar otras ofertas y servicios con el fin de generar más negocio y, por consiguiente, más experiencias positivas para el cliente. Se puede utilizar para comunicaciones específicas con el cliente y también para la transmisión de mensajes e información a un segmento completo de clientes para convertir la experiencia del cliente en nuevas oportunidades de negocio.
• Se puede seguir y auditar la recepción de los datos cruciales de los clientes y su flujo por toda la organización, desde su digitalización inicial hasta el archivo final.

éxitos:

• Una institución financiera que procesa 30.000 préstamos al mes ha logrado ahorros de hasta 4,32 millones de euros al año, a la vez que ha mejorado el servicio al cliente.
• Una firma de inversión inmobiliaria introduce datos en su sistema de gestión de registros SAP un 50% más rápido de lo que lo hacía antes.
• Una institución de créditos ha aumentado su volumen de digitalización de 20.000 a 115.000 al mes sin aumentar la plantilla de empleados.

El éxito del procesamiento de los fondos depende del procesamiento en tiempo real de las operaciones. Pero hoy en día, solo el 50% de las operaciones se gestiona de forma completamente electrónica. El 50% restante todavía se procesa por fax. Para reducir esta diferencia, los bancos de inversión necesitan una forma segura y fiable de capturar las solicitudes de fondos en el punto de entrada y procesarlas sin retrasos.

• Con la plataforma Kofax, se puede automatizar el proceso desde la recepción de una solicitud de fondos por fax, hasta la confirmación de la operación, guardando un registro completo de auditoría para cubrir los niveles de seguridad, cumplimiento y calidad.
• En lugar de que los empleados tecleen los datos de las solicitudes por fax manualmente, con riesgo de retrasos y errores, la plataforma Kofax captura de forma automática en el mismo punto de entrada los documentos de operaciones enviados por fax.
• Los mensajes se clasifican automáticamente (por ejemplo, mensajes SWIFT del tipo MT402, MT509, MT515) y, a continuación, la información clave, como el número ISIN, se extrae y valida para asegurar que solo se procesan los pedidos correctos y completos.
• Los datos requeridos se convierten y envían a SWIFT (ISO 15022, ISO2022 o cualquier otro formato XML) antes de que se envíe la confirmación de la operación (MT502, MT509, MT515, etcétera).
• Este proceso automatizado aumenta la precisión y eficiencia de los procesos, y reduce significativamente los costes y riesgos.

éxitos:

• Un gran banco europeo redujo el tiempo de procesamiento un 50%, y al mismo tiempo aumentó la precisión de los datos y del procesamiento.
• Con el procesamiento directo por fax de los fondos, un banco de inversión internacional logró ahorros anuales de 500.000 dólares y cumplir con la reglamentación.

Las organizaciones de servicios financieros compiten de forma agresiva por la cuota de mercado de nuevos productos como las tarjetas de crédito. Una gestión adecuada de los riesgos y el cumplimiento de los reglamentos son tan importantes como la capacidad de promocionar y procesar nuevos productos más rápidamente que la competencia. Con cada nuevo producto y proveedor, los formularios utilizados en el proceso de solicitud cambian; es crucial para las instituciones financieras adaptarse lo más rápidamente posible.

• Se puede utilizar la misma plataforma que automatiza el procesamiento de cuentas nuevas, préstamos, hipotecas y fondos para procesar las ofertas de productos como las tarjetas de crédito.
• La tecnología de autoaprendizaje de la plataforma Kofax se adapta inmediatamente a los nuevos formularios, los clasifica y extrae, y valida la información pertinente antes de enviarla al sistema interno para su procesamiento final.
• Kofax proporciona un proceso auditable que se puede supervisar para mantener los niveles de seguridad, cumplimiento de reglamentos y calidad.