Ohne Kofax ist der Workflow langsamer!

In vielen Unternehmen wird die tägliche Arbeit durch Verteilung der eingehenden Post an Abteilungen, Gruppen und einzelne Personen eingeleitet. Während diese Unterlagen im Rahmen des Scan- und Bild-Workflows auf sichere und nachprüfbare Weise innerhalb des Unternehmens befördert werden können, ist zu ihrer Klassifizierung in der Poststelle immer noch ein erheblicher Aufwand an menschlicher Arbeit erforderlich. Dies sorgt für Verzögerungen in der Verarbeitung, für Zuleitungsfehler aufgrund von Fehlinterpretationen und für erhebliche Arbeitskosten.

Digitale Poststelle

Mit digitalen Poststellen-Lösungen von Kofax wird die Klassifizierung und Extraktion der gesamten eingehenden Post automatisiert.

• Unabhängig von der Zustellungsart – Verarbeitung von Papierdokumenten, Faxen und E-Mails in einer einzigen Lösung
• Unabhängig vom Dokumententyp – handgedruckte und handschriftliche Formulare, Dateianhänge, Korrespondenz, Rechnungen, Schecks, Bestellungen
• In einem bewährten und sicheren Prozess

Papierdokumente werden bei ihrem Eingang gescannt – es ist kein Sortieren nach Dokumententyp erforderlich. Faxabbilder werden direkt aus einem Faxserver importiert – es ist kein Drucken und Scannen erforderlich. E-Mails mitsamt Dateianhängen werden automatisch aufgenommen. Die weltweit führenden Klassifizierungs- und Extraktionstechnologien von Kofax können anhand von Bild- und Textanalysen jedes Dokument erkennen und schicken es an die korrekte Workflow-Warteschlange. Wenn neue Dokumententypen eingehen, können diese durch die revolutionären Learn-by-Example-Technologien von Kofax problemlos integriert werden.

Die Vorteile auf einen Blick

Gesteigerte ...

• Reaktionsfähigkeit – besserer Kundenservice. Die Dokumente erscheinen innerhalb von Minuten (statt Stunden) im Workflow. Beim Telekommunikationsanbieter Swisscom landen Kundenunterlagen heute innerhalb von maximal vier Stunden nach ihrem Eingang bei den zuständigen Mitarbeitern, gegenüber 2 Tagen bei manueller Verteilung.
• Kapazität. Die Automatisierung ermöglicht die Verarbeitung von mehr Dokumenten ohne Einsatz zusätzlicher Mitarbeiter. Deshalb kann das Geschäft wachsen, ohne dass die Kosten wachsen. Bei Countrywide Property Lawyers in Großbritannien wird mit Hilfe von Kofax heute 90 % der Post automatisch an die richtige Abteilung geschickt.
• Produktivität. Durch die Automatisierung der Klassifizierung und Datenextraktion werden Mitarbeiter für wertschöpfende Aufgaben etwa in der Kundenbetreuung oder der Bearbeitung von Anfragen frei. Bei Caremark Healthcare hat die durchschnittliche Personalproduktivität mit Kofax um 45 % zugenommen.

Weniger ....

• Arbeitskosten. Durch die Automatisierung der Klassifizierung und Datenextraktion wird der kostspielige Aufwand an menschlicher Arbeit bei der Verarbeitung eingehender Dokumente verringert. Der Büromaterialgigant Corporate Express konnte seine Rechnungsverarbeitungskosten mit Kofax um eine Million Dollar im Jahr reduzieren.
• Ausnahmen. Menschliche Arbeitskräfte klassifizieren in der Regel eines von 20 Dokumenten falsch. Die Klassifizierungstechnologien von Kofax sind von weltweit unübertroffener Genauigkeit. Dadurch werden Fehler um bis zu einem Faktor von 10 reduziert, was weniger Ausnahmen bei nachgelagerten Verarbeitungsschritten zur Folge hat.
• Risiko. Kofax bietet einen präzisen und zuverlässigen Prozess zur Klassifizierung und Indexierung von Dokumenten. Dies ermöglicht ihre sichere Speicherung in Dokumenten- und Schriftgutverwaltungssystemen mit korrekter Kennzeichnung und entsprechend den Aufbewahrungsvorschriften.