MarkView for Expense Receipt Management
Procesado Preciso y Rápido de los Recibos de
Gastos
MarkView for Expense Receipt Management optimiza el proceso
de reembolso de los gastos, reduciendo la carga que soporta el
departamento de Cuentas a Pagar, los directivos que tienen que dar su
aprobación y los empleados. El departamento de Cuentas a Pagar puede
mejorar el servicio que ofrece al procesar los informes de gastos de los
empleados, y al mismo tiempo garantiza que se cumpla con la política
de gastos de la empresa.
Con 16 años de experiencia en sistemas de gestión de gastos basados
en ERP, Kofax ha creado una solución económica y de múltiples
prestaciones que es rápida de instalar y fácil de usar. Esta solución
elimina la necesidad de enviar recibos en papel por toda la empresa
por correo interno o externo. Los recibos se reciben online y están
asociados al correspondiente informe de gastos, permitiendo una
perfecta solución para la gestión de gastos que elimina las demoras
inherentes a los procesos que se basan en el uso de recibos en papel.
MarkView for Expense Receipt Management
Process
El reembolso de los gastos con MarkView for Expense Receipt
Management es un proceso económico y fácil de usar, ya que se elimina
la tediosa y lenta tarea de enviar los justificantes de gastos en papel.
Como primer paso del proceso, el empleado introduce un informe de
gastos usando la aplicación ERP para gastos. Una vez que el empleado
envía el informe, el sistema MarkView genera una página de confirmación
que se integra perfectamente con la aplicación ERP para gastos. Dicha
página de confirmación incluye un código de barras que asocia los recibos
con el informe de gastos enviado online. A continuación, usando la página
de confirmación con código de barras como portada del fax, el empleado
envía por fax los recibos al servidor de fax de Kofax.
El sistema MarkView reconoce el código de barras de la portada y asocia
automáticamente los recibos al correspondiente informe de gastos en la
aplicación ERP para gastos. Cuando los directores revisan los informes
de gastos online para su aprobación, acceden directamente y con un
solo clic, a los recibos o justificantes desde la interfaz de la aplicación
ERP para gastos. Cuando el personal de Cuentas a Pagar desea revisar
los informes de gastos, los abre en la aplicación ERP para cuentas a
pagar, y aparecerán automáticamente en pantalla los recibos asociados.
Los recibos o justificantes de gastos se asocian a la factura que se
genera en base al informe de gastos de la aplicación ERP, y así se
reembolsan los gastos al personal.
Características de MarkView for Expense
Receipt Management
- Captura automática de recibos mediante una portada de fax
con un código de barras generado por MarkView.
- Asociación automática de los recibos con los informes de gastos
de la aplicación ERP para gastos y con sus correspondientes
facturas en la aplicación ERP para cuentas a pagar.
- Revisión paralela o consecutiva de los recibos de gastos tanto por
parte del jefe del empleado, como del personal de Cuentas a Pagar.
- Soporte para todos los procesos de gastos, incluyendo: visto
bueno del jefe, revisión del personal de Cuentas a Pagar,
reintegro al empleado, reenvío, pagos parciales y rechazados.
- Se crea un rastro de auditoría permanente conforme los
empleados, los directivos y el personal de Cuentas a Pagar
utilizan el sistema.
- La monitorización del volumen total de gastos aporta mayor
información al personal de Cuentas a Pagar, quien también
puede consultar el estado de los informes individuales de gastos.
- El sistema se puede adaptar a políticas personalizadas para
cada cliente, con configuraciones y atributos como niveles de
aprobación del personal de Cuentas a Pagar y de los directivos,
recordatorios para justificantes no presentados, o nivel de
gastos para los que se exige la presentación de justificantes.
- Integrado con MarkView for Project Re-billing para aportar imágenes
de los recibos como respaldo a la refacturación a los clientes.
Disfruta de los Conocimientos Adquiridos con
Años de Experiencia
Kofax le garantiza que MarkView for Expense Receipt Management
se integrará correctamente y será compatible con el entorno
empresarial propio de cada cliente. Kofax cuenta con un sólido
conocimiento sobre los requisitos en los procesos de gestión de
viajes y gastos y nuestras soluciones se pueden configurar para
adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa. Trabajo
junto a nuestros clientes para definir sus objetivos, delimitar sus
requisitos e implementar una solución que cubra sus aspiraciones.
Existe una clara ventaja en la potenciación de una solución
completa. MarkView for Expense Receipt Management incorpora
las mejores prácticas y ha sido testado y comprobado. El periodo
de implementación es más corto y más económico que en el
caso de aplicaciones personalizadas. Con MarkView for Expense
Receipt Management, toda la empresa puede comenzar a utilizar
el sistema inmediatamente. MarkView for Expense Receipt
Management mejora la funcionalidad de las aplicaciones ERP
para gastos, al mismo tiempo que aumenta su seguridad y
fortalece el sistema de jerarquías para la aprobación de informes.
Ventajas de la Solución MarkView for
Expense Receipt Management
- Aumento de la Productividad – Sistema de reembolso de
gastos totalmente automatizado, que alivia de carga de trabajo
a todo el personal que participa en el proceso: el empleado, el
jefe y el personal de Cuentas a Pagar.
- Reembolso de Gastos Más Preciso – El sistema asegura el
cumplimiento con la política sobre informes de gastos de la
empresa. Los informes de gastos no se envían para su aprobación
hasta que se hayan presentado los recibos o justificantes.
© 2010 Kofax, Inc. Reservados todos los derechos. Kofax, y el logotipo de Kofax, son marcas o marcas registradas de Kofax, Inc. en Estados Unidos y otros países. (03.2010)
- Reducción del Tiempo del Ciclo para Reembolsos –
Desaparece el tiempo de espera para la entrega de los recibos.
- Captura Más Exhaustiva de los Gastos – Para empresas del
tipo servicios profesionales que refacturan sus gastos a sus
clientes.
- Los Empleados no Precisan Formación – Gracias a su interfaz
intuitiva y a una integración perfecta con la aplicación ERP para
gastos.
- No Hay una Herramienta Independiente para el Acceso de
los Usuarios – MarkView for Expense Receipt Management
está integrado en la interfaz de la aplicación ERP para gastos.
- Mayor Control Interno – El control se ve reforzado, ya que el
personal de Cuentas a Pagar y los auditores pueden revisar los
justificantes de gastos online y estos están constantemente
asociados a los informes de gastos creados por la aplicación
ERP.
- Menores Costes Administrativos – Desaparecen los costes
de envío, almacenaje y recuperación de informes de gastos.
- Servicio Más Rápido a los Empleados – El personal de
Cuentas a Pagar tiene acceso instantáneo a los recibos de
gastos cuando tienen la necesidad de contestar a las consultas
de los empleados.
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