Optimierung dokumentengesteuerter Prozesse durch
unternehmensweite Erfassung in der Versicherungsbranche

Eine effiziente Schadensfallbearbeitung ist nicht nur für die Profitabilität Ihres Unternehmens wesentlich, sondern auch für die Kundenbindung. Dieser Vorgang erfordert schnelle und akkurate Datenerfassung sowie eine sofortige Weitergabe aller zugehörigen Dokumente an die entsprechende Schadensakte und gegebenenfalls an weitere Prozesse. Die schnellere Verfügbarkeit entscheidender Informationen unterstützt nicht nur eine effiziente Bearbeitung von Schadensfällen, sondern auch mögliche Zusatzgeschäfte und die Minderung von Betrugsrisiken.

• Die robuste, skalierbare und flexible Kofax-Plattform für unternehmensweite Erfassung optimiert eine Vielzahl dokumentengesteuerter Geschäftsprozesse, einschließlich der Bearbeitung von Anfragen und Anträgen, der Schadensfallbearbeitung, dem Aktenmanagement sowie der Rechnungs- und Auftragsbearbeitung. Dadurch wird eine effektive und effiziente Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen ermöglicht.
• Alle schadensfallbezogenen Dokumente wie Verlustanzeigen, Fotos, Unfallberichte, Kostenvoranschläge, juristische Dokumente usw. können von Anfang an in hoher Qualität digitalisiert werden.
• Während der automatischen Erfassung können die direkte Datenverarbeitung gestartet und Geschäftsentscheidungen basierend auf versicherungsspezifischen Regeln und Wissensdatenbanken eingeleitet werden.
• Durch die Fähigkeit zur Klassifikation und Extraktion können Dokumente oder Daten, die sich auf einen bestimmten Schadensfall beziehen, direkt an den zuständigen Vorgang bzw. eine Anwendung weitergeleitet werden.
• Validierung und automatische Erkennung fehlender oder fehlerhafter Daten ergänzen die Verarbeitung und die exakte Aktualisierung und Archivierung der elektronischen Schadensfallakten.
• Eine nahtlose Integration mit Frontend- und Backend-Systemen und Datenspeichern, sowie die Beseitigung manueller Tätigkeiten und Dateneingabe, sorgen für eine effiziente, schnelle und genaue Bearbeitung von Schadensmeldungen.
• Kofax unterstützt nicht nur die Integration von Frontoffice-Geräten mit der Infrastruktur und Vorgängen des Backoffice, sondern bezieht bei der Automatisierung der Geschäftsprozesse auch Außenstellen und externe Mitarbeiter mit ein.
• Sachverständige und Schadensregulierer können fallbezogene Dokumente von ihrem lokalen Desktop-Scanner oder MFP aus direkt in die Infrastruktur und Vorgänge im Backoffice einscannen.
• Der Weg der Daten bleibt vom Scannen bis zur abschließenden Archivierung überprüfbar und nachvollziehbar, wobei gesetzliche Vorschriften eingehalten werden.
• Dieselbe Erfassungsplattform kann für Benachrichtigungen innerhalb des Unternehmens verwendet und auf Kunden ausgeweitet werden. Im Fall einer Verlustanzeige kann z. B. die Betrugsabteilung informiert werden und der Kunde erhält eine Empfangsbestätigung mit der entsprechenden Schadensnummer.

Kofax bietet Versicherungsgesellschaften mit ihren ausgedehnten Netzwerken eine robuste, flexible und skalierbare Erfassungsplattform auf Unternehmensebene, die alle Anforderungen hinsichtlich Dokumentenerfassung und -management erfüllt.

Neben der elektronischen Erfassung neuer Dokumente können alte Datenbestände beliebigen Formats in großem Umfang konvertiert werden. Die Plattform fügt sich nahtlos in die Landschaft der Content-Management-Systeme und relevanten Geschäftsvorgänge ein.

• Sämtliche Dokumentenarten - Papier, Fax, E-Mail, Bilder und sonstige elektronische Formate - können mit Hilfe von Desktopscannern, MFPs und hochleistungsfähigen professionellen Scannern unternehmens- und netzwerkweit erfasst werden.
• Aufgrund ihrer Skalierbarkeit kann die Kofax-Plattform für Unternehmen Hunderte oder auch Millionen Dokumente pro Tag erfassen und verwalten. Sie eignet sich sowohl für zentralisierte wie auch für hochgradig verteilte Umgebungen.
• Mittels automatischer Klassifizierung können die Dokumente unter Einhaltung der Vorschriften zu Datenaufbewahrung, Verfügbarkeit und Datenschutz schnell und sicher zu den richtigen Systemen und Ablagen weitergeleitet werden.
• Ohne weitere Programmierung erkennt und extrahiert unsere führende "am Beispiel lernende" Technologie automatisch Informationen aus beliebigen Dokumenten. Relevante Informationen können sowohl aus strukturierten als auch aus unstrukturierten Dokumenten extrahiert und an Prozesse und Datenablagen weitergeleitet werden.
• Elektronisch erfasste Informationen aus neuen Dokumenten ebenso wie aus konvertierten Altbeständen können zusammengefasst und an Prozesse und Datenablagen gemäß versicherungsspezifischen Kriterien weitergeleitet werden.
• Durch die Kompatibilität mit vielen Workflow- und Content-Management-Anwendungen ist gewährleistet, dass sowohl Scan-To-Archive- als auch Scan-To-Process-Operationen harmonisch nebeneinander Daten in zusammenhängende Geschäftsprozesse leiten.
• Hohe Verfügbarkeit und Disaster-Recovery für kritische Vorgänge gewährleisten eine sichere und vorschriftsmäßige Aktenverwaltung und Zugriffssteuerung. Auch der Kundenservice wird effizienter, da Anträge von Versicherungsnehmern oder Anspruchsberechtigten im Handumdrehen beantwortet und entsprechende Aktionen umgehend eingeleitet werden können, weil sich die elektronischen Akten problemlos im Datenbestand suchen und auffinden lassen.
• Durch Leistungsüberwachung in Echtzeit können Kennzahlen zum operativen Zustand des Erfassungssystems sowie zum Echtzeitmanagement der Systemleistung zur Erfüllung von Durchsatzanforderungen bereitgestellt werden.

