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Kofax Communication Server es una solución de comunicaciones que garantiza el intercambio fiable de mensajes esenciales para la organización entre aplicaciones, dispositivos y usuarios. Al integrar su funcionalidad con todos los demás procesos empresariales —independientemente de su ubicación o tipo de dispositivo o soporte—, posibilita la automatización de los mismos y agiliza las actividades de su organización. El servidor es capaz de interconectar todos los tipos de soportes comunes (fax, SMS, MMS, voz y télex), aunque consolidando completamente la complejidad o comportamiento de los diferentes soportes en una única interfaz.

Kofax Communication Server incorpora las funciones de comunicaciones más estables, basadas en más de 25 años de experiencia. Dado que la funcionalidad básica no depende de terceros, es posible garantizar el más alto nivel de calidad. Este concepto, combinado con la exclusiva función de notificación de mensajes, garantiza que no se perderá ningún mensaje incluso en caso de error de alguno de los componentes, independientemente de cuál sea o cuándo se produzca.

Al ser una solución de comunicaciones consolidada y centralizada, Kofax Communication Server permite la ejecución de todas las tareas administrativas y la interconexión con las demás aplicaciones a través de un punto central. Esto reduce considerablemente los costes y garantiza un alto grado de transparencia en todo el flujo de comunicaciones de una organización. El seguimiento de la transferencia de mensajes (TC/Report) garantiza una reducción de los costes de comunicaciones, que pueden ser trasladados a sistemas de compensación, desde donde podrán ser asignados a usuarios individuales o a departamentos. Todos los eventos relevantes son objeto de seguimiento, lo que permite cumplir los requisitos legales y normas reguladoras, como la Ley Sarbanes-Oxley, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) y la Ley Patriota de EE.UU., así como del marco Basilea II.

La capacidad de integración de dispositivos multifunción (MFP) dentro del entorno de comunicaciones de una organización ofrece un enorme potencial de ahorro de costes y posibilita el cumplimiento de los requisitos legales. Estos dispositivos pueden conectarse al servidor, con lo cual todos los documentos entrantes y salientes son indexados y archivados centralizadamente. Toda la información relevante para el cumplimiento de los requisitos legales y de las autoridades reguladoras queda registrada automáticamente y puede ser objeto de seguimiento. No son necesarias líneas telefónicas individuales, ni tampoco tarjetas de fax adicionales en cada MFP.
El escaneado resulta más sencillo con Kofax VRS, que posibilita un escaneado de alta calidad, lo cual a su vez facilita el envío por fax de los documentos así escaneados. Kofax VRS permite el envío por fax y el reconocimiento de textos sin necesidad de cambiar la configuración de los documentos para adaptarlos individualmente a sus diversas características de brillo y contraste. Las interfaces, como por ejemplo con los sistemas ERP o con los recursos de gestión de documentación, garantizan una considerable reducción de la carga de trabajo y, por consiguiente, de los costes.

Es posible integrar cualquier aplicación con Kofax Communication Server para agilizar los procesos empresariales básicos. El acceso a todos los servicios y datos está garantizado a través de interfaces normalizadas bien documentadas (basadas en archivos o en web) de manera segura y homogénea. Para satisfacer necesidades individuales, ofrecemos una API de desarrollador, sea para su propio uso o en colaboración con el equipo de Servicios profesionales de Kofax. Los conectores de aplicaciones permiten incorporar funciones de comunicaciones con sistemas de servidor, como MS Exchange, Novell GroupWise, Lotus Notes, SAP e IBM WebSphere MQ.

Kofax Communication Server actúa como puerta de enlace “plug-and-play”, independiente de servidor, con redes LAN y líneas telefónicas. En lugar de tener que realizar un complejo cableado entre el servidor de fax y la centralita telefónica, el servidor de línea puede colocarse junto a ésta y conectarse a la red LAN. Y para una mayor fiabilidad, es posible utilizar múltiples servidores de línea. En caso de producirse un error de hardware, es posible sustituir el servidor de línea sin necesidad de abrir o apagar los ordenadores y reemplazar las tarjetas PCI. El servidor de línea es un módulo con automantenimiento, idea para sucursales ya que no requiere asistencia de TI. Los módulos preconfigurados pueden enviarse a diversos destinos, donde se conectarán al sistema centralizado de la oficina. Esto requiere, si acaso, mínimas tareas de configuración y mantenimiento.

Gracias a Fax a través de IP (FoIP), las organizaciones pueden aprovechar sus actuales infraestructuras de IP y reducir sus costes totales de propiedad. Las organizaciones que ya dispongan de una infraestructura VoIP pueden aprovechar sus componentes (por ejemplo, las puertas de enlace) y aprovechar todas las ventajas del fax convencional (transacciones seguras basadas en conexiones en tiempo real, independientemente del formato). No se requiere hardware propietario ni tampoco líneas telefónicas individuales para el fax.
Los canales de VoIP (Voz a través de IP) de Kofax Communication Server permiten a las organizaciones importantes ahorros de costes utilizando las funciones de voz (como alertas, escalada, difusión e IVR, Respuesta de voz interactiva) al integrar todas las centralitas mediante una interfaz H323 o SIP.
Existen funciones mejoradas, como MWA (Agente de mensaje en espera, una luz que parpadea en el teléfono si hay un nuevo mensaje, de fax o de otro tipo, en el buzón de entrada), para Cisco Call Manager a través de un componente de integración nativo.

La función Envío seguro de documentos (SDD) garantiza que todos los documentos impresos (incluyendo faxes) puedan ser enviados por correo electrónico cumpliendo en todo momento los requisitos legales. SDD permite convertir automáticamente en mensajes de correo electrónico los pedidos, confirmaciones, información de facturación y demás documentación sensible y legalmente vinculante, mensajes que incorporan un vínculo a Adobe PDF o TIFF alojado en un servidor web. Este método de envío garantiza que el destinatario recibirá el documento en el formato previsto por el remitente. Además, posibilita realizar un seguimiento de quién recibió el mensaje y de cuándo lo abrió, procesó o reenvió. Todas las transacciones quedan automáticamente archivadas (incluyendo el seguimiento de auditoría). Ya no se necesita una infraestructura compleja para cifrar los mensajes de correo electrónico, ya que se guardan en una capa segura (SSL) de Kofax Communication Server. Además, el acceso a la información puede hacerse más seguro integrando un proceso de autorización que pida nombre de usuario y contraseña. Dado que todos los procesos quedan registrados, el sistema puede informar automáticamente al remitente que el mensaje no ha sido descargado dentro de un período de tiempo predefinido y paralelo. El sistema escala automáticamente el mensaje al destinatario empleando diferentes canales (buzón de voz, SMS, etc.).


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