MarkView for Asset Management Review
La administración de los activos fijos es una de las tareas financieras
que más documentación genera. Muchas de las tareas contables
relacionadas con los activos fijos requieren documentación de respaldo
como facturas, órdenes de compra, contratos y solicitudes de ofertas (RFP).
- Revisión de las solicitudes de inversiones de capital y de los gastos en
función de la política de la empresa, de la disponibilidad presupuestaria
y de los Principios Contables Generalmente Aceptados (PCGA).
- Gestión y administración de seguimientos, informes, análisis y
contabilidad de las actividades relacionadas con los activos fijos.
- Recopilación, revisión, procesado y seguimiento de las solicitueds de
adquisición de activos fijos, compras, capitalizaciones, transferencias,
ajustes, reclasificaciones, cancelaciones, acciones de los proyectos
para mejora del capital, etc.
- Distribución de los informes mensuales de gestión en relación con los
proyectos de inversión y la actividad de los activos fijos.
- Armonización de la actividad mensual, trimestral y anual de los activos
fijos y los balances en el Libro de Cuentas.
- Facilitar, coordinar y armonizar los inventarios físicos de los activos fijos.
- Respaldar a los analistas financieros, a hacienda y a los auditores
facilitándoles la información solicitada sobre los activos fijos.
Para optimizar las actividades mencionadas, la mayoría de las grandes
empresas han desarrollado un módulo ERP para los activos que registra
de forma estructurada datos como tipo de activo, número, coste,
capitalización, ubicación, asignación y programación de márgenes
de mantenimiento. El reto de la actividad diaria en relación con los
Activos Fijos reside en que se genera con frecuencia documentación
de respaldo que se almacena independientemente de los datos de la
aplicación ERP, normalmente en armarios archivadores. Resulta cosotos
ocuparse de esta documentación como parte de la gestión del ciclo
de vida de los Activos Fijos, con las actividades implícitas de archivar,
recuperar, copiar, enviar por correo o por fax.
MarkView for Asset Management Review gestiona todos los
documentos relacionados con los activos, integrándolos perfectamente
en el registro de los activos. Los documentos tales como la factura
original, la garantía, el contrato de mantenimiento, el registro de
mantenimiento, el contrato de seguro, leasing, poderes exigidos, y la
imagen del activo, además del resto de documentos están disponibles
de forma inmediata en el registro del activo del sistema ERP.
Asociación Automática de Documentos de Facturación
Las facturas de los activos se procesan automáticamente para garantizar
la correcta asociación de las facturas a los registros de los activos al
mismo tiempo que las transacciones pasadas a mayor se transfieren
al módulo ERP para los activos. MarkView for Asset Management Review gestiona de forma transparente los documentos de facturación
conforme las transacciones facturadas se consolidan/desdoblan
durante el proceso de transferencia, lo que normalmente
se realiza en función de los códigos contables del Libro de
Contabilidad. Todas las facturas electrónicas asociadas con
registros de facturas se adjuntan al correspondiente registro
del activo. En los casos en los que se fusionen varios registros
de facturas durante el proceso, se puede adjuntar más de una
imagen de factura al registro del activo. También en el caso
de desdoblamiento de facturas, estas de gestionan de forma
que es posible su asociación con todos los registros de activos
fijos a los que correspondan. Esta perfecta integración de los
documentos de facturación evita la necesidad de copiar y/o
agrupar todas las facturas para su posible consulta más adelante
o la de tener que volver a Cuentas a Pagar para buscar los
documentos originales.
Indexado de los Registros de Activos Fijos
en un Solo Paso
MarkView for Asset Management Review también cuenta
con un proceso de indexado de un solo paso para establecer
registros de los nuevos activos a partir de documentos que no
sean facturas. Gracias a ERP Assets Workbench, se recupera el
documento siguiente de una lista de entrada de registro de
activos. Una vez el documento esté visible en el navegador, se
puede indexar el registro del activo. Cuando se haya guardado el
registro, el documento quedará asociado permanentemente al
registro del activo.
En el caso de registros y documentos ya existentes, MarkView
for Asset Management Review genera una portada con
código de barras; el documento se envía por fax al sistema
MarkView y se asocia permanentemente al registro del activo
correspondiente. Si alguna documentación de respaldo ya se ha
asociado a un registro del Libro de Contabilidad, MarkView por
Asset Management cuenta con una herramienta para asociar
dicha documentación de respaldo al registro de activos ya
existente. También se puede configurar para asegurarse de que
los registros del Libro de Cuentas con documentos adjuntos
envían dichos documentos adjuntos a una lista de entradas
ordenada en función de los códigos contables del Libro de
Cuentas.
Rastros de Auditoría Completos
MarkView for Asset Management Review genera rastros de
auditoría completos para todo el ciclo de vida de cada activo.
Este historial, junto con el acceso por web y de autoservicio a
toda la información sobre activos fijos, tanto referente a datos
de registro estructurado como a documentos no estructurados,
permite auditorías internas y externas más eficientes.
Ventajas de la Automatización de la Gestión
de Activos
- Auditorías más Fluídas – Gracias a que toda la documentación
de respaldo de los activos fijos está disponible online desde
el módulo ERP para activos fijos, las auditorías internas y
externas se hacen en menos tiempo y con menor necesidad
de personal.
© 2010 Kofax, Inc. Reservados todos los derechos. Kofax, y el logotipo de Kofax, son marcas o marcas registradas de Kofax, Inc. en Estados Unidos y otros países. (02.2010)
- Auditorías a Menor Coste – La interfaz autoservicio de
MarkView for Asset Management Review permite a los
auditores externos trabajar más rápido, lo que se traduce en
una reducción de los costes de auditoría.
- Auditorías Más Rápidas – El acceso instantáneo a los
documentos de respaldo agiliza el proceso de auditoría.
Se eliminan los retrasos por la falta de documentos.
- Reducción de los Costes Administrativos – Se eliminan los
costes por el transporte de documentos, así como los costes
por el almacenamiento físico: superficie de oficina, armarios
archivadores, almacenaje externo, equipos para microfichas,
etc. Ya no se emplean más horas de oficina en buscar
documentos perdidos o mal archivados.
- Personal de Contabilidad Más Productivo – Gracias
a las prestaciones de autoservicio de MarkView for
Asset Management Review se reducen las solicitudes al
Departamento de Contabilidad, y así, el personal de este
departamento se puede dedicar a otras tareas.
- Mejora del Control y del Cumplimiento de las Normativas – Gracias a una dinámica de trabajo que obliga al cumplimiento
de las normas, además del hecho de que se registran todas
las actuaciones automáticamente en un rastro de auditoría,
el Departamento de Contabilidad está en mejor posición para
obligar al cumplimiento de las normativas de la empresa y de la
legilación correspondiente, como la conocida ley de Sarbanes-
Oxley, en Estados Unidos.
- Potenciación de las Inversiones Actuales en ERP – El
departamento de contabilidad sigue utilizando su interfaz y
herramientas de ERP, garantizando una rápida adopción de los
procesos ya optimizados y reduciendo también el tiempo de
formación.
- Informes Financieros Más Precisos – El concepto de
MarkView for Asset Management Review, como “única fuente
fiable” con una integración perfecta en el sistema ERP, evita las
discrepancias en los datos financieros y aumenta la exactitud
de los informes financieros.
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