Harte Konkurrenz, schnellere Marktfähigkeit, demografische Verschiebungen und neue Konsumentenerwartungen verlangen eine verstärkte Konzentration auf Strategien zur Gewinnung neuer und dauerhaft profitabler Kunden. Multi-Channel-Angebote und -Kommunikation verbessern die Wahrnehmung durch Kunden nur, wenn sie ergänzt werden durch schnellere und bessere Reaktionen.

• Mit Kofax lässt sich die gesamte eingehende Korrespondenz direkt beim Eintritt in das Unternehmen elektronisch erfassen.
• Bei der Erfassung werden die Dokumente automatisch als Anfragen, Schadensmeldungen, Beschwerden, Rechnungen, Policen, Änderungsanträge usw. klassifiziert. Die relevanten Daten werden extrahiert und nahtlos an die entsprechende Anwendung weitergeleitet, in der sie direkt abgerufen und verarbeitet werden können.
• Eine leistungsfähige Datenvalidierung stellt sicher, dass nur vollständige und ordnungsgemäße Dokumente an die entsprechende Applikation bzw. den entsprechenden Mitarbeiter weitergeleitet werden.
• Versicherungsnehmer können per SMS, MMS, E-Mail, Telefon oder Fax automatisch benachrichtigt werden, wann sie ihre Police, einen Bescheid zur Schadensregulierung oder andere gewünschte Informationen erhalten. Gleichzeitig kann diese Kommunikation für Informationen über aktuelle Angebote benutzt werden, um das Potenzial für mögliche Zusatzgeschäfte abzuschöpfen – und um dem Kunden eine positive Serviceerfahrung zu vermitteln.
• Die während der automatisierten eingehenden Kundenserviceprozesse generierten Kundendaten können in Verkaufskampagnen integriert werden, während ausgehende Prozesse auf dieselbe Weise automatisch, effizient und sicher ausgeführt werden können.
• Transparente und nachvollziehbare Datenerfassung und Prozessintegration vom Eintritt bis zur abschließenden Archivierung gewährleisten die Einhaltung der Compliance-Vorgaben.
• Die robuste, skalierbare und flexible Kofax-Plattform für unternehmensweite Erfassung kann eine Reihe dokumentengesteuerter Geschäftsprozesse optimieren, einschließlich Bearbeitung von Anfragen und Anträgen, Schadensfallbearbeitung, Aktenmanagement, Rechnungs- und Auftragsbearbeitung.
• Kofax ermöglicht eine effektive und effiziente Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen.

Versicherungsgesellschaften müssen enorme Mengen an Rechnungen verarbeiten, viele davon aufgrund von Schadensregulierungen. Zusätzlich können die Rechnungen von zahllosen Lieferanten, Reparaturdiensten, Sachverständigen usw. stammen, die weit gestreut sind, was die Aufgabe noch komplizierter macht.

Eine durchgängige Automatisierung der Rechnungsverarbeitung, die auch e-Invoicing, Workflow und nahtlose ERP-Integration umfasst, kann den extensiven Aufwand der Bearbeitung von Rechnungen, unabhängig davon, ob diese im Rahmen einer Schadenregulierung oder für andere Güter und Dienstleistungen gestellt wurden, nachhaltig verringern.

• Rechnungen können direkt beim Eintritt in das Unternehmen, egal in welchem Format (Papier, Fax, E-Mail, e-Invoice usw.), automatisch erfasst werden.
• Mittels intelligenter Erkennung der Informationen im Rechnungskopf bzw. den Rechnungspositionen können Rechnungen sofort bei Eingang klassifiziert werden.
• Bei fehlenden oder unkorrekten Daten stößt eine Alarmfunktion automatisch eine Fehlerbehandlung bzw. Korrektur an.
• Um eine effiziente Verarbeitung zu gewährleisten, werden nur korrekte und vollständige Rechnungen an die zuständigen Anwendungen und Prozesse weitergeleitet.
• Durch elektronische Rechnungsverarbeitung und nahtlose Lieferantenintegration können Finanzbuchhaltungen diesen Vorgang völlig papierfrei gestalten und so die Vorteile von EDI zu einem Bruchteil der Kosten und Komplexität bereitstellen.
• Das System bietet Echtzeitintegration mit ERP-Systemen wie SAP und Oracle und ermöglicht Finanz- und Unternehmensmanagern Performance-Management.
• Cashmanagement profitiert spürbar von der Transparenz der Kreditorenbuchhaltung, Statusinformationen in Echtzeit einschließlich anhängiger Rechnungen, Cashbedarf, zur Genehmigung anstehender Rechnungen, Cashverbrauch und Produktivitätsdaten sowie der Fähigkeit, Abhilfemaßnahmen einzuleiten.