MarkView for Accounts Payable Automation
Gestión de facturas de proveedores - Reducción de los costes de proceso y mejora de
los controles
MarkView for Accounts Payable Automation optimiza el
procesamiento de transacciones mediante la implementación de los
métodos recomendados del sector, integrando toda la información
asociada y aprovechando el sistema ERP existente. Los Centros de
servicio compartido de finanzas aprovechan MarkView for Accounts
Payable Automation en toda la empresa, integrando las líneas de
negocio con las ubicaciones geográficas. Las ventajas son claras: las
empresas pueden reducir costes y errores, aumentar la visibilidad y
velocidad, mejorar los controles y maximizar el uso de caja.
Mayor control financiero, mejor servicio y menos
costes
MarkView for Accounts Payable Automation proporciona a los
profesionales de AP una visión en línea de cada factura en todo el
proceso de aprobación y pago, con lo que aumenta el control,
maximiza la productividad y minimiza los costes. Las facturas se
capturan en el sistema ERP el día en que llegan del proveedor. Ya no
hay que “adivinar” a final de mes los devengos, ya que toda esta
información se captura y estudia detalladamente en el sistema de
pagos ERP y MarkView. Como repositorio único para todas las
facturas, la información de respaldo asociada y el historial de proceso,
se aumenta el control financiero de la empresa y se reduce
enormemente el riesgo de pagos duplicados, pagos por exceso,
errores y fraude.
Con MarkView for Accounts Payable Automation, la productividad de
los empleados de AP aumenta de forma notable, lo que permite al
departamento aumentar el tamaño sin añadir personal o sin tener
que reasignar recursos. La gestión de efectivo se maximiza, ya que
cada factura se gestiona en detalle, desde el recibo hasta el pago, y
las reglas de negocio establecen el punto medio entre pago a
tiempo, posibles descuentos y penalizaciones por vencimiento de
pagos. Esta automatización reduce costes a la vez que asegura el
nivel de satisfacción del proveedor. La integración de MarkView for
Accounts Payable Automation y el Sistema de pagos de ERP implica
que todos los datos pertinentes se introducen sólo una vez y en un
único sistema (el sistema ERP), proporcionando una única fuente
veraz, todo lo cual supone un menor coste de propiedad.
El acceso por autoservicio a través de web para la información de
pago y de facturas se proporciona a los empleados y proveedores adecuados, reduciendo las costosas consultas a AP.
El acceso en línea a toda la información relativa a AP ahorra
muchísimo tiempo, complejidad y costes de auditorías.
Es la mejor solución del mercado que realmente se
complemente con el sistema ERP existente.
Aprovechamiento del sistema ERP existente
Con Kofax Capture, la captura y gestión de todos los datos
de facturas se acelera y automatiza totalmente, lo que
permite a las empresas optimizar y automatizar
completamente los procesos en todas sus fases. Además,
Kofax Transformation Modules proporciona clasificación
inteligente, extracción y validación de documentos. La mayor
parte de los sistemas ERP no se aprovechan
completamente, ya que los procesos empresariales que
interactúan con estos caros sistemas no se han optimizado.
Es corriente ver que, pasado bastante tiempo tras la
implementación del ERP, sigue habiendo el mismo volumen
de correos electrónicos, faxes y papeles de un lado para
otro. Gracias a la captura precisa de todos los datos de la
factura al principio del proceso utilizando Kofax Capture y
Transformation Modules, las organizaciones pueden lograr
una verdadera automatización del proceso completo. Kofax
ha encapsulado los métodos recomendados del sector a
partir de décadas de experiencia y cientos de
implementaciones en flujos de procesos empresariales de
AP que eliminan los cuellos de botella en las
implementaciones y optimizan los procesos de AP.
MarkView for Accounts Payable Automation gestiona las
transacciones con y sin PO; con facturas de preaprobación y
PO, el típico (y tedioso) proceso de resolución de
discrepancias está optimizado, ya que toda la información de
facturas se captura automáticamente, se extrae y se valida
antes de enviarla al usuario para la resolución del conflicto.
Con MarkView for Accounts Payable Automation, toda la
información y herramientas están en poder del usuario para
resolver la discrepancia o bloqueo, y aprobar la factura para
el pago. Si algún usuario precisa de información de facturas
o pedidos de compra, MarkView proporciona acceso en línea
para toda la información asociada, lo que reduce
enormemente el coste y tiempo que AP tarda en recuperar
dicha información.
