MarkView Document Library
Optimización de gestión de documentos
La oficina sin papeles, ¿es un mito? La revista Forbes muestra indica
que la oficina sin papeles es una de las peores predicciones en la
historia de la tecnología1. La ventaja de la tecnología ha contribuido
incluso a aumentar el volumen de papel. Los documentos en papel
dejan expuestas a las organizaciones a riesgos y costes innecesarios.
Un sistema que gestiona y utiliza documentos electrónicos y en papel
de forma segura reduce riesgos y costes.
Gestión de todo tipo de documentos
Al tener tanta información corporativa en papel, los sistemas que sólo
pueden gestionar documentos electrónicos no son capaces de tratar
una cantidad significativa de la información de la organización. El uso
de sistemas distintos para el tratamiento de documentos electrónicos
y en papel introduce el riesgo de tener varias versiones del mismo
documento y aumenta la carga de trabajo de aquellos que buscan
documentos. Proporciona posibilidades de indexación y recuperación
independientes, tanto para los documentos que son de MarkView
como los que no lo son. Para documentos en papel, MarkView
Document Library acepta entrada de los sistemas de servidor de fax y
de captura de Kofax.
MarkView Document Library también gestiona documentos
electrónicos. Cualquiera con la autorización adecuada puede agregar o
recuperar documentos desde una interfaz basada en navegador con un
sólo clic Todos los documentos se almacenan en su formato de archivo
nativo.
Gestión de la Biblioteca de documentos
Mediante la interfaz de usuario basada en navegador de la
administración de MarkView Document Library los administradores
crean tipos de documentos y sus propiedades asociadas para
habilitar la búsqueda y recuperación de documentos. Además de las
propiedades predeterminadas del sistema, se pueden crear propiedades
personalizadas específicas para la aplicación. La seguridad se gestiona
a medida que los administradores definen permisos de acceso de los
grupos de usuarios, según el tipo de documento. Los permisos a nivel
de grupo también se pueden aplicar a instancias individuales de un
documento.
El autorelleno se implementa por medio de la información de código
de barras. Cuando la información de código de barras no indexa el
documento adecuadamente, MarkView Document Library redirige
los documentos a una lista de documentos sin archivar, en la que los usuarios autorizados introducen la información sobre las
propiedades del documento a través de la página de detalles del
documento.
Facilidad y rapidez en las búsquedas
Para los usuarios de la información corporativa, el reto más
significativo consiste en hallar los documentos que necesitan,
de forma rápida y sencilla. MarkView Document Library ofrece
a los usuarios una función de búsqueda intuitiva que realiza
búsquedas por nombre, nombre de archivo, fecha de creación,
creador, tipo de documento, texto del documento y los
valores de propiedades definidos en su archivado. El texto del
documento hace referencia a la capacidad de buscar palabras
clave en todo el texto de un grupo de documentos, incluso
si los documentos están en formatos distintos. Como ayuda
adicional, hay soporte para la búsqueda utilizando caracteres
comodín.
La función de búsqueda se aplica a las reglas de seguridad
correspondientes creadas al configurar el sistema. Por ejemplo,
la lista de los tipos de documento sólo muestra aquellos a los
que el usuario tiene acceso.
Fuente de información única y veraz
MarkView Document Library proporciona una “fuente de
información única y veraz” Con varios sistemas de documentos
(en papel y electrónicos), se podrían guardar electrónicamente
distintas versiones del mismo documento, y se podrían archivar
en distintos almacenes. Se desperdicia mucho tiempo en la
búsqueda de las distintas versiones de los documentos y en
su conciliación. Es más probable que se cometan errores. Las
auditorías son más complicadas y se tarda más en hacerlas.
Con MarkView Document Library, estos problemas no se
producen, ya que los documentos almacenados en línea pasan a
ser el origen único y fiable, y se eliminan todos los documentos
en papel.
Ventajas de MarkView Document Library
Se reducen los costes administrativos (los costes de transporte
de documentos se eliminan, al igual que los costes del espacio
físico necesario para el almacenamiento): espacio en la oficina,
archivadores, almacenamiento externo, equipo de microfichas,
etc. Ya no se pierde el tiempo en la tediosa tarea manual de
buscar documentos perdidos o traspapelados.
- Aumento de la productividad: para todo gestor que accede
a los documentos, se elimina el tiempo y recursos necesarios
localizar, copiar y enviar por correo los documentos.
- Mayor control: con MarkView Document Library como único
origen de información veraz, se mejora el cumplimiento de la
normativa de la empresa y las normas legales, como Sarbanes-
Oxley.
- Auditorías más sencillas: con toda la documentación
disponible en línea a través de un navegador, las auditorías
internas y externas se llevan a cabo en menos tiempo y
afectan a menos personas.
- No hay necesidad de formación para los empleados:
gracias a su intuitiva interfaz de usuario basada en navegador,
no suele ser necesaria formación para los empleados que
utilicen el sistema.
© 2010 Kofax, Inc. Reservados todos los derechos. Kofax, y el logotipo de Kofax, son marcas o marcas registradas de Kofax, Inc. en Estados Unidos y otros países. (02.2010)
- Despliegue sencillo: debido al acceso y administración
basada en navegador, MarkView Document Library encaja en
modernos entornos de computación empresarial.
- Ampliaciones configurables: MarkView Document Library
se puede configurar para las necesidades concretas de cada
cliente. El equipo encargado de los servicios profesionales de
Kofax puede ampliar MarkView Document Library en las áreas
de proceso por lotes, búsqueda avanzada y archivado de gran
volumen de documentos.
¹ Burning Questions, Final Answers, Forbes ASAP staff, Forbes ASAP, May 28, 2001.
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