Optimierung von dokumentengesteuerten Prozessen
im Bankwesen mit "Enterprise Capture"

Anträge zur Eröffnung neuer Konten erfordern eine Vielfalt von Unterlagen, sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form. Die Kofax-Plattform zur unternehmensweiten Erfassung ermöglicht Mitarbeitern in Zweigstellen ebenso wie in Kundendienstzentren, alle relevanten Dokumente von ihren Kunden zu erfassen, sie zu validieren und an Backend-Systeme zur sofortigen Verarbeitung zu senden. Dies befähigt Mitarbeiter mit Kundenkontakt, sich intensiver mit den Anliegen ihrer Kunden zu befassen, die Servicequalität zu verbessern und mehr Abschlüsse in kürzerer Zeit zu tätigen.

• Erforderliche Dokumente wie z. B. Personalausweise, Meldebscheinigungen und Beschäftigungsnachweise können in der Zweigstelle oder im Kundendienstzentrum per Scanner oder Multifunktionsgerät mit hoher Qualität erfasst und an das Backend-System zur weiteren Verarbeitung zurückgesendet werden.
• Die Dokumente werden automatisch klassifiziert, und es werden Metadaten extrahiert und validiert, um die schnelle Verfügbarkeit hochwertiger Daten am Front- und Backend sicherzustellen.
• Bei fehlenden oder inkorrekten Daten löst eine automatisierte Warnfunktion eine entsprechende Ausnahmenbehandlung und Korrektur aus. Kunden und Bankmitarbeiter können darauf vertrauen, dass nur vollständige und sachlich korrekte Daten an das Back-Office übermittelt werden und dadurch die gewünschte hohe Datenqualität und Verarbeitungseffizienz gewährleistet sind.
• Nach Abschluss des Antrags zur Kontoeröffnung können Kunden automatisch per Brief, Fax, E-Mail oder SMS über den Status des Vorgangs informiert werden. Dieselben Kommunikationskanäle können auch zur umsatzfördernden Werbung für zusätzliche Produkte und Dienstleistungen – und zur Steigerung der Kundenzufriedenheit – genutzt werden.
• Unternehmen können ihren Kundendienst außerdem dahingehend erweitern, dass sie dieselbe Plattform zur Übermittlung von Informationen und neuer Angebote an ihren Kundenstamm oder Teile davon verwenden.
• Der Eingang aller wichtigen Kundendaten und deren Durchlauf durch das gesamte Unternehmen lassen sich vom Scannen bis zur Archivierung vollständig nachverfolgen, was die Einhaltung regulativer Vorschriften erheblich erleichtert.

Erfolgsgeschichten:

• Durch Digitalisierung sämtlicher Anträge zur Neukonteneröffnung in allen ihren 480 Filialen und Übermittlung der erfassten Daten an die Zentrale ist es einer Investmentgesellschaft möglich, allein im Vergleich zur Nachtanlieferung 1 Mio. USD pro Jahr einzusparen.
• Eine Bank verdreifachte die Anzahl ihrer neuen Geschäftsabschlüsse durch Automatisierung des Erfassungsprozesses und Vernetzung der Echtzeit-Erfassung mit Produktexperten und den Mitarbeitern der Filialen.

Risikomanagement und Compliance gewinnen zunehmend an Bedeutung. Dieser Umstand macht die transparente und überprüfbare Erfassung aller erforderlichen Dokumente in einem Unternehmen zu einer Notwendigkeit.

• Alle benötigten Unterlagen und Formulare lassen sich in der Zweigstelle per Scanner oder Multifunktionsgerät mit hoher Qualität erfassen und an das Backend-System zur weiteren Verarbeitung weiterleiten. Mehrseitige Dokumente können automatisch separiert werden, was den Mitarbeitern das manuelle Sortieren erspart.
• Alle Unterlagen und Formulare werden klassifiziert. Zusätzlich werden Metadaten extrahiert und validiert. Bei fehlenden oder inkorrekten Daten löst eine automatisierte Warnfunktion eine entsprechende Ausnahmenbehandlung und Korrektur aus. Kunden und Bankmitarbeiter können darauf vertrauen, dass nur vollständige und sachlich korrekte Daten an das Back-Office übermittelt werden und dadurch die gewünschte hohe Datenqualität und Verarbeitungseffizienz gewährleistet sind.
• Kunden können automatisch per Brief, Fax, E-Mail oder SMS über fehlende Dokumente oder Unterschriften oder Aktualisierungen des Bearbeitungsstatus informiert werden.
• Die Einführung einer durchgehenden Datenverarbeitung und das Einleiten von Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage bankenspezifischer Regeln und Wissensdatenbanken erhöhen die Verarbeitungseffizienz und gewährleisten die Compliance über den gesamten Kreditierungszyklus – von der Kreditprüfung und Genehmigung bis zur Revision und zum Weiterverkauf.
• Dieselbe Plattform kann auch zur umsatzfördernden Werbung für zusätzliche Produkte und Dienstleistungen – und zur Steigerung der Kundenzufriedenheit – genutzt werden. Sie eignet sich für die individuelle Kommunikation mit einzelnen Kunden ebenso wie für die Übermittlung von Nachrichten und Informationen an ein ganzes Kundensegment, um aus der größeren Kundenzufriedenheit positive Impulse für den Umsatz zu gewinnen.
• Der Eingang wichtiger Kundendaten und deren Durchlauf durch das gesamte Unternehmen lassen sich vom Scannen bis zur Archivierung vollständig nachverfolgen.

