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Análisis de necesidades

Los experimentados consultores de nuestro grupo Servicios profesionales están a su disposición para realizar una investigación de sus sistemas y analizar sus requisitos de captura. Normalmente, este será el primer paso para la preparación de un pliego de condiciones para el cliente, que establece el marco de trabajo común para el desarrollo e instalación de un sistema a la medida de sus necesidades específicas.

Durante el análisis in situ, un consultor de Kofax se reunirá con el personal operativo y los directivos adecuados para observar las actividades actuales y negociar la implementación que desea el cliente utilizando el software Kofax. Se trata de un exhaustivo estudio durante el cual Servicios profesionales:

• Confirmará la naturaleza general de la aplicación propuesta y establecerá límites definidos para el estudio.
• Entrevistará al principal personal involucrado en el procesamiento de los documentos relevantes para el proyecto.
• Identificará, confirmará y definirá los objetivos empresariales del proyecto.
• Identificará el entorno empresarial actual en la medida en que afecte al proyecto.
• Identificará el entorno de sistemas actual en la medida en que afecte al proyecto.
• Seguirá el “ciclo del documento”, desde su creación hasta su procesamiento y archivado en la medida en que resulte relevante para el proyecto.
• Analizará los volúmenes y limitaciones de producción, así como la calidad de los documentos.
• Determinará los requisitos de procesamiento de documentos. Servicios profesionales analizará los documentos y formularios representativos de aquellos que vayan a procesarse con el sistema Ascent Capture.
• Analizará y determinará el método óptimo para la separación de documentos e identificación de formularios para la configuración de clases de lotes de Ascent Capture.
• Analizará y determinará los requisitos de procesamiento del usuario final, incluyendo la velocidad de operación deseada y el flujo de trabajo.
• Analizará y determinará el tipo y cantidad de campos de índice que tengan que implementarse para ajustarse a los objetivos de captura de datos del usuario final.
• Analizará y determinará las reglas de validación que deban aplicarse a cada campo de índice de la configuración de clases de lotes.
• Analizará y determinará los requisitos de envío de los datos a un sistema de gestión de contenidos o a una base de datos.

Una vez concluido el análisis, Servicios profesionales preparará un exhaustivo pliego de condiciones en el que se detallarán sus conclusiones y se incluirán sus recomendaciones de clases de lotes de Ascent Capture, así como un plan de implementación completo. El pliego de condiciones recomendará:

• El método de separación de documentos y de identificación de formularios.
• Los tipos de documentos.
• Los tipos de formularios.
• Los campos de índice.
• Las reglas de validación de los campos de índice necesarios.
• El número y tipos de estaciones de Ascent Capture para satisfacer la demanda actual y futura de volúmenes de escaneado.
• El procedimiento para enviar los datos de índice y las imágenes al sistema de gestión de contenidos o la base de datos especificados.

Asimismo, el documento presentará una lista de las principales personas de contacto e incluirá un bloque de firmas para la aprobación del revendedor y del usuario final. Una vez aprobado el pliego de condiciones podrá iniciarse la implementación.

Servicios profesionales considera que la mayoría de los proyectos requieren unas 40 horas para entender a fondo los requisitos del usuario y, a continuación, plasmarlos en un documento para su negociación y aprobación. No obstante, habrá casos en los que se requieran períodos más prolongados. Por lo general, esto sucederá cuando el proyecto suponga el uso de una gran cantidad de formularios diferentes, reglas de validación complejas, cambios importantes en archivos de comandos existentes (o la creación de otros nuevos) o el desarrollo de un módulo personalizado. Solicite a los jefes de proyectos de Servicios profesionales una evaluación exacta de su situación.