MarkView for General Ledger Management
Automatiza y Controla los Informes Financieros
La clave del cierre mensual, trimestral o anual de los libros se centra en el
Libro de Cuentas, donde se recogen todas las transacciones financieras.
Para que el proceso de cierre fluya sin problemas, es fundamental que
la información del Libro de Cuentas sea exacta y se pueda verificar
rápidamente. La verificación de entradas en el Libro de Cuentas suele
exigir el acceso a documentos de respaldo relacionados con pagos,
recibos o memorandums de créditos y débitos. En el caso de gandes
corporaciones estadounidenes, la ley Sarbanes-Oxley ha aumentado la
presión sobre el proceso de cierre, ya que se han acortado los plazos de
entrega para los formularios 10-K y 10-Q. La ley Sarbanes-Oxley exige que
los informes financieros sean, no solo más precisos y verificados, sino
que también se generen más rápidamente. MarkView for General Ledger
Management optimiza el proceso de cierre al facilitar la disponibilidad
de toda la documentación asociada con las transacciones del Libro de
Contabilidad desde el módulo ERP para el libro de cuentas.
Asiento de Diario y Aprobación
Mediante una imagen electrónica de la documentación de Anotaciones
en el Diario, MarkView for General Ledger Management le premite
procesar las transacciones introducidas manualmente. El flujo de trabajo
de MarkView permite que los documentos de Anotaciones en el Diario
sean enviados para aprobaciónes extraordinarias una vez el documento
haya sido adjuntado al registro de la aplicación ERP. La persona que debe
dar su visto bueno puede entonces acceder a dichos documentos a
través de una interfaz en red para dar su aprobación. Además, el flujo de
trabajo se puede configurar para exigir la aprobación de otras personas
además del usuario del Asiento de Diario, incluso si el usuario del
Asiento de Diario cuenta con la autoridad necesaria para su aprobación.
Acceso Total a los Detalles del Respaldo de
Cuentas a Pagar y Cuentas a Cobrar
MarkView for General Ledger Management le permite visualizar
los detalles de las Cuentas a Pagar y las Cuentas a Cobrar desde el
módulo ERP para libro de cuentas así como visualizar los registros de
las facturas y recibos pasados al mayor y los documentos asociados a
estos. Gracias al sistema MarkView, una vez que un documento ha sido
asociado a un registro de ERP, la asociación es permanente – incluso si
se transfiere el registro de un módulo a otro.
Por ejemplo, cuando un usuario del Libro de Cuentas está visualizando
registros en el módulo de ERP para libro de cuentas, puede llegar
desde un asiento del diario hasta la interfaz de la aplicación ERP para
registro de facturas. Se ejecutará la interfaz de la aplicación ERP para
registro de facturas y el registro correspondiente a la factura se abrirá automáticamente. Una vez consultado dicho registro, el usuario
puede acceder y visualizar cualquier documento adjunto
asociado al registro de la factura.
Soporta Asientos Manuales en el Diario
A veces, las anotaciones en el debe o el haber del diario se
deben hacer manualmente. En el mundo actual, de mayor
control sobre las empresas, estos ajustes manuales se deben
documentar exhaustivamente. Durante las auditorías internas
y externas, el seguimiento de estos documentos puede
ser una tarea bastante ardua. MarkView for General Ledger
Management permite que toda la documentación se pueda
adjuntar a las anotaciones manuales.
Mediante un formulario en red, MarkView genera una portada
con código de barras que identifica cada asiento en el diario.
Luego, se pueden escanear los documentos de respaldo o
se pueden enviar por fax al sistema MarkView que analiza el
código de barras de la portada para determinar el nombre del
diario. Los documentos de respaldo se adjuntan entonces
automáticamente al registro del diario.
Este proceso también es válido para las anotaciones en el diario
que se hayan pasado al mayor automáticamente a través de
Cuentas a Pagar(AP) o Cuentas a Cobrar(AR). Los documentos
posteriores se pueden asociar a los registros del diario incluso
después de haberlos pasado al mayor.
Ventajas de la Automatización y el Control de
los Informes Financieros
- Reducción de la Documentación – Dado que el sistema
MarkView automatiza las funciones fundamentales, los
procesos en sí se documentan por sí mismos.
- Imposición de Controles Internos – Gracias a la división de
tareas, procesos únicos y coherentes y una pronta visibilidad
de los procesos contables, MarkView for General Ledger
Management permite una visión global y fiable de sus
procesos financieros.
- Tiempo Real – El sistema MarkView no solo monitoriza los
procesos en tiempo real, sino que los modifica también en
tiempo real.
- Informe de Falta de Documentación en el Diario – Son
muchas las empresas que requieren documentación de
respaldo para todos los asientos en el diario creados en
sus sistemas ERP. Durante un cierto tiempo, el sistema
MarkView permite el acceso en red a informes tales como
“Documentación que Falta en el Diario”.
Haga clic en los enlaces de abajo para obtener más información.
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