MarkView for Accounts Receivable Exception Processing
Habilitación de procesos eficaces de cobro de cuentas
Un proceso eficaz de Cuentas de cobro (AR, por sus siglas en inglés)
tiene un impacto directo y positivo en el flujo de caja, reduce deudas,
disminuye el tiempo que se tarda en cobrar (DSO) y mejora las
relaciones con clientes importantes. MarkView for Accounts Receivable
exception Processing optimiza enormemente los procesos en el ciclo
de vida de AR, incluyendo aplicaciones de caja y gestión de créditos, a
la vez que refuerza los controles internos, reduce costes y aumenta el
nivel de satisfacción del cliente.
Aplicaciones de caja: el cuello de botella
Las organizaciones de AR tiene que ocuparse de aplicar todo el dinero
que reciben (incluso pagos electrónicos o por buzones de cobro). Las
transacciones de entrada no suelen contener información suficiente
para asignar los pagos correctamente. Cuando el sistema ERP no asigna
los pagos automáticamente, los usuarios de las aplicaciones de caja
se convierten en detectives, psicólogos y traductores, ya que deben
descifrar, investigar, resolver y explicar los pagos incompletos, posibles
pagos duplicados y pagos por exceso. Los ingresos electrónicos no
incluyen remitente completo en su formato estándar, lo que obliga a AR
a acceder a la información de respaldo, ya sea un aviso de remitente,
nota del paquete, recibo de documentos entregados, factura original u
orden de compra original. Las organizaciones más avanzadas intentan
asignar pagos el día que se reciben; el tedioso proceso de resolución
que implica es un punto conflictivo para lograr el nivel de servicio
adecuado.
MarkView for Accounts Receivable Exception Processing
MarkView for Accounts Receivable Exception Processing elimina la
mayor parte del enorme trabajo que caracteriza a los procesos de
aplicaciones de caja de hoy en día. Proporciona la posibilidad de asociar
automáticamente imágenes de cheques, notas de remitente y otros
elementos de respaldo con la información de pago del sistema ERP.
Los pagos no asignados se redirigen a los profesionales financieros
correspondientes, junto con toda la información de respaldo, en línea.
Los empleados investigan y aplican la caja a tiempo, porque ahora ya
disponen de toda la información relevante en línea, sin necesidad de
buscar información en otros sistemas, archivos físicos o faxes.
Gracias a la herramienta de consulta web de MarkView, los usuarios
pueden consultar registros de recibos directamente desde el ERP. Esto
les permite acceder en línea a información adicional, como por ejemplo
la imagen del recibo.
Gestión de crédito
La gestión de crédito favorece a clientes potenciales,
estableciendo una base sólida para el resto de funciones AR.
Los procesos de cheques de crédito actuales son mayormente
en papel. Los gestores de créditos buscan informes de créditos,
faxes, documentación financiera, correos electrónicos, informes
de análisis y otros tipos de documentación de soporte. Esta
documentación dispersa contiene datos fundamentales
necesarios para que los gestores tomen decisiones respecto a
clientes potenciales.
MarkView for Accounts Receivable Exception Processing permite
la captura en línea de esta información. Los gestores de
crédito acceden a la información con facilidad desde el sistema
ERP, ahorrando idas y venidas a los archivos, problemas de
documentos perdidos o traspapelados, copias, impresiones,
correos o faxes. Toda la información está disponible, de
forma segura, para todas las personas de la organización que
necesiten acceso. Un gestor de crédito en Londres puede
tomar una decisión relativa a una cuenta global basándose en la
investigación realizada por su compañero en Nueva York. Ambos
tienen disponibles los mismos documentos e información, en
línea y al mismo tiempo.
Ventajas
Mejoras en la productividad de los usuarios en muchos
aspectos del ciclo de vida de las AR:
- productividad de las aplicaciones de caja. los pagos se
pueden asignar inmediatamente, ya que la información de
respaldo del AR está accesible de forma rápida, y aplica
correctamente todos los pagos recibidos.
- Gestión eficaz del crédito. Los gestores de crédito
pueden tomar decisiones en base a la información que
tienen disponible, en cualquier lugar de la empresa,
independientemente de su ubicación. Se negocia con clientes
potenciales con más rapidez, a la vez que se protege a la
organización frente a determinadas responsabilidades.
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