MarkView for Project Re-billing
Optimiza el Proceso de Reembolso de Gastos para
Mejorar los Beneficios de los Servicios Profesionales
MarkView for Project Re-billing permite a las consultorías y empresas
de servicios similares optimizar sus beneficios y rentabilidad. Gracias
a las prestaciones de MarkView Financial Suite, y a tutal integración
con los módulos ERP para Gestión de Proyectos, Cuentas a Pagar,
Cuentas a Cobrar, y Gastos, MarkView for Project Re-billing sitúa toda la
información sobre gastos de un proyecto al alcance de todo aquel que
participe en el proyecto, y automatiza el proceso de refacturación. Ya no
hay por qué soportar los significativos gastos administrativos extras que
suponen la recogida y procesado de la información de respaldo, como
recibos y facturas de proveedores, para facturar o refacturar al cliente.
Mejora de la Gestión de los Proyectos
Además de gestionar las tareas de un proyecto, realizar asignaciones y
establecer plazos, los responsables de proyectos tienen que enfrentarse
a un gran volumen y una amplia variedad de documentos en papel
generados por cada proyecto – facturas de vendors, recibos de gastos de
viaje, etc. La recogida de toda la información relacionada con los gastos,
la búsqueda de la información que falte y la reproducción de documentos
extraviados son tareas administrativas que desvían al equipo del proyecto
de su objetivo principal: ir cubriendo las etapas del proyecto a tiempo y
dentro de un presupuesto. La automatización de los procesos de gestión
de la información de forma que quede totalmente integrado en el módulo
ERP para la gestión de proyectos elimina este tipo de desviaciones y
permite que el equipo del proyecto se centre en sus objetivos principales.
La optimización de la gestión del proyecto supone una ventaja considerable
a la hora de realizar la auditoría de los proyectos. La disponibilidad inmediata
de la información de respaldo dentro del sistema ERP permite a los auditores
internos y externos terminar las auditorías más rápidamente y con una menor
necesidad de contar con la colaboración de los responsables de los proyectos.
Refacturación Más Rápida y Precisa
Para las empresas de servicios profesionales como las consultorías, o los
servicios de ingeniería o de contratistas de obra supone un gran reto la
refacturación a sus clientes de los gastos en los que incurren durante el
desarrollo de cada proyecto. Incluso en los casos en los que se hace uso
de suites ERP que incluyen aplicaciones online para informes de gastos y
plazos, cuentas a pagar, gestión de proyectos y cuentas a cobrar, todavía
persiste el reto de manejar documentos en papel como parte del proceso de
refacturación. Los recibos de gastos en papel, las facturas de los proveedores
y las hojas de plazos nos llevan a problemas como el de extravío de
documentos, gastos omitidos o fallos en la obtención o redireccionamiento
de documentos. La recopilación de todo el material de respaldo para la facturación a un cliente puede ser un proceso complicado, costoso
y tedioso que además exija el empleo de significativos recursos
administrativos. Esto ralentiza y complica el proceso de refacturación
y repercute de forma negativa tanto en los ciclos de materialización
de beneficios, como en las relaciones con el cliente.
MarkView for Project Re-billing garantiza una precisa recopilación y
presentación de los gastos, inversiones y mano de obra. Todos los
documentos relacionados con un proyecto se escanean o se envían
por fax al sistema en los primeros pasos del proceso. Los recibos o
justificantes de gastos y plazos se envían online mediante MarkView
for Expense Receipt Management, mientras que las facturas de los
proveedores se capturan online mediante MarkView for Accounts
Payable Automation. La documentación de respaldo del resto de los
gastos relacionados con el proyecto, como los cargos por kilometraje
de vehículos de la empresa o los servicios de fotocopiado se asocian
automáticamente al registro de gastos del proyecto correspondiente.
En el caso de suites de aplicaciones ERP, los gastos, mano de obra
y cargos de proveedores se asignan directamente al módulo ERP
para proyectos. En base a esta información, el módulo ERP para
Facturación y Cuentas a Cobrar genera las facturas para el cliente.
Al utilizar MarkView for Project Re-billing, toda la información de
respaldo para la facturación al cliente se recopila online y se asocia
al registro de gastos e inversiones del proyecto correspondiente.
De esta forma, los responsables de cada proyecto tienen acceso a
los datos de los gastos relacionados con sus proyectos, así como
a las imágenes de la documentación de respaldo correspondientes
a todos los gastos del proyecto. Y no solo eso, sino que toda la
información de respaldo de cada facturación de gastos se agrupa
online al generar la factura para el cliente. Dicha información de
respaldo se puede adjuntar a las facturas enviadas por correo o se
puede presentar directamente al cliente a través de la red.
El flujo de trabajo de MarkView for Project Re-billing define
cómo y dónde se debe redirigir la documentación de respaldo
para su revisión y aprobación. Se aumenta la productividad de
los jefes de proyectos y del personal administrativo, además de
mejorar la eficiencia en los procesos de refacturación al cliente, con lo que disminuyen los costes operativos.
Ventajas de la Automatización de los
Procesos de Reembolso de Gastos
- Mejora en la Gestión de Proyectos – Redireccionando
automáticamente los documentos online se optimiza todo
el proceso de gestión del proyecto. La reducción del tiempo
empleado en tareas administrativas permite a los responsables
de los proyectos centrarse en tareas más importantes.
- Aumento de la Productividad – Se elimina el tiempo y gasto
que supone para cada miembro del equipo de un proyecto la
localización, copia y envío de documentos, y se reduce la carga
de trabajo sobre el responsable del proyecto.
- Menores Costes Administrativos – Se eliminan los costes por el
transporte de documentos, así como los costes del almacenamiento
físico: superficie de oficina, armarios archivadores, almacenaje
externo, equipos para microfichas, etc. Ya no se emplean más horas
de oficina en buscar documentos perdidos o mal archivados.
- Mejora del Control y del Cumplimiento de las Normativas – Gracias a una dinámica de trabajo optimizada que obliga al
cumplimiento con las normativas, además del hecho de que se
© 2010 Kofax, Inc. Reservados todos los derechos. Kofax, y el logotipo de Kofax, son marcas o marcas registradas de Kofax, Inc. en Estados Unidos y otros países. (03.2010)
registran todas las actuaciones automáticamente en un rastro
de auditoría, se mejora el cumplimiento de las normativas de la
empresa y de la legilación correspondiente.
- Auditorías más Sencillas – Gracias a que toda la documentación
relacionada con cada proyecto está disponible online dentro del
sistema ERP, las auditorías internas y externas se hacen en menos
tiempo y con menor necesidad de personal.
- Potenciación de las Inversiones ERP Existentes – Los jefes
de proyecto y los miembros del equipo siguen utilizando la
interfaz y las herramientas de la aplicación ERP, garantizando
una rápida adopción de los procesos ya optimizados.
- Sin Formación para Empleados – Gracias a la interfaz de
usuario intuitiva y perfectamente integrada en la aplicación ERP
para la gestión de proyectos, normalmente no es necesario
impartir ninguna formación adicional a los miembros del equipo
del proyecto.
- Aumento de los Beneficios y de los Márgenes – La
optimización del proceso de refacturación consigue una
reducción de los gastos omitidos. La captura de todos los
gastos aumenta los beneficios e incrementa los márgenes.
- Recopilación Inteligente de la Información para Facturar – En
el caso de facturas de varias páginas que incluyen cargos a varios
clientes, MarkView for Project Re-billing realiza un seguimiento de
las páginas que contienen información específica de cada cliente.
Así se consigue un acceso más rápido y se elimina la necesidad
de que los profesionales que vayan a emitir una factura tengan
que buscar en grandes facturas hasta encontrar la información de
respaldo de los cargos correspondientes a cada proyecto.
- Facturación Más Rápida – La optimización del proceso
permite que Cuentas a Cobrar reúna toda la información sobre
facturación de forma más rápida y presente antes la factura al
cliente. Así se reduce el número de días para la recuperación de
la inversión y mejora el flujo de efectivos.
- Menos Desacuerdos sobre la Facturación – Los desacuerdos
se reducen, dado que cada factura va acompaña de toda la
información pertinente. Los desacuerdos que se puedan producir
se resuelve más rápidamente y comprometiendo menos recursos.
- Mejora del Servicio al Cliente – El acceso de autoservicio que
permite MarkView for Project Re-billing mejora el nivel de servicio al
cliente, aportándoles toda la información relevante y permitiéndoles
comprobar sus facturas online a través de una interfaz en red.
Haga clic en los enlaces de abajo para obtener más información.
Refacturación de Proyectos
