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MarkView Financial Suite
White Paper:
The Top 10 Reasons to Automate Your AP Processes
(en Inglés)
La automatización de procesos empresariales para optimizar las transacciones es una iniciativa estratégica para gestores financieros. El departamento financiero tiene el peso de reducir los costes operativos, mejorar el servicio y optimizar el dinero líquido, a la vez que se mantienen controles eficaces. Los escándalos financieros y cambios en las leyes han provocado un intenso estudio de los procesos financieros por parte de los inversores, analistas financieros, la prensa y organismos reguladores. La optimización precisa de automatización de principio a fin de los procesos financieros.
Markview Financial Suite proporciona a los ejecutivos financieros visibilidad y control sobre todas las funciones financieras críticas: cuentas de pago, compras, cuentas de cobro, gastos, activos fijos, libro mayor, recursos humanos y para organizaciones de servicios y re-facturación de proyectos. Completamente integrado con los sistemas Kofax Capture, Kofax Transformation Modules y ERP (incluyendo la suite Oracle E-Business, SAP ERP y PeopleSoft Enterprise), Markview Financial Suite es la solución global líder que sigue los métodos recomendados de la industria y reduce costes a la vez que mejora los niveles de servicio y visibilidad para clientes internos y externos.
Markview Financial Suite es una solución avanzada que crea un único proceso de negocio consistente en todas las ubicaciones para todas las transacciones, independientemente del tipo de tecnología, origen, medio o usuario. La suite integra toda la información asociada en las financias ERP, eliminando el papel del proceso, y asegurando que toda la información esté disponible en línea, ofreciendo las ventajas siguientes:
MarkView for Accounts Payable Automation optimiza el proceso de AP mediante la captura de información de transacción original, la automatización del proceso de entrada por medio de la captura, clasificación, extracción y validación, aplicando los flujos de trabajo recomendados del sector, y creando de forma automática un seguimiento del historial de auditoría. El resultado es un menor coste operativo, mayor visibilidad del proceso, mejores controles y maximización del flujo de caja. MarkView for Accounts Payable Automation aumenta el servicio a los gestores de la línea de negocio gracias a la reducción del tiempo de proceso y al acceso de autoservicio basado en navegador para la información de pago.
La reducción de la mano de obra y los costes asociados a la recepción de facturas, la captura y la entrada de datos suele ser el punto principal y la base de las inversiones en automatización. Kofax tiene soporte para el rango completo de tecnologías de captura, clasificación, extracción, validación y comunicación, lo que permite a las empresas determinar la combinación correcta para sus operaciones: digitalización, OCR, fax, autoservicio de facturación, correo electrónico, EDI, red de proveedores de facturación electrónica, externalización y mucho más. Con Kofax Capture y Kofax Transformation Modules, las organizaciones financieras pueden confiar en una plataforma para todos los tipos de ubicaciones, tecnologías, fuentes, medios y usuarios, y pueden utilizar tecnologías de autoaprendizaje para asegurar que los datos se extraen con la máxima precisión.
MarkView for Accounts Receivable Exception Processing permite la descarga automatizada de datos de imagen no estructurados y datos de buzón de cobro estructurados para gestionar el procesamiento de excepciones en buzones de cobro. Los gestores de AR pueden resolver problemas como recibos no aplicados, haciendo que las aplicaciones de caja tengan lugar de forma ordenada, y que los gestores de cobro puedan resolver las discrepancias más rápidamente. El proceso optimizado proporciona mayor visibilidad y permite mejor control sobre las transacciones de AR. El resultado es el aumento en la productividad del personal, disminución de los costes operativos, mejores decisiones de crédito, mayor rapidez en los cobros y mejor servicio tanto para los proveedores como para los gestores de la línea de negocio.
MarkView for Asset Management Review optimiza el proceso de los activos, integrando perfectamente todos los documentos relacionados con activos con el registro de activos de ERP. Con un alto nivel de papel físico, el proceso de gestión de activos incluye facturas, pedidos de compra, contratos, solicitudes de presupuestos a concurso, registros de mantenimiento, contratos de mantenimiento, garantías, contratos de seguros, alquileres, etc. El hecho de tener esta información disponible en línea es notablemente más barato que el archivado, recuperación, copia, envío por correo, fax y almacenamiento de documentos en papel. Una interfaz de autoservicio proporciona información de activos para auditoría e impuestos. MarkView for Asset Management Review hace que las auditorías sean mucho más sencillas, reduce los costes administrativos, aumenta la productividad del departamento de contabilidad y mejora el control sobre los activos fijos.
MarkView Document Library proporciona la función de captura y extracción independiente, tanto para documentos de MarkView como de otro tipo. MarkView Document Library se integra con Kofax Capture, que es la solución líder en captura de grandes volúmenes. Un conjunto completo de funciones de gestión, incluyendo asignación de propiedades, clasificación, privilegios y búsqueda completa de texto.
MarkView for Expense Receipt Management optimiza el proceso de gestión de gastos, reduciendo la carga para las cuentas de pago, los gestores de aprobación y los usuarios de informes de gastos. Completamente integrado con los gastos de ERP, MarkView for Expense Receipt Management elimina la necesidad de intercambio de papeles dentro de la empresa. Los recibos se almacenan electrónicamente en el informe de gastos de ERP, asegurando así el cumplimiento de las normas sobre gastos de la empresa y facilitando las auditorías. El resultado es una mayor productividad para todos los usuarios implicados en el proceso, reembolso de informes de gastos más preciso y con mayor rapidez, y mejor cumplimiento de las políticas de gastos de la empresa. Para organizaciones como empresas de servicios profesionales que refacturan sus gastos, MarkView for Expense Receipt Management proporciona una captura más detallada de los gastos para refacturar proyectos.
MarkView for General Ledger Management acelera los procesos de cierres mensuales, trimestrales y anuales, con lo que toda la documentación general de transacciones del libro mayor está fácilmente disponible desde el Libro mayor general de ERP. La información general de copia de seguridad necesaria para Contabilidad está disponible en ERP (recibos notas de crédito/débito, hojas de cálculo, etc.) Los flujos de trabajo de aprobaciones para entradas de diario aseguran el cumplimiento de las normas y procedimientos de la empresa. En las auditorías, la carga para el departamento de contabilidad se reduce enormemente, ya que los auditores tienen acceso a la información de respaldo de las entradas de diario a través del servicio automático basado en navegador. MarkView for General Ledger Management hace que las auditorías tengan menos problemas, reduce los costes de administración, aumenta la productividad del departamento de contabilidad, mejora el control y aporta informes financieros más precisos.
MarkView for Human Resources Records Processing pone en línea los registros de personal de los empleados y centraliza la información para su acceso por parte de los gestores de RRHH, gestores de línea de negocio y empleados. El acceso a la información de empleados está restringida para los que estén autorizados a ver los registros de persona, según las normas de las políticas de privacidad de la empresa y normativas gubernamentales (como por ejemplo HIPAA y EEOC en EE.UU.) Al proporcionar información completa de los empleados a los gestores de líneas de negocio, éstos pueden mejorar las decisiones respecto a aquellos. La productividad de los gestores de línea de negocios y personal de RR.HH. aumenta, gracias a las posibilidades de autoservicio que ofrece MarkView for Human Resources Records Processing.
MarkView for Project Re-billing optimiza los gastos en procesos de caja para mejorar los beneficios de los servicios profesionales. Al aprovechar al máximo la potencia de MarkView Financial Suite (que se integra perfectamente con módulos ERP para Gestión de proyectos, Cuentas de pago, Cuentas de cobro y Gastos), MarkView for Project Re-billing aglutina toda la información de gastos de proyectos para el fácil acceso a la misma por parte de todos los usuarios implicados en el proyecto, y automatiza el proceso de refacturación. En el proceso de recopilación y proceso de información de respaldo de facturación, como recibos y facturas de proveedores, para facturar o “re-facturar” a clientes, ya no es necesaria una sobrecarga administrativa significativa.