Para las facturas sin PO, MarkView for Accounts Payable
Automation traslada las facturas de proveedores
directamente a AP y optimiza los procesos de codificación y
aprobación. MarkView aprovecha las jerarquías de
aprobación y la seguridad del sistema ERP para redirigir la
factura al gestor adecuado de la línea de negocios, a través
de un enlace en un correo electrónico. Cuando el gestor
pulsa en el enlace, la factura se muestra en un navegador
para su revisión, codificación y aprobación. Los códigos de
los centros de costes, que pueden llegar a ser muy largos y
difíciles de recordar, se introducen de forma precisa la
primera vez con MarkView y se comprueban y validan contra
las tablas de ERP en tiempo real. El gestor sólo pulsa en
“aprobar” o “rechazar” para aportar su colaboración en el
proceso de facturación.
Fácil acceso a los datos
MarkView for Accounts Payable Automation integra los
procesos de captura de documentos, clasificación, extracción
de información y validación que son líderes en la industria,
con un conjunto completo de los mejores flujos de trabajo
(siguiendo los métodos recomendados del sector), y permite
una interacción a través un navegador web prácticamente de
la misma forma en que se “interactúa” con un documento
de papel. MarkView for Accounts Payable Automation
proporciona un único y consistente proceso de negocio para
todos los tipos de soporte (papel, fax, EDI, facturación
electrónica, etc.), cubriendo todos los roles de usuario,
ubicaciones y modelos operativos. En el documento
electrónico se pueden añadir pósits, subrayado con
marcadores, comentarios y acciones. El acceso web a estos
documentos, tanto al personal interno como externo de la
empresa, amplía la implicación en el proceso más allá del
departamento de AP. Los gestores y proveedores de la línea
de negocio pueden utilizar el sistema sin necesidad de
formación, ya que no hay complicados formularios o pantallas
que aprender. Como la captura e interacción con todas las
fuentes de información se realiza a través de una sencilla
interfaz, el proceso empresarial es coherente. MarkView for
Accounts Payable Automation es el único producto de
software ofrecido por un solo proveedor que automatiza
completamente el departamento de AP.
Ventajas de MarkView for Accounts Payable
Automation
- Reduce el tiempo de proceso, lo que aumenta el nivel de
satisfacción de clientes externos e internos, y maximiza el
flujo de caja. La diligencia en los pagos permite el acceso a
descuentos por pronto pago, erradica las penalizaciones por
pagos vencidos y reduce la posibilidad de duplicación de
documentos por culpa de proveedores que reenvían
facturas vencidas.
- Elimina la pérdida o traspapelado de documentos. Las
facturas se capturan en línea, de forma inmediata, por lo
que nunca se pierden o archivan erróneamente. La copia,
envío por fax o reenvío de facturas se reduce a cero.
- Reduce los costes de transporte y almacenamiento de
documentos ya que no hay que enviar facturas por correo
para su revisión y aprobación, como tampoco hay necesidad
de espacio para almacenamiento físico.
- Mejora la productividad gracias a una menor carga de
trabajo en la preparación de facturación de AP, en la
aprobación del gestor, en la gestión de las consultas de los
proveedores y en los procesos internos.
- Visualización de los registros del historial de auditorías.
Al gestionar en línea toda la información de respaldo de las
transacciones de AP, las empresas disponen de procesos
más eficaces y auditorías más precisas. Las solicitudes de
auditoría para facturas y su información de respaldo
asociada se gestionan a través del autoservicio en línea.
- Reduce o suprime multas y penalizaciones asociadas a
auditorías con resultado negativo o por incumplimiento de
normativas.
- Mejora los parámetros de rendimiento y supervisión.
Los datos en tiempo real facilitan mejoras continuas en los
procesos. La generación de estadísticas como por ejemplo
el coste por factura o el coste por elemento de línea de
factura son fáciles de confeccionar.
- Aumenta el control y la visibilidad. Las políticas de
control, como la segregación del proceso de facturas y las
obligaciones de mantenimiento de proveedores, se pueden
forzar por medio de flujos de trabajo automatizados. AP
tiene acceso y visión completa de los procesos concretos,
lo que puede ayudar a evitar y detectar pérdidas por fraude.
- Reduce costes en la recuperación frente a fallos graves.
El acceso a toda la información principal de procesos se
gestiona en línea y se puede archivar fácilmente fuera de las
instalaciones.
- Reduce los errores en procesos, los cuales provocan
duplicación de tareas, consultas de proveedores que
consumen mucho tiempo y pagos erróneos, duplicados o
retrasados.
- Reduce los costes del cumplimiento de normativas. Los
procesos automatizados hacen que el cumplimiento de la
Sarbanes-Oxley no sea una tarea tediosa.
- Mejora la calidad y consistencia de los datos. La
automatización, junto con la precisa extracción y validación
de los datos tiene como resultado un bajo coste de
despliegue y mantenimiento.
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Gestión de facturas de proveedores