Erfolgsgeschichten:

• Ein Finanzinstitut, das monatlich 30.000 Kreditanträge bearbeitet, konnte Einsparungen von 4,32 Mio. € pro Jahr bei gleichzeitiger Verbesserung des Kundenservice realisieren.
• Eine im Immobiliengeschäft tätige Investmentgesellschaft konnte die Datenerfassung für ihr SAP-Datenmanagementsystem um 50 % beschleunigen.
• Eine Kreditgenossenschaft war in der Lage, ihr Scan-Volumen von 20.000 auf 115.000 Seiten pro Monat ohne zusätzliche Mitarbeiter zu erhöhen.

Voraussetzung für die erfolgreiche Abwicklung von Fonds-Orders ist eine in Echtzeit durchgeführte Transaktionsverarbeitung. Allerdings werden heute lediglich 50 % der Transaktionen vollständig elektronisch gehandhabt. Die restlichen 50 % werden weiterhin per Fax verarbeitet. Um diese Lücke zu schließen, benötigen Investmentbanken ein sicheres und zuverlässiges Verfahren, mit dem sie Fonds-Orders am Punkt ihres Eingangs erfassen und zügig verarbeiten können.

• Auf Basis der Kofax-Plattform lässt sich der gesamte Prozess vom Eingang einer Fonds-Order bis zur Bestätigung des Auftrags automatisieren und ein vollständiger Prüfpfad zur Erfüllung von Sicherheits-, Compliance- und Qualitätsstandars zur Verfügung stellen.
• Mitarbeiter müssen die Daten von gefaxten Aufträgen nicht mehr manuell eintippen. Stattdessen erfasst die Kofax-Plattform die Handelsdokumente automatisch am Punkt ihres Eingangs.
• Die Nachrichten werden automatisch klassifiziert (z. B. als SWIFT-Nachricht vom Typ MT402, MT509 oder MT515), und anschließend werden wichtige Informationen wie die ISIN-Nummer extrahiert und validiert, um sicherzustellen, dass ausschließlich vollständige und korrekte Aufträge verarbeitet werden.
• Die erforderlichen Daten werden in das SWIFT-Format (ISO 15022, ISO2022 oder ein anderes XML-Format) konvertiert und freigegeben, bevor die Bestätigung für den Handelsauftrag (MT502, MT509, MT515 usw.) gesendet wird.
• Dieser automatisierte Prozess erhöht die Verarbeitungsgenauigkeit und -effizienz und führt zu einer erheblichen Verringerung von Kosten und Risiken.

Erfolgsgeschichten:

• Eine große europäische Bank reduzierte die Verarbeitungszeit um 50 % und verbesserte zugleich die Daten- und Verarbeitungsgenauigkeit.
• Eine weltweit tätige Investmentbank konnte mithilfe der durchgehenden Faxverarbeitung von Fonds-Orders Einsparungen in Höhe von 500.000 USD realisieren und zur selben Zeit die Compliance des Prozesses sicherstellen.

Finanzdienstleistungsunternehmen befinden sich in einem harten Wettbewerb um Marktanteile bei neuen Produkten wie z. B. Kreditkarten. Ein angemessenes Risikomanagement und die Gewährleistung der Compliance sind ebenso wichtig wie die Fähigkeit, neue Produkte schneller als die Konkurrenz zu befördern und bereitzustellen. Mit jedem neuen Produkt und Lieferanten ändern sich die für den Antragsprozess verwendeten Formulare. Es ist daher wichtig für Finanzinstitute, sich schnellstmöglich darauf einzustellen.

• Dieselbe Plattform, welche die Verarbeitung von neuen Konten, Krediten, Hypothekendarlehen und Geldanlagen automatisiert, kann auch zur Verarbeitung von Produktangeboten wie Kreditkarten genutzt werden.
• Die der Kofax-Plattform zugrundeliegende Selbstlerntechnologie akkomodiert sich direkt neuen Formularen, klassifiziert sie und extrahiert sowie validiert relevante Informationen, bevor diese an das Backend zur endgültigen Verarbeitung gesendet werden.
• Kofax stellt einen prüffähigen Prozess bereit, der überwacht werden kann, um Sicherheits-, Compliance- und Qualitätsstandards einzuhalten.