MarkView for Human Resources Records Processing
Optimiza la Gestión de los Registro del Personal
Las aplicaciones para Recursos Humanos añaden una estructura
muy necesaria para los procesos de gestión de la mano de obra.
Al crear ficheros de datos estructurados para todos los empleados,
Recursos Humanos puede optimizar las transacciones de mano de
obra, como las contrataciones, las revisiones, los aumentos de sueldo,
las compensaciones no remunerativas, las vacaciones acumuladas,
las tranferencias o la movilidad geográfica. Aunque la mayoría de las
empresas han puesto online sus sistemas de Recursos Humanos
empleando sus aplicaciones ERP para recursos humanos, existe un
componente de la información personal de cada empleado que sigue
quedándose fuera de esta aplicación: el fichero de personal.
Incluso en las organizaciones con Recursos Humanos más automatizados,
se pueden dar dos conjuntos de ficheros claramente distintos que
configuran un fichero de personal completo. Aparte de la base de
datos de empleados, existen numerosos archivadores que contienen
documentos de cada uno de los empleados, como sus currículums,
sus cartas de recomendación o los resultados de sus evaluaciones
de rendimiento. Algunas organizaciones incluso tienen otro juego de
archivadores dedicados a la documentación sobre el seguro médico.
La gestión de varios conjuntos de registros exige más trabajo de oficina
y un aumento de los gastos en administración.
El uso de registros de personal en papel, representa un importante
reto en el día a día de los responsables de Recursos Humanos. Los
directivos necesitan ayuda de los empleados para acceder y estudiar
un registro completo de un empleado y es necesario dedicar un tiempo
considerable para cotejar y unificar dichos registros. Los documentos
extraviados pueden ostaculizar determinadas transacciones y desviar al
personal de Recursos Humanos de otras tareas. Es difícil gestionar la
privacidad y la seguridad dentro de sistemas desiguales, además de que
la legislación sobre los derechos de los trabajadores y las leyes sobre
protección de datos pesonales exigen una determinada gestión de la
conservación y disposición de los registros.
Documentos Online Favorecen los Procesos de
Recursos Humanos
La solución consiste en disponer todos los componentes de un fichero
personal online utilizando tecnología para la gestión de documentos que
permita el contro de accesos a la información, al mismo tiempo que
garantiza la seguridad, la privacidad y el cumplimiento con las normativas.
MarkView for Human Resources Records Processing automatiza
los procesos de Recursos Humanos al capturar, gestionar e integrar
documentos offline con los ficheros de datos estructurados de su actual aplicación ERP para recursos humanos. Todo documento –
independientemente de su origen – puede ser gestionado mediante
el sistema MarkView, incluyendo los documentos en papel, los
emails, los ficheros de procesadores de texto y las hojas de
cálculo. Los documentos en papel se escanean digitalmente para
almacenarlos y acceder a ellos online.
Permitir el Autoservicio de Recursos Humanos
MarkView for Human Resources Records Processing centraliza
los registros de Recursos Humanos al integrar todos los
documentos asociados al registro principal de personal, de
forma que cualquiera con la autorización adecuada puede
visualizar los registros del personal online, así como sus
documentos asociados. A través de un navegador en red, los
empleados y los directivos tiene acceso y autoservicio a la
información de Recursos Humanos. Así se eliminan las demoras
relacionadas con la clasificación y el envío de ficheros de forma
manual. El acceso a los ficheros online mejora la seguridad y
evita la pérdida o el extravío de documentos.
Ventajas de la Automatización de los
Procesos de Recursos Humanos
- Mejora de la Gestión – Toda la información relacionada con
los Recursos Humanos está disponible online, brindando a los
directivos una mayor información sobre la que fundamentar
sus decisiones en relación con la gestión de los empleados.
- Aumento de la Productividad en la Gestión de Recursos
Humanos – El autoservicio de MarkView for Human
Resources Records Processing reduce las solicitudes al
departamento de Recursos Humanos tanto de los empleados
como de los directivos, liberando a los directivos de Recursos
Humanos para la realización de otras tareas.
- Menores Costes Administrativos – Se eliminan los costes
por el transporte de documentos, así como los costes
del almacenamiento físico: superficie de oficina, armarios
archivadores, almacenaje externo, equipos para microfichas,
etc. Ya no se emplean más horas de oficina en buscar
documentos perdidos o mal archivados.
- Potenciación de las Inversiones ERP Existentes – Los
responsables de Recursos Humanos, los directivos de línea
y los empleados siguen utilizando su interfaz y herramientas
de ERP, garantizando una rápida adopción de los procesos ya
optimizados y reduciendo también el tiempo de formación.
- Mejora del Control y del Cumplimiento de las Normativas –
Gracias a una dinámica de trabajo que obliga al cumplimiento
con las normativas, además del hecho de que se registran
todas las actuaciones automáticamente en un rastro de
auditoría, se mejora el cumplimiento de las normativas de la
empresa y de la legilación correspondiente.
- Mayor Securidad – MarkView for Human Resources Records
Processing restringe el acceso a la información en los ficheros
de personal, favoreciendo así el cumplimiento de la legislación
local sobre protección de datos.
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- Auditorías más Fluídas – Gracias a que toda la documentación
relacionada con Recursos Humanos está disponible online
dentro del módulo ERP correspondiente, las auditorías internas
y externas se hacen en menos tiempo y con menor necesidad
de personal.
- Menos Riesgos – Gracias a que los documentos importantes
están disponibles online, se elimina la posibilidad de pérdida o
deterioro de estos.
